Décryptage logiciel

Comment choisir ses logiciels SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) ?

Face au besoin grandissant des entreprises de valoriser l’humain et ses compétences, le SIRH, système d’information dédié à la gestion complète des RH, est rapidement devenu un indispensable. Sa large couverture fonctionnelle est un atout : centralisant toutes les fonctions et données essentielles, l’outil simplifie la tâche des Ressources Humaines.

Au-delà de la simple fonction de gestion, le SIRH se transforme peu à peu en support du quotidien pour tous les collaborateurs. A une époque de mobilité, où l’automatisation, le collaboratif et le mode SaaS sont particulièrement prisés, l’outil trouve sans mal sa place dans les organisations. Poussée par la volonté de digitalisation des entreprises et face à une forte diversification des besoins, la croissance des logiciels SIRH ne se dément pas. Toujours plus complets et intuitifs, répondant à des besoins standard ou spécifiques et introduisant les innovations technologiques, les outils du marché sont appelés à s’imposer massivement dans les années à venir.

Qu’est-ce que le SIRH et quelle est son histoire ?

Les origines du SIRH se situent dans les années 1970. Les infrastructures étant alors rudimentaires, le progiciel reposait sur un simple principe de saisie sur cartes perforées et servait principalement aux démarches de paie.
Dans les années 1980, le SIRH a progressivement englobé l’aspect « gestion de compétences » des Ressources Humaines. Les progiciels ont peu à peu permis de traiter les sujets du recrutement ou de la formation.
Les années 1990 ont réellement marqué l’essor du SIRH tel qu’il est employé aujourd’hui. Autrefois dépendants du matériel informatique employé et de son constructeur, les logiciels SIRH sont devenus indépendants, et donc plus pérennes. Autre évolution majeure de son époque, la logique client-serveur a permis de concilier l’architecture informatique des entreprises et le fonctionnement du SIRH, jusqu’alors en fréquent conflit.

Depuis les années 2000, le SIRH étend ses fonctions et s’enrichit. Le besoin de collaboration et la plus grande valorisation des compétences fait du SIRH un outil d’entreprise employé par tous. Par ailleurs, le besoin de mobilité et d’accessibilité s’accroît et nécessite des outils centraux, capables de communiquer avec un large panel d’autres solutions. Aujourd’hui, le SIRH est à la fois une plateforme globale et un ensemble de fonctions disponibles au quotidien pour les collaborateurs : un facilitateur de plus en plus prisé des entreprises avec un marché français estimé à 3 milliards d’euros.

Quels sont les enjeux de l’utilisation d’un SIRH ?

Automatiser une partie de la gestion RH

Le besoin est à l’élimination des tâches à faible valeur ajoutée et à la création de processus RH plus qualifiés. La centralisation des solutions RH dans un outil unique permet de piloter plus facilement les actions et d’en automatiser une partie. Les tâches les plus simples telles que l’envoi des fiches de paie ou la gestion des plannings sont traitées par la solution SIRH, libérant du temps aux responsables RH.

Les tâches sont également plus simples à regrouper, accélérant leur traitement et limitant les erreurs. Ces optimisations impactent notablement le quotidien des collaborateurs et entraînent un gain de productivité rapidement visible.

Mieux valoriser ses ressources humaines

Les compétences des collaborateurs et leur capacité à se former et évoluer au sein de l’entreprise sont aujourd’hui des atouts précieux pour les entreprises. Pour mieux piloter ses talents, il est alors essentiel de disposer de données complètes à leur sujet. L’utilisation d’un logiciel SIRH facilite la gestion des carrières, du recrutement aux formations des collaborateurs. L’outil favorise une bonne allocation des ressources humaines au quotidien, et fournit également des indicateurs pour mieux organiser l’avenir et anticiper les besoins humains. Basés sur l’IA, les outils les plus innovants facilitent la pré-sélection de candidats et augmentent donc la pertinence du recrutement. Le SIRH améliore ainsi la qualité du service RH, permettant d’intégrer et de fidéliser de précieux talents.

Répondre aux besoins de mobilité, d’accessibilité et de collaboration

Le travail délocalisé est désormais la norme : il nécessite donc des outils adaptés, accessibles depuis n’importe quel lieu. Les collaborateurs sont demandeurs de flexibilité et de partage d’information en temps réel. Dans la droite lignée des solutions d’entreprise actuelles, le SIRH répond à ces nouveaux besoins. Plus simple, la communication avec les RH permet aux collaborateurs de s’impliquer et de suggérer des améliorations. En mode SaaS, les logiciels SIRH accompagnent la mobilité et sont accessibles n’importe quand et n’importe où. Ceux-ci deviennent un outil du quotidien pour des collaborateurs plus flexibles. Ce faisant, ils renforcent également la relation avec l’entreprise.

