L’accélération de la transformation numérique et l’essor du télétravail forcent les équipes à jongler entre leurs tableaux Excel et leurs boîtes mails afin de gérer de plus en plus de projets et les plans d’actions qui en découlent… Mais l’heure est-elle toujours à la bricole alors que le travail collaboratif devient la norme ? Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises ont un besoin maximal de visibilité sur l’avancement des projets, et notamment ceux liés à leur transformation. D’où la nécessité d’adopter des outils de collaboration et de pilotage dédiés à la gestion de projets et aux plans d’actions.
La gestion de projets et plans d’actions : des enjeux majeurs pour les entreprises
La gestion de projets correspond à la façon dont est réalisé un projet, ainsi qu’à l’application de techniques de gestion afin de suivre le cycle de vie du projet et d’atteindre des objectifs précis. La gestion de projet correspond à l’ensemble des techniques, des process et des outils permettant au chef de projet et à son équipe de conduire, de coordonner et de diriger les différentes tâches à exécuter dans le cadre d’un projet.
Autre élément phare pour les entreprises : la gestion du plan d’actions. Cette dernière correspond à la façon dont les idées sont transformées en éléments concrets et opérationnels. La gestion de plan d’actions permet de lister les tâches à accomplir, d’optimiser les ressources financières et humaines, de mieux maîtriser le temps et les délais, de suivre l’avancée avec précision et en temps réel, et d’impliquer et de motiver les équipes en attribuant un rôle précis à chaque collaborateur.
Si la gestion de projets et de plans d’actions permet un véritable pilotage, elle n’est possible qu’à condition d’adopter des outils favorisant la collaboration et le pilotage.
Le collaboratif et la planification, piliers de la transformation numérique
Encore aujourd’hui, de nombreuses entreprises continuent de piloter la gestion de projets et plans d’actions avec un seul et unique logiciel : Excel. Pourtant, Excel se trouve aux antipodes des besoins des entreprises modernes en matière de collaboration. Le logiciel ne permet en effet pas aux équipes de communiquer et d’avancer ensemble autour d’un même objectif. Pourtant, les entreprises souhaitant obtenir une vue d’ensemble sur les différents projets et favoriser la collaboration entre équipes ont des outils à leur disposition :
- Des solutions de discussion en temps réel à distance comme Slack, Stride ou Webex ;
- Des suites de bureautique partagées comme Office 365 ou Google Sheets ;
- Des logiciels de gestion de projets qui permettent de partager des documents, d’engager des discussions et d’organiser des réunions ;
- Des agendas partagés ;
- Etc.
Et il en va de même pour les besoins en planification, incontournables pour planifier les tâches et engager davantage les différentes équipes, en les fédérant autour d’un même projet. Là encore les éditeurs de logiciels ont imaginé des outils puissants de planification des tâches, permettant notamment de :
- Visualiser tous les projets via une unique interface ;
- Evaluer et suivre les budgets ;
- Planifier les différentes tâches pour chaque équipe / collaborateur ;
- Etc.
Les avantages du suivi des portefeuilles de projets
La transition numérique a également pour effet de transformer la manière dont les entreprises suivent leurs projets. Aujourd’hui, il est devenu tout simplement indispensable pour les responsables de savoir où en est chaque projet, de suivre leur avancée, et de s’assurer que les délais seront bien respectés. L’éditeur Humanperf a d’ailleurs bien expliqué les différences entre gestion de projet ou gestion de portefeuilles de projets sur son site.
Un outil de suivi puissant aura notamment pour avantage de :
- Accéder à une vue d’ensemble du projet ;
- Suivre, de coordonner et de piloter les actions ;
- Contrôler l’avancement des tâches ;
- S’assurer du respect des délais ;
- Faciliter les échanges entre les différents intervenants ;
- Centraliser les données liées à chaque projet, afin qu’elles soient accessibles à tous facilement ;
- etc.
En simplifiant l’accès aux éléments d’un projet, le suivi des portefeuilles de projets et des plans d’action améliore la communication entre les collaborateurs, sécurise les données collectées et stockées par l’entreprise, offre une meilleure maîtrise des coûts et favorise le travail à distance.
Les avantages du pilotage de la gestion de projets et plans d’actions
En adoptant les bons outils, une entreprise sera en mesure de véritablement piloter ses projets de A à Z. La vue d’ensemble sur l’avancée de chaque projet permettra en effet aux responsables de choisir les projets à accélérer et ceux à freiner en cas d’avance, de retard ou de conflit de planning, par exemple.
Le pilotage d’un projet implique de collecter et d’analyser des flux de données afin de mettre en place les actions nécessaires pour que les objectifs soient atteints. Mais pour qu’un pilotage soit efficace, encore faut-il correctement l’organiser en suivant ces quelques étapes :
- 1 : Définir les indicateurs en fonction des priorités et des objectifs de l’entreprise (délais de livraison, qualité, etc.) ;
- 2 : Mettre en place un planning de gestion des tâches : définition et priorisation des tâches, etc.
- 3 : Allouer les ressources humaines nécessaires : en fonction du nombre et de la nature des tâches définies dans l’étape précédente, il conviendra d’évaluer et d’allouer les ressources humaines nécessaires, et de s’assurer régulièrement que ces ressources sont adaptées aux besoins ;
- 4 : Prévoir et contrôler le budget : un bon pilotage permet de prévoir le budget nécessaire à la réalisation du projet et de l’adapter tout au long de son cycle de vie.
- 5 : Décider de l’orientation du projet : les différents indicateurs de pilotage doivent permettre de mettre en place des actions et de prendre les décisions qui mèneront les équipes dans la bonne direction.
- 6 : Actualiser la documentation : la mise à jour régulière de la documentation est essentielle pour faciliter la communication et limiter les risques d’erreur.
Avec la transformation numérique, c’est tout le secteur de la gestion de projet et de plans d’actions qui se retrouve transformé. Aujourd’hui plus que jamais, il est temps d’oublier les tableurs classiques de type Excel pour laisser place à un pilotage des projets sur-mesure et à des outils facilitant la collaboration.
