Comment choisir son logiciel GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) ?

Réparer efficacement

Les marchés exigeant aujourd’hui une forte réactivité, les équipements doivent désormais être toujours opérationnels. Les arrêts impromptus de la chaîne de production ou de distribution peuvent avoir un fort impact sur l’activité. Le besoin est donc à la rapidité et à la qualité des interventions. La première fonction des logiciels de GMAO est de soutenir cette maintenance. Fournissant des informations précises sur l’emplacement et le type de maintenance, l’outil facilite le travail des agents et accélère la résolution des problèmes.
A une époque de collaboration étendue, il permet également l’échange continu entre intervenants, tout au long de la vie des équipements. La possibilité de commenter ou documenter la maintenance facilite ainsi les interventions futures.

Assurer une maintenance préventive

Pour les entreprises, l’étape supérieure de performance consiste à mieux anticiper les éventuelles pannes ou les remplacements de pièces. En agissant à l’avance, on évite des interventions qui démobilisent les équipes et ralentissent l’activité. C’est l’autre objectif majeur de la GMAO : accompagner les équipes de maintenance via des analyses et des prédictions. La prévision des besoins en temps ou en pièces détachées permet ainsi de réorganiser les interventions et d’optimiser les ressources.

La GMAO participe également à la stratégie de Maintien en Condition Opérationnelle (ou MCO) des systèmes informatiques. La bonne connaissance de chaque infrastructure et de son environnement permet aux entreprises et prestataires en infogérance de prévenir toute altération matérielle. La disponibilité des équipements est ainsi mieux garantie.

Mieux allouer les ressources humaines

Les ressources humaines sont précieuses. Les activités s’accélérant, chaque intervenant doit être à sa place et disposer immédiatement des bons outils et informations pour mener à bien sa tâche. L’allocation des techniciens de maintenance est complexe : elle dépend à la fois de leur disponibilité et de leur niveau d’habilitation pour effectuer les correctifs. Les entreprises doivent pouvoir s’appuyer sur un outil qui recense les agents disponibles et qualifiés et soutient leur intervention. Les plannings centralisent l’information pour que les décideurs soient parfaitement informés des disponibilités. Sur le terrain, le logiciel accompagne les techniciens durant toute leur maintenance.

Analyser l’état des équipements et fournir de l’information

La visibilité sur l’état des équipements est importante. Elle permet de bien allouer les machines et de connaître à chaque instant les capacités de production ou d’exploitation, sans imprévu. Elle est également indispensable pour anticiper les coûts de maintenance ou de renouvellement. L’analyse du parc de machines est devenu un soutien indispensable à la décision : si cette analyse est encore opérée via Excel par de nombreuses entreprises, elle nécessite le plus souvent un outil aux fonctions additionnelles, capable d’interpréter et de moduler les chiffres pour une vision d’ensemble complète.

Garantir la sécurité des agents

La maintenance, bien que strictement encadrée, engage fréquemment la sécurité des agents. Les entreprises ont donc tout intérêt à réduire les opérations de maintenance en anticipant les problèmes et à analyser l’état des équipements pour que les interventions restent limitées en complexité. Grâce à des fonctions diverses d’information préventive et de terrain, les solutions de GMAO permettent le renforcement de la sécurité. L’information précise sur les maintenances à prévoir et la mise à disposition d’une documentation technique complète encadrent les interventions et favorisent la maîtrise des réparations.

De plus, l’automatisation des démarches d’hygiène et de conformité évite les oublis et l’usure prématurée des machines.

Techniciens de maintenance et de SAV

Sur le terrain, il est possible aux agents d’accéder à l’outil depuis leur appareil mobile. L’interface de la solution propose un listing clair des tâches en attente, ainsi qu’une priorisation de celles-ci. Une fois une tâche en cours, l’outil permet également d’accéder à l’historique de maintenance et à la documentation technique nécessaire. 

