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Si les entreprises de tous secteurs ont aujourd’hui recours aux plans d’actions pour mettre en œuvre leur stratégie, toutes n’exploitent pas les mêmes outils. Constitué d’éléments simples tels que délais, budgets ou indicateurs de performance, le plan d’action peut offrir un potentiel d’analyse et d’amélioration continue considérable s’il est bien exploité. Alors que l’outil de tableur Microsoft Excel, largement utilisé, remplit des fonctions basiques, les logiciels de plan d’action du marché offrent des possibilités de pilotage et de partage de grande qualité : un plus indéniable pour les entreprises qui souhaitent passer à la vitesse supérieure.

 

L’utilité d’un plan d’action soumise au choix des bons outils

Le plan d’action est un atout essentiel pour mettre en œuvre toute forme de stratégie. Rassemblant l’ensemble des tâches d’un projet ou d’une opération, ce document structure à la fois les conditions d’action, les collaborateurs en charge des missions et les délais à respecter. La création de tableaux de plan d’action suit un processus simple et rigoureux. Se poser les bonnes questions permet de coucher par écrit chaque tâche et de lui attribuer un cadre. Pour les décideurs et managers, le plan d’action permet à la fois de prendre du recul sur l’activité ou le projet en question, mais aussi de suivre facilement le mode d’organisation et de connaître la performance attendue.

Le plan d’action lui-même ne suffit pas, cependant. Pour s’assurer de son efficacité, un suivi continu est indispensable. Un tel fichier vit et évolue tout au long du projet, des événements imprévus, changements de stratégie ou modifications de budgets et d’intervenants pouvant survenir à tout moment. Dans ces conditions, l’outil Excel, très fréquemment employé pour les plans d’action, montre rapidement ses limites. Les fichiers créés sur Excel circulent généralement de manière peu structurée, et deviennent de moins en moins lisibles au fil du temps. Lorsque les volumes de données se multiplient, ils peuvent par ailleurs s’avérer difficiles à manipuler.
Ajoutons à cela des fonctionnalités d’analyse très limitées : l’utilisation d’Excel permet d’établir des graphiques mais manque de souplesse et ne permet pas un pilotage précis. Le suivi nécessaire pour un bon déroulement exige d’aller plus loin : enrichissement collaboratif du fichier, fonctions d’alerte pour le respect des délais et assistance à l’analyse sont des fonctions donc manque cruellement l’outil Excel, mais que proposent les logiciels spécialisés.

 

Les promesses des logiciels dédiés aux plans d’action

Le marché est aujourd’hui investi par des solutions rivalisant de fonctionnalités. Beaucoup d’entre elles proposent une approche intuitive du plan d’action et des options de suivi complètes. Pour les décideurs, ces outils permettent de centraliser les différents plans d’action en application à un moment donné, d’avoir une maîtrise des avancées sur des sites différents et de produire un résultat de qualité. La structure des plans d’actions réalisés via un outil dédié est semblable à celle que l’on produit manuellement ; cependant, un logiciel de suivi des plans d’actions va plus loin :

  • Structuration : l’outil permet tout d’abord la hiérarchisation des plans d’action, souvent nombreux. Il est ainsi possible de suivre les actions selon des ordres de priorité bien spécifiques
  • Indicateurs : les indicateurs de performance (ou KPI) sont pleinement exploités : transcrits en graphiques, ils permettent une visualisation des avancées et une analyse complète de la performance. De nombreux autres indicateurs sont également disponibles pour s’assurer un niveau de ressources adéquat tout au long du projet.
  • Pilotage : les logiciels du marché proposent une assistance très complète au pilotage : association d’indicateurs pertinents, analyses croisées, tableaux de bord et rapports par catégorie selon le besoin, mais aussi des cartographies précises du poids de chaque projet dans l’organisation. L’aspect graphique très modulable permet à chaque utilisateur d’adapter l’outil à ses propres axes stratégiques.
  • Outils collaboratifs : devenus incontournable dans tout projet, l’aspect collaboratif est également présent dans les logiciels de plan d’action. Plannings et bases de documents partagés, messageries collaboratives dédiées au projet ou encore accessibilité de l’information sur de nombreux appareils : la consultation du plan d’action et le partage d’idée sont simples pour les collaborateurs, où qu’ils se trouvent.
  • Sécurité : si la circulation d’informations — souvent hasardeuse — via l’outil Excel présente des risques importants pour la sécurité des données d’entreprise, les logiciels éliminent cet écueil en mettant en place un contrôle rigoureux des accès. La gestion des droits permet de structurer les accès aux données financières, aux indicateurs ou aux événements selon les utilisateurs, et donc de contrôler avec certitude la circulation de l’information.

Au-delà des fonctions supplémentaires, très utiles au quotidien, les logiciels dédiés à la gestion de plans d’action ont également une qualité majeure : en impliquant davantage les participants et en définissant un cadre pour chacun d’eux, ils contribuent à une meilleure implication. La facilité pour les participants à entrer en contact, à saisir leurs informations ou à visualiser les échéances est un élément de motivation décisif assurant une meilleure progression de tous les projets. En plus d’améliorer la fluidité des échanges, l’aspect collaboratif peut également contribuer à faire émerger des idées nouvelles et à s’affranchir des rigidités de la structure. Enfin, la présentation claire des avancées et résultats valorise le travail effectué, à tout moment durant les projets.

On le voit, les logiciels de plan d’action font entrer le suivi de projet dans une nouvelle ère. Riches à la fois en fonctionnalités et en opportunités, ils font désormais partie des outils de base dont doit disposer une entreprise pour mieux gérer sa performance. A une époque où les leviers numériques font émerger une nouvelle manière de partager l’information, il est indispensable de tirer parti de l’aspect collaboratif et de simplifier la lecture des résultats. En peu d’effort, c’est ainsi l’ensemble de la stratégie d’entreprise qui sera mieux mise en œuvre.

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