Décryptage logiciel

Comment choisir son logiciel BI (Business Intelligence) ?

Puissant levier pour les entreprises souhaitant adopter une stratégie data-driven, la Business Intelligence (BI) répond à un besoin de plus en plus fort : celui de prendre des décisions aussi judicieuses que rapides. Les logiciels de BI ont pour mission de collecter, ordonner et stocker la donnée, et de redistribuer celle-ci selon les visions métier les plus diverses. Proposant aujourd’hui de puissantes fonctions analytiques et prédictives, ces outils incontournables doivent faire montre d’une adaptabilité sans faille. Ce sont en effet l’ensemble des collaborateurs qui s’appuient sur la solution de Business Intelligence pour prendre des décisions clés et faire gagner leur entreprise en compétitivité.

Historique de la Business Intelligence

Les origines de la Business Intelligence sont généralement attribuées à Hans Peter Luhn, analyste d’IBM ayant formulé le concept en 1958. La définition de la BI et sa vocation sont alors assez vagues : on évoque principalement un système destiné à redistribuer l’information aux bons intervenants des organisations. Les infrastructures des années 1960, puis 1970, manquent encore de performance pour soutenir le besoin d’analyse des entreprises.

La Business Intelligence telle qu’elle est connue aujourd’hui se développe peu à peu avec le matériel informatique et finit par être formalisée à la fin des années 1990.

Les quantités exponentielles de données collectées durant les années 2000, puis 2010, entraînent la création de solutions plus performantes et pointues. Le logiciel de Business Intelligence a désormais une mission d’une importance extrême : tirer parti de la Big Data et offrir un avantage concurrentiel à ses utilisateurs. Le besoin d’analyser vite et bien suscite l’innovation. De plus en plus puissants, les algorithmes modernes des logiciels de BI doivent permettre aux entreprises de connaître leur performance à tout moment, sous tous les angles.

Quels sont les enjeux de l’utilisation d’un logiciel BI ?

Consolider des données métier variées pour mieux comprendre son marché

Les métiers apportent tous une contribution essentielle à l’entreprise, que celle-ci doit analyser rapidement pour bien comprendre quelles sont ses performances sur son marché. La consolidation des données issues d’univers différents et collectées selon des pratiques hétérogènes est un véritable défi : les outils de Business Intelligence effectuent aisément la mise en commun dans des tableaux de bord et rapports clairs, pouvant être partagés à tous les niveaux. Plus harmonisées, les données consolidées offrent ainsi une vision globale de l’entreprise. Elles facilitent la planification et l’amélioration continue.

Analyser sur la base d’une donnée de qualité

Afin de garantir une analyse fiable, les outils — et notamment les logiciels de BI — doivent pouvoir s’appuyer sur une donnée qualitative. Collectée depuis des sources peu harmonisées et aux pratiques diverses, cette donnée peut manquer de qualité. La Business Intelligence remplit alors une mission de préparation des données cruciale pour la bonne exploitation des indicateurs. Avant chargement en base de données, celles-ci sont découvertes, profilées, nettoyées, puis transformées. Il en résulte un ensemble de données plus cohérentes et donc qualitatives, qui assurent une analyse sans erreur.

Evaluer les performances de l’entreprise et des collaborateurs

La collecte de données qualitatives de performance et leur structuration sont aujourd’hui incontournables dans la mesure des résultats. Mais cette mesure nécessite une prise de recul et une interprétation riche pour être véritablement utile. Les logiciels de Business Intelligence remplissent ce rôle de mise en forme et d’analyse de la performance pour chaque service de l’entreprise. Ils ont la capacité de décomposer l’activité et les tâches pour en étudier la performance individuelle. La vision à la fois globale et macro de l’outil permet aussi de dégager de nouveaux axes de développement en se basant sur les activités les plus performantes.

Mieux comprendre et solutionner les problèmes opérationnels

La Business Intelligence répond à une large palette de besoins. Les questions de terrain sont, elles aussi, plus simples à solutionner avec le soutien d’un logiciel BI. Celui-ci peut, par exemple, permettre d’améliorer les étapes d’approvisionnement ou de production, en identifiant les sources de retards ou de défauts. L’outil de BI est également un atout au service du département commercial : en analysant les performances de chaque collaborateur, il fournit des éléments d’amélioration. L’analyse des indicateurs opérationnels à chaque étape permet d’identifier les blocages et de fluidifier le travail. Fort de ses visions micro et macro, l’outil de Business Intelligence réalise ainsi pour le compte des métiers un travail de réflexion qui leur fait gagner du temps.