Superviseurs et managers

Qu’ils soient responsables de site, facility managers ou toute autre fonction liée à la gestion d’un parc d’équipements, ces intervenants impliqués dans la maintenance doivent pouvoir à la fois connaître les besoins et orchestrer leur résolution rapide via la GMAO, mais aussi faire remonter une information complète aux décideurs sur l’état de leur parc.

Directeurs et décideurs

La GMAO peut être utilisée au niveau stratégique afin de prendre des décisions éclairées concernant le parc de machines. Les outils statistiques et rapports fournissent des éléments essentiels pour orienter les futures opérations, bien allouer les ressources et anticiper les renouvellements et leur impact sur les finances de l’entreprise.

Gestion des équipements et de la maintenance

Le suivi des équipements proposé par les outils de GMAO permet d’établir un inventaire complet des machines, comprenant leur état et leur historique de maintenance ainsi que toute documentation technique. Grâce à l’outil, les appareils peuvent être immédiatement localisés pour une bonne compréhension des utilisations et une maintenance rapide.

La gestion de la maintenance elle-même est traitée en profondeur, avec des alertes immédiates en cas de besoin de maintenance, un suivi des opérations passées, mais aussi des analyses prédictives basées sur cet historique d’interventions, lesquelles permettent de mieux piloter les actions et de prévoir les ressources adéquates.

Gestion des ressources humaines liées à la maintenance

La maintenance est également une question d’organisation des équipes. L’orchestration des interventions est mieux optimisée grâce aux outils de GMAO, qui structurent les opérations via un planning complet. Celui-ci inclut non seulement une aide à la planification, mais également des outils d’estimation du temps d’intervention, afin de mieux coordonner les agents de terrain. Le logiciel GMAO optimise la disponibilité des techniciens pour effectuer toutes les opérations de maintenance à temps et réduire les coûts.

Gestion des achats et des stocks

Les solutions de GMAO permettent désormais d’être accompagné dans la gestion des stocks de machines et de pièces, qu’il s’agisse d’enrichir le parc ou de renouveler l’existant. Consultation des conditions et prix fournisseurs et comparatif guident le choix vers la solution la plus adaptée en qualité et en prix. Les demandes d’achat sont centralisées dans l’outil, ce qui garantit un bon suivi et un approvisionnement en temps et en heure.

Le logiciel peut également assurer une gestion intelligente des stocks, en prenant en compte les futurs besoins de maintenance, les demandes en cours et en recensant toutes les pièces potentiellement nécessaires pour accélérer les prises de commande à venir.

Tableaux de bord

L’analyse des indicateurs de performance fait partie des fonctionnalités essentielles du logiciel de GMAO. Ainsi, il est possible de connaître en détail les temps d’intervention des techniciens, l’état individuel et global du parc, la consommation courante en pièces détachées, ou encore les centres de coût les plus importants. Très graphiques, les tableaux de bord liés à la GMAO offrent également une vision très concrète de la réalité du terrain, pour que les décisions prises par les chefs d’entreprise soient alignées avec le besoin quotidien. En développement constant, l’analyse prédictive permet d’anticiper et de réduire les pannes, mais aussi d’automatiser davantage les interventions et commandes à venir.

Management QHSE

La qualité et la sécurité des produits sont en grande partie conditionnées par la qualité des outils de production. C’est pourquoi certains logiciels GMAO proposent des modules de QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement) permettant de mieux orienter sa maintenance. Ceux-ci soutiennent la mise en conformité des équipements, le respect des réglementations en vigueur, la préparation aux audits, la maîtrise des risques, et bien d’autres points QHSE essentiels tout au long du cycle de vie des appareils. En communication directe avec la base d’informations de la GMAO, ce type de module tire parti de toute l’information renseignée par ailleurs dans le cadre de la maintenance.

Gestion du service après-vente

Dans le cas de la maintenance d’équipements vendus à des clients, la GMAO peut proposer des fonctions facilitatrices de service après-vente. Sont alors mis à disposition les informations concernant les équipements de chaque client, des rapports d’interventions passées et une gestion électronique des documents qui facilitent la compréhension du besoin. Ces fonctionnalités sont généralement conçues pour une consultation sur appareil mobile. Leur objectif est d’offrir de la souplesse et de la réactivité sur le terrain, afin de proposer un service après-vente de qualité.