Assurer la conformité et la sécurité des données

Avec la multiplication des solutions RH, le nombre de données collectées devient difficile à contrôler pour les entreprises. Parfois dupliquées et stockées dans de multiples outils, les informations personnelles des collaborateurs sont des données sensibles que les entreprises doivent protéger. Si l’on ajoute à cela l’encadrement strict du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), la sécurité des données est un sujet essentiel pour les RH. Le SIRH répond aux exigences légales de traitement des informations personnelles. Sa fonction structurante et ses protocoles de sécurité assurent une manipulation plus précise et contrôlée des données. Le paramétrage des durées de conservation et la possibilité pour les collaborateurs d’intervenir sur leurs données participent à une mise en conformité totale.

 

Qui sont les utilisateurs des logiciels SIRH ?

 

Responsables RH

Les DRH s’appuient sur le SIRH pour offrir un service RH de qualité aux collaborateurs. Le SIRH leur permet de renseigner les premières données lors du recrutement, de fournir des services RH au quotidien (fiche de paie, formations…) et d’accélérer le traitement de certaines tâches administratives chronophages.

 

Collaborateurs

Le SIRH est aux côtés des collaborateurs à tout moment de leur vie en entreprise. Il leur est possible de réaliser des démarches RH via l’outil, de consulter des documents, de modifier leurs informations personnelles, ou bien d’évaluer leurs compétences et de demander une formation.

 

Chefs d’équipe et managers

Une bonne gestion de l’humain passe par la connaissance des profils et des besoins de chaque salarié. Pour les chefs d’équipe, décideurs et managers, le SIRH est un outil précieux qui fournit des informations détaillées sur les aspirations et aptitudes des collaborateurs. Il est ainsi plus simple de répondre aux besoins de l’entreprise tout en satisfaisant les équipes et en valorisant les talents.

 

Décideurs

Au plus haut niveau de l’entreprise, le SIRH apporte une vision stratégique. Les tableaux de bord et informations clés sur les collaborateurs permettent de dresser un panorama humain de l’entreprise. Un atout décisionnel à la fois pour l’efficacité et pour l’image de l’entreprise, qui doit savoir attirer les talents. Grâce à la vue d’ensemble offerte par l’outil, les décideurs s’assurent d’exploiter au mieux le savoir-faire disponible et participent à l’épanouissement personnel des salariés.

Quelles sont les grandes fonctionnalités des logiciels SIRH ?

En tant que Système d’Information dédié aux RH, le SIRH regroupe un grand nombre de fonctions ou familles de fonctions. Celles-ci peuvent être catégorisées de la manière suivante :

Gestion de la paie

La gestion de la paie implique la prise en compte de tous les paramètres liés à la fiche de paie : jours de congés cumulés, cotisations sociales, absences, déductions diverses sont consolidés pour une création de fiche de paie automatisée. Outre la création de ces documents, le SIRH permet un envoi au format électronique et l’automatisation des démarches liées à l’embauche.

Gestion administrative

Directement liée à la gestion de la paie, on trouve la gestion des démarches administratives. Contrat de travail, visites médicales, réservations et frais professionnels sont inhérents au quotidien des collaborateurs. Le traitement de ces démarches est accéléré par le logiciel SIRH et l’ensemble est actualisé en temps réel. Des notifications, e-mails ou alertes peuvent être paramétrés pour un suivi facilité et un meilleur suivi des collaborateurs.

Gestion du planning et des congés

La gestion du temps de travail des salariés représente une part importante de l’action du SIRH. L’outil permet notamment de gérer en toute simplicité les congés et absences, avec des demandes flexibles de la part des salariés et des formalités administratives limitées.

Par ailleurs, le SIRH s’appuie sur les informations de temps de travail et de planning pour soutenir les prises de décision, proposant même dans certains cas des suggestions d’organisation. Les données de répartition du travail permettent de mieux prévoir les tâches et les temps de repos de chacun, et donc d’éviter les pertes d’efficacité ou les effectifs réduits.

Gestion des carrières

Le parcours des collaborateurs en entreprise est constitué de jalons importants. Du recrutement aux entretiens annuels et à la formation, les informations relatives à chaque salarié doivent être correctement traitées et mises à jour. Les modules SIRH de gestion des talents regroupent toutes les données nécessaires à la réalisation de ces démarches et facilitent l’évolution des collaborateurs selon un parcours et des besoins bien identifiés. L’outil peut dresser un panorama des compétences disponibles et facilite la demande de formation de la part des salariés.

Rapports et tableaux de bord RH

Pour les décideurs, il est essentiel de disposer d’un reporting RH global faisant état des compétences disponibles et de l’avancement des diverses démarches. Les tableaux de bord permettent de connaître les usages et tendances parmi les collaborateurs, de vérifier l’orientation prise par les profils en interne, de bien communiquer et de recruter de manière pertinente. Les tableaux de bord se basent sur un certain nombre d’indicateurs sociaux (masse salariale, budget de formation, taux de rotation,…) pouvant guider les décisions.

IA et amélioration de l’expérience collaborateur

Dans l’objectif d’améliorer encore l’expérience RH, un nombre croissant d’éditeurs s’appuie sur l’intelligence artificielle, tels que les chatbots RH, pour introduire facilité et convivialité dans les démarches. L’intelligence artificielle de manière générale s’impose de plus en plus dans les logiciels SIRH, exploitant des volumes de données massifs pour personnaliser les parcours. Suggestions, bonnes pratiques, tableaux de bord individuels et accompagnement quotidien : les outils qui tirent parti de l’innovation deviennent des assistants personnels indispensables.

