Comment choisir son logiciel EDI (Echange de Données Informatisé) ?

Economiser du temps et de l’argent

Un grand nombre d’entreprises effectue aujourd’hui encore ses démarches dans des formats figés, difficiles à échanger efficacement. Outre leur caractère chronophage, ces formats, notamment le format papier, encore massivement employé, représentent une dépense colossale pour les sociétés qui les emploient. Factures, bons de commande, inventaires, statuts de transport : chaque document imprimé a une incidence financière sur son expéditeur. A une période de fortes contraintes budgétaires pour de nombreuses structures, le passage à un mode d’échange intelligent et partiellement automatisé peut libérer des ressources précieuses, utilisables plus judicieusement. Les échanges de données informatisés profitent à une multitude de services et facilitent les opérations au quotidien en offrant plus de temps et en générant des économies.

Fiabiliser les échanges

Les échanges traditionnels de données impliquent bien souvent un niveau de sécurité trop faible au regard des risques actuels. L’envoi de fichiers confidentiels par e-mail entraîne une traçabilité quasi-inexistante et un risque de diffusion non maîtrisé. Dans le cas des échanges au format papier, le risque d’erreur ou de perte est plus important que jamais. La circulation de documents de manière non structurée engendre des accumulations et donc, de fréquentes lourdeurs administratives. Le besoin d’ordonner et de retrouver rapidement l’information est d’autant plus important que le rythme de production des données s’accélère. La dématérialisation des échanges garantit plus de fiabilité, à la fois dans le contenu transmis et dans la méthode d’archivage. Le transfert de données de machine à machine élimine toute intervention humaine et limite donc les possibilités d’erreur. Sécurisés par des protocoles adéquats, les échanges sont aussi plus rapides, s’appuyant sur un nombre minimal d’interlocuteurs.

Uniformiser la communication avec les partenaires commerciaux

Les réseaux de partenaires et fournisseurs des entreprises constituent un enjeu à part entière : la communication doit être aussi fluide que possible pour une collaboration efficace, mais aussi une relation de qualité. L’EDI supprime une partie des intermédiaires, offrant ainsi plus d’efficacité dans le dialogue. L’emploi d’une norme applicable à l’ensemble des partenaires permet de mieux rationaliser les échanges et d’éviter les erreurs dues aux divers modes de communication. En utilisant l’EDI, chaque entreprise peut donc structurer son écosystème de partenaires et gagner en force commerciale.

Automatiser des tâches fastidieuses

Pour les collaborateurs, la rédaction et l’envoi d’informations à un tiers est une tâche à faible valeur ajoutée. L’objectif des entreprises est aujourd’hui de réduire au maximum les opérations chronophages et de mieux affecter les ressources humaines. L’EDI a pour principal atout de réaliser automatiquement les envois et d’adresser chaque document à l’interlocuteur le plus qualifié. L’échange peut se faire en interne, via des applications métiers telles que le TMS ou l’ERP, ou bien avec des entreprises partenaires, grâce au choix d’une norme commune.

Améliorer la gestion des stocks

L’Echange de Données Informatisées a, entre autres, un rôle à jouer sur le plan logistique. Pour les entreprises en quête d’efficacité, chaque étape compte pour raccourcir le délai entre la prise de commande et la livraison. L’intervention de la machine peut ainsi répondre à des problématiques de production, fluidifier les mouvements de stock et éviter les ruptures imprévues. L’envoi automatique de bons de commande lorsque les stocks diminuent garantit un approvisionnement au bon moment. Les expéditions, réalisées sans tarder, participent elles aussi à un remplissage réaliste des entrepôts et à une gestion plus proche du temps réel, qui limite les imprévus.

Faire progresser les méthodes en interne

La centralisation des données et leur emploi par les logiciels métiers tels qu’ERP ou PLM est aujourd’hui un prérequis pour plus d’efficacité de chaque processus. Mais la numérisation des échanges de données répond également à un enjeu d’amélioration du fonctionnement interne : en effet, l’utilisation d’un EDI fait naturellement évoluer les méthodes et la relation avec les partenaires ou fournisseurs. Pour les décideurs et managers, il est donc essentiel de penser en amont cette transition et de la maîtriser grâce à une véritable stratégie d’optimisation des processus.

Réduire le nombre de litiges

La saisie manuelle, encore fréquente dans des secteurs tels que la grande distribution, occasionne parfois des erreurs humaines : doubles saisies et coquilles peuvent intervenir à toute étape de l’achat. Les problèmes concernant la prise de commande, la livraison ou la facturation aboutissent régulièrement à des litiges, aussi préjudiciables sur le plan de l’image que pour la productivité des équipes. Le recours à un logiciel EDI pour l’échange de données garantit un meilleur traitement des documents commerciaux, en particulier lorsque de nombreux partenaires sont impliqués. Les échanges se font dans un climat de confiance et les conditions contractuelles sont mieux respectées.

Responsables achats

L’EDI bénéficie directement au département des achats, qui peut ainsi accélérer le passage de ses commandes, mieux prioriser les approvisionnements, mais aussi renforcer les relations avec les partenaires commerciaux.

Fonction logistique

Pour la supply chain, l’EDI est facteur de précision, de rapidité et d’organisation. Le traitement immédiat des commandes et la meilleure gestion du stock contribuent à une optimisation plus juste des entrepôts et à une production basée sur les bonnes ressources.

Transporteurs

L’EDI joue un rôle majeur dans le transport, où il assure la communication entre des intervenants tels que chargeurs, transporteurs ou gestionnaires de fret. Outre les informations de commande, la mobilisation des bonnes ressources au bon moment dépend de la qualité et de la rapidité des échanges informatisés.

Partenaires et fournisseurs

En exploitant une norme et des codes communs, partenaires et fournisseurs de l’entreprise dialoguent plus facilement et réduisent leur taux d’erreur. La réception informatisée des commandes et l’émission immédiate des factures assurent plus de fiabilité et une meilleure traçabilité des échanges.

Protocole de transmission et mode d’envoi

L’EDI s’appuie en premier lieu sur des protocoles pour le transfert de données : le choix d’un protocole dépend essentiellement du type d’information, de son niveau de sensibilité ou encore du secteur d’activité. Parmi les plus utilisés, on recense l’AS2 —qui encadre les échanges de manière chiffrée ultra sécurisée —, le FTP — pour le transfert de fichiers — ou encore le HTTP, conçu pour l’échange de pages et composants web.

On distingue plusieurs modes d’envoi des messages entre entreprises. Le VAN, réseau dédié aux messages géré par un fournisseur, assure un envoi sécurisé et traçable des messages, tout en offrant un certain nombre de services additionnels. Alternative choisie par les entreprises employant souvent le transfert de données, l’EDI direct ou « point à point » consiste à établir une connexion sécurisée individuelle avec chaque partenaire. Enfin, le WebEDI, en plein développement à l’heure actuelle, permet l’envoi de messages via un navigateur, l’outil prenant également en charge la traduction des