Une solution de GMAO adaptée au type d’activité

La GMAO permet le suivi et la maintenance d’appareils très variés. Parcs informatiques, équipements médicaux ou infrastructures de production impliquent des besoins divers. Le logiciel choisi doit donc prendre en compte le type d’activité et d’installations à maintenir, mais aussi le mode de fonctionnement de l’entreprise et les personnes en charge de la surveillance. Des solutions ou modules sectoriels existent, s’adaptant à des besoins spécifiques. Les entreprises doivent donc choisir un éditeur pertinent avec leur besoin : connaître sa typologie de clients fournira de premiers éléments de choix.

Les impératifs de mobilité de la GMAO

La maintenance est un travail de terrain. Des techniciens et opérateurs sont appelés à utiliser le logiciel de GMAO sur site ou lors de leurs trajets. Il est donc essentiel que la solution soit adaptée à une utilisation mobile. Celle-ci doit être accessible et intuitive depuis n’importe quel type d’appareil, permettant à la fois la consultation claire de la documentation technique et de l’historique, et l’ajout sécurisé d’éléments de maintenance. L’expérience utilisateur et la prise en main doivent être rapides pour que les intervenants soient opérationnels immédiatement.

L’actualisation en temps réel et la collaboration

Aujourd’hui incontournables, les outils collaboratifs ont une forte valeur ajoutée pour les opérations de maintenance. Pour les intervenants de terrain et les décideurs souhaitant mieux anticiper, les informations doivent être actuelles à tout moment et le suivi doit être facilité par les commentaires des parties prenantes. Les solutions en mode SaaS favorisent le partage grâce à des outils mutualisés et à une actualisation en temps réel pour tous les intervenants. Le mode collaboratif permet d’impliquer chaque utilisateur ou technicien et de contextualiser plus facilement les opérations de maintenance.

La rapidité et la disponibilité de l’application

A l’heure où les opérations de gestion de parc doivent s’effectuer rapidement et de manière performante, toutes les informations doivent être accessibles sans limitation. Le besoin est double : un logiciel accessible à tout moment, mais aussi une navigation efficace une fois connecté. Dans le cas des solutions en mode SaaS, l’accessibilité sera mieux garantie si l’hébergeur s’appuie sur un réseau puissant et se montre capable d’intervenir à tout moment pour la disponibilité des données. Quant à l’intuitivité de la solution, il est important d’opter pour une application personnalisable, immédiatement compréhensible par les utilisateurs. Outre la rapidité de la GMAO elle-même, l’éditeur doit proposer une assistance réactive en cas de besoin.

Les fonctionnalités supplémentaires

Bien souvent, le besoin des entreprises ne se limite pas à la simple gestion d’interventions de techniciens. Si la traçabilité et l’historique de la maintenance sont précieux, des fonctions supplémentaires sont généralement très utiles, voire nécessaires. Le suivi des stocks, l’accompagnement lors les futurs achats, mais aussi le détail des tableaux de bord et la puissance des analyses prédictives peuvent faire toute la différence. L’objectif du logiciel de GMAO est non seulement d’offrir un panorama complet des équipements, mais aussi de soutenir les entreprises pour en tirer le meilleur parti. Au besoin, l’éditeur peut également proposer des développements spécifiques, gages d’une solution parfaitement adaptée au besoin.

La connectivité avec d’autres solutions d’entreprise

Selon les secteurs, la GMAO peut tirer parti des données issues d’autres logiciels métier. On citera par exemple le PLM, qui fournit à l’outil de maintenance de précieuses données de configuration des systèmes. Dans le secteur du BTP également, la GMAO peut collecter une partie des données de construction en vue de l’exploitation future. L’interopérabilité est alors essentielle pour que le logiciel de GMAO soit alimenté rapidement et de manière exhaustive. Par ailleurs, ce dialogue entre applications crée une continuité naturelle de l’information et participe à une maintenance plus pertinente.