Côté direction, le SIRH doté d’IA permet de mettre en place davantage de recrutement prédictif et de garder constamment à l’esprit les besoins et aspirations des collaborateurs.

Autres modules SIRH essentiels

Le recrutement est une étape importante et chronophage pouvant être grandement optimisé grâce au SIRH. Les modules dédiés au recrutement permettent de qualifier les offres de l’entreprise et de les diffuser à large échelle, de mieux identifier les profils intéressants ou encore d’automatiser une partie du workflow d’embauche, notamment la validation des diplômes.

La rémunération est elle aussi un sujet complexe : grâce à l’interface centrale du logiciel SIRH, les éléments de rémunération de l’entreprise peuvent être mieux étudiés et les révisions salariales mise en œuvre plus facilement.

Les modules de gestion de la Base de Données Economiques et Sociales permettent quant à eux d’assurer la conformité des informations de l’entreprise avec les dispositions légales. Ces données témoignent de la politique sociale de l’entreprise envers ses salariés (égalité homme-femme notamment) et doivent donc être traitées avec rigueur.

Quels points d’attention lors du choix de son SIRH ?

Un outil évolutif et toujours à jour

Les entreprises évoluent vite : le logiciel SIRH doit être capable de suivre les usages et les besoins RH ! Il est essentiel de choisir un outil bénéficiant d’une bonne évolutivité et d’une modularité maximale pour l’adapter au profil d’entreprise. Il doit être possible de choisir des briques applicatives simples pour commencer, puis d‘enrichir son outil sans craindre d’incompatibilité ou de lourdeur. Dans ce domaine, les solutions SaaS concurrencent les logiciels on-premise grâce à leurs mises à jour instantanées et leur bonne scalabilité.

 

Une couverture fonctionnelle large

L’objectif du SIRH est de mutualiser l’information dans une interface centrale. Mieux vaut donc que la suite choisie dispose d’une architecture dont les briques applicatives communiqueront efficacement, afin de couvrir le plus grand nombre possible de besoins RH. Ceci simplifie la tâche du département des Ressources Humaines et facilite la diffusion d’une information unique et fiable. Le logiciel SIRH doit permettre de traiter les questions de recrutement, les démarches quotidiennes et l’évolution professionnelle, mais aussi prendre en compte les transformations probables de l’entreprise (expansion, internationalisation,…) afin d’offrir un véritable soutien à long terme.

 

Une parfaite interopérabilité avec les logiciels RH courants

Pour être véritablement efficace, le logiciel SIRH choisi doit naturellement s’interfacer avec les outils en usage dans l’entreprise. On citera notamment le logiciel de paie et la synchronisation des plannings et agendas mais plusieurs autres solutions d’entreprise sont amenées à communiquer avec le SIRH (comptabilité, finance,…). La communication avec des entreprises ou organismes sociaux extérieurs est elle aussi essentielle, pour garantir un déroulement fluide des démarches et être capable d’automatiser sereinement les processus RH.

 

Une expérience collaborateur de qualité

Le SIRH est destiné à un large panel d’utilisateurs. Les collaborateurs, qui l’emploient au quotidien, doivent pouvoir manipuler le logiciel rapidement. Les managers, qui recherchent un soutien organisationnel, pourront rapidement comprendre les compétences et disponibilités, ou débuter des démarches RH. Les décideurs, qui consultent des tableaux de bord, apprécieront la clarté et la modularité des indicateurs. Dans tous les cas, l’expérience doit être adaptée au type d’utilisateur et l’outil doit être facile à prendre en main. De sa clarté dépendra l’efficacité des démarches RH.

 

Une adaptation des briques applicatives à chaque service RH

Pour qu’un logiciel SIRH offre la meilleure performance possible, celui-ci doit être adapté à l’organisation et aux méthodes de l’entreprise. L’accompagnement de l’éditeur est alors essentiel pour adapter les briques applicatives aux besoins et à l’infrastructure en place. Ce double aspect de l’implémentation nécessite une véritable expertise de la part du fournisseur, capable d’exploiter son savoir-faire technique et sa connaissance des pratiques RH.

En conclusion

En facilitant la compréhension des besoins humains et le pilotage des talents, le SIRH répond à une tendance très actuelle : remettre les savoir-faire des entreprises au centre des stratégies. L’innovation permet plus que jamais d’accompagner les salariés dans leur quotidien et leur progression personnelle. IA ou digital learning peuvent être mis au service de cette progression, libérant du temps et accélérant la formation. L’enjeu est double pour les entreprises : en premier lieu, favoriser l’efficacité de ses collaborateurs et générer du bien-être au travail, mais aussi optimiser au maximum son organisation en voyant toujours plus loin en termes de besoin. Les Ressources Humaines sont garantes de l’image de l’entreprise et assurent, via le recrutement et la gestion administrative quotidienne du SIRH, la pérennité de l’activité.

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