Mieux maîtriser la relation client

L’expérience client est actuellement un sujet central des stratégies commerciales. Celle-ci se doit d’être omnicanale, fluide et d’aller au devant des besoins utilisateur. Mettre en place une expérience client réussie nécessite de posséder des informations pertinentes sur les acheteurs et leur comportement. La solution BI collecte et analyse ces informations pour la mise en place d’un parcours d’achat parfait. Des fonctions d’analyse des réseaux sociaux et du comportement sur site permettent de dresser un portrait très pointu des clients et de mobiliser les bons moyens pour leur présenter produits et services.

Prendre de l’avance dans la course concurrentielle

Sur des marchés souvent saturés, tous les éléments sont précieux pour s’offrir un avantage concurrentiel. La capacité à créer des prévisions, à anticiper les budgets et à planifier les actions offre aux utilisateurs de logiciels BI plus de liberté pour innover. De plus, les fonctions d’analyse du marché et de la concurrence des solutions de Business Intelligence sont autant d’atouts pour savoir où se positionne l’entreprise. En analysant les points forts et faibles et en mettant en œuvre les scénarios les plus pertinents, l’entreprise économise du temps et des efforts.

Prendre des décisions plus éclairées à court, moyen et long terme

Avec la quantité d’informations à traiter chaque jour par les décideurs, la prise de décision devient un exercice de plus en plus complexe. Il est crucial d’isoler rapidement les éléments fondamentaux de prise de décision. C’est là le rôle principal de la Business Intelligence, également appelée Informatique Décisionnelle. L’outil de BI est capable d’établir des analyses prédictives en fonction des informations de l’entreprise disponibles dans l’ERP, mais aussi de dessiner des tendances pour l’avenir. En se basant sur des informations passées et actuelles et en exploitant le Machine Learning, le logiciel peut formuler des prédictions complexes et en tirer des plans d’action concrets.

 

Tirer parti de ses data lakes

Les entreprises sont aujourd’hui confrontées à des volumes massifs de données, structurées ou non. La Big Data offre d’innombrables possibilités aux organisations capables de l’exploiter. Seuls les outils tels que les logiciels de Business Intelligence ont la capacité de soutenir cet effort pour analyser vite et bien. La BI intègre aujourd’hui une large part d’Intelligence Artificielle, laquelle démultiplie les facultés des outils. Les logiciels de BI peuvent ainsi contextualiser la donnée et traiter de manière autonome des informations peu ou non structurées pour en tirer une valeur supplémentaire très précieuse.

Qui sont les utilisateurs des logiciels BI ?

Responsables métier

Avec la Business Intelligence, les métiers ont accès à une information unifiée, graphique et adaptée à leurs pratiques. Les responsables métier peuvent ainsi consulter leurs performances, connaître les tendances et trouver des axes d’amélioration. La vision proposée par le logiciel BI est à la fois pointue et offre du recul sur la place de chaque métier dans l’activité.

Décideurs

Les logiciels de BI évaluent la situation des marchés, de la concurrence et proposent aux décideurs des tendances de consommation pointues. L’ensemble de ces informations offre une base décisionnelle fournie et facilite le choix de nouveaux axes commerciaux. La mise en œuvre est accompagnée, l’outil pouvant formuler des objectifs pour tous les niveaux hiérarchiques.

Analystes de la donnée

Les spécialistes de la donnée, tels que les Data Analysts ou Data Scientist, peuvent aller plus loin dans l’analyse. A partir des informations brutes de l’outil, il leur est possible d’adapter les représentations et analyses au profil de l’entreprise pour des prises de décision encore plus taillées sur mesure.

Quelles sont les grandes fonctionnalités des logiciels de Business Intelligence ?

Collecte, consolidation et analyse des données

En premier lieu, la solution de Business Intelligence récupère l’information depuis un très grand nombre d’applications métier et assure son traitement pour une exploitation efficace. Suite à la collecte des données depuis l’ERP, le CRM et autres progiciels d’entreprise, le logiciel BI consolide l’information. Il unifie ainsi la data et nettoie les incohérences et doublons survenant fréquemment.

Le logiciel BI facilite également la création d’analyses graphiques en quelques clics. Les données brutes collectées par l’outil sont ainsi transformées en représentations claires pour chaque utilisateur. Environnement et présentation modulables contribuent à une grande clarté de l’analyse. Ainsi, chaque responsable métier peut choisir ses propres KPI et faire évoluer ses analyses lui-même selon les circonstances et le besoin.

A cette capacité d’analyse « en libre service » peuvent s’ajouter des fonctions de conception personnalisée. L’outil récupère alors les données depuis une source compatible, lesquelles peuvent ensuite être manipulées par des spécialistes de la donnée ou intégrées aux données de base et analysées de la même manière.

 

Visualisation de la donnée

La visualisation des données métier est l’une des fonctionnalités essentielles des outils de Business Intelligence. La modélisation des données par les logiciels BI est dynamique et interactive, permettant à chacun d’adapter la représentation à sa vision et à ses indicateurs. La fonction de data vizualisation permet non seulement d’échanger et de piloter plus efficacement, mais aussi de mieux exploiter la Big Data et, dans certains cas, la donnée non structurée. Les sources de données existantes sont aujourd’hui innombrables : la capacité à transformer rapidement la data en élément visuel est un avantage décisif pour les décisionnaires.

 

Tableaux de bord personnalisés

Les logiciels de Business Intelligence fournissent des tableaux de bord aux multiples représentations. L’objectif : faire parler les indicateurs de la manière la plus claire possible pour les métiers. Graphiques, jauges, mesures, tendances composent un environnement de travail très personnel pour chaque utilisateur. Grâce à un accès à l’information en temps réel, la consultation et la prise de décision peuvent se faire de manière fiable et immédiate sur la base des tableaux de bord. Ceux-ci assurent une bonne compréhension, même dans le cas de données complexes. Les outils de BI permettent aujourd’hui de partager facilement les tableaux de bord et donc de favoriser la collaboration.

 

Planification

Le logiciel BI fournit des éléments clés de planification stratégique, financière et opérationnelle. Il permet ainsi d’anticiper chaque étape et d’évaluer immédiatement les mesures à mettre en place en cas d’évolution de l’organisation ou de nouveau projet. Toute modification proposée est ensuite répercutée à chaque niveau d’intervention et selon le rôle de chaque utilisateur. L’outil facilite la prévision grâce à des procédures de validation et de règles métier automatisées.

 

Simulation

La simulation complète quant à elle la planification en mettant en œuvre des scénarios. Cette fonctionnalité permet non seulement de gagner du temps en identifiant au préalable les points de blocage financiers ou opérationnels, mais aussi de choisir l’option la plus viable pour l’organisation. La capacité d’analyse de l’outil BI lui permet d’envisager les problématiques métier et de recourir à des modèles complexes, qui s’enrichissent encore au fil du temps. Maîtrisant l’ensemble des données de l’entreprise et leurs interdépendances, le logiciel mesure l’impact sur chaque paramètre, sans oubli. Une fois sélectionnée, une simulation donnée peut facilement être mise en œuvre sous forme de processus métier, apportant de la fiabilité aux actions de terrain.

 

Création d’objectifs et suivi

L’outil facilite non seulement l’analyse, mais aussi sa mise en œuvre par les métiers. Ainsi, les solutions de Business Intelligence peuvent traduire l’évaluation des performances en objectifs concrets et en actions applicables sur le terrain. L’analyse pointue des tendances et la répercussion des objectifs de manière personnalisée à chaque intervenant permet une compréhension totale.

 

Analyse prédictive et prescriptive

La grande force des logiciels de BI est leur utilisation de l’intelligence artificielle pour établir des analyses prédictives et prescriptives. Les premières exploitent des données passées et présentes pour dessiner des tendances et évaluer les risques à venir. L’analyse prescriptive guide quant à elle la prise de décision en fournissant des conseils et une marche à suivre. Le logiciel exploite notamment la Big Data pour proposer des actions concrètes et rendre les stratégies plus agiles face aux changements futurs. Avec ces fonctions, l’outil de BI devient alors un véritable conseiller, capable d’orienter les choix tactiques des décideurs.

 

IA, Machine Learning et analyse du langage

Le développement de l’intelligence artificielle et du Machine Learning permet d’envisager de nouveaux usages pour la BI. Celle-ci met ainsi l’analyse à la portée de tous les intervenants : l’analyse du langage parlé (NLP pour Natural Language Processing) permet peu à peu de rechercher ses indicateurs de manière simple et d’en obtenir une représentation immédiate. Ce type de fonctionnalité permet d’élargir l’utilisation de la Business Intelligence aux collaborateurs métier moins expérimentés, et donc de rendre celle-ci plus rapidement exploitable.

Quels points d’attention lors du choix de son logiciel BI ?

Une capacité à aller plus loin que la donnée de base

De nombreux outils logiciels se classent dans la catégorie de la Business Intelligence sans en posséder toutes les qualités. En effet, les logiciels BI vont au-delà de la simple visualisation, en effectuant un tri judicieux des données ou en identifiant de nouveaux indicateurs de performance, par exemple. L’outil choisi doit donc consolider efficacement les données issues de plusieurs sources, mais aussi nettoyer les inexactitudes et fusionner les doublons pour assainir en profondeur la base d’analyse. L’aptitude du logiciel BI à bien organiser les données est non seulement importante pour la fiabilité de l’analyse, mais elle permet également à l’entreprise de se reposer sur des informations de plus grande qualité.

 

Choisir l’outil en fonction des besoins d’analyse

Le rôle de soutien et de conseil des outils de BI est véritablement efficace lorsque l’outil est adapté au besoin. Parmi la multitude d’outils disponibles sur le marché, certains répondent à un besoin important de prédiction des tendances, alors que d’autres visent à partager une information unifiée et très visuelle entre différents métiers. Inutile donc de choisir un outil très sophistiqué si le besoin est de disposer d’un reporting augmenté. L’outil choisi doit ouvrir de nouvelles perspectives décisionnelles à l’entreprise, tout en restant adapté à ses pratiques.

 

Une capacité à pérenniser les données, même en cas d’indisponibilité de leur source

Les données d’entreprise se cumulent, collectées depuis une large variété d’applications. Au fil du temps, certaines d’entre elles disparaissent avec les évolutions du système d’information. Le logiciel BI doit être capable de stocker, et donc de pérenniser les données collectées malgré la disparition des sources. Ce faisant, il centralise également l’information et facilite la consolidation future avec d’autres sources.

 

De la modularité et de la mobilité

Les modes de consultation des données sont aujourd’hui d’une grande diversité. Les visions métier diffèrent et appellent des représentations graphiques adaptées. Le travail mobile se démocratise lui aussi, et requiert accessibilité et facilité d’utilisation sur smartphone et tablette. Le logiciel BI choisi doit répondre à ces besoins de souplesse et de modularité. Celui-ci doit proposer un large choix de représentations de la donnée — cartographie, diagrammes, cascades,…—, mais aussi permettre de changer de vue facilement. L’interactivité est l’une des clés pour que chaque utilisateur, même le moins expérimenté, puisse accéder facilement à une analyse de qualité. La recherche, mais aussi la navigation entre tableaux de bord doit être rapide et intuitive, même en cas de consultation sur le terrain.

 

Une automatisation suffisante pour améliorer les performances

Du logiciel de Business Intelligence, on attend naturellement une large part d’automatisation. Les actions courantes telles que l’envoi de rapports, le rafraîchissement de données ou les alertes figurent parmi les fonctions élémentaires que doit proposer l’outil. Pour certains indicateurs, des seuils critiques ne doivent pas être dépassés : en la matière, l’outil choisi doit être paramétrable et réactif. Le logiciel de BI doit être un véritable assistant en temps réel, capable de soutenir la compétitivité par sa précision.

 

Une sécurisation adéquate des données selon les utilisateurs et les zones

Les données sont aujourd’hui soumises à des réglementations rigoureuses : l’outil de BI choisi doit aider l’entreprise utilisatrice à les respecter. Ces réglementations peuvent être propres à un territoire (CCPA aux Etats-Unis, RGPD en Europe) ou à un secteur. L’éditeur doit pouvoir attester de mesures adéquates pour la conformité et la protection des données là où se trouvent les clients.

La gestion des droits est un point non moins important. Les échanges de données en interne sont nombreux, la solution de BI choisie doit permettre une gestion pointue des rôles et habilitations. Ainsi, de nombreuses options seront disponibles pour paramétrer la vue de chaque intervenant sur les données sans limiter l’utilité de celles-ci.

En conclusion

La Big Data fait désormais de la Business Intelligence un outil essentiel, vecteur d’agilité et d’efficience. Les solutions de BI doivent permettre de faire la différence dans des environnements concurrentiels où l’innovation peut survenir partout et à tout moment. Le Cloud représente l’avenir, avec de futures solutions natives dans le Cloud capables d’accélérer en profondeur le traitement de la donnée.

Mais pour garantir des analyses plus complètes et pointues, c’est avant tout la qualité de l’information source qui est appelée à évoluer. Impliquant tous les acteurs du cycle de la donnée, les solutions de BI de demain doivent opérer la transformation des données sous un angle métier pour analyser mieux et plus vite. L’ »intelligence active », basée sur la collaboration, résulte, en fin de compte, tout autant de l’action humaine que de la performance des outils. La collaboration augure de possibilités inédites pour les futures solutions de BI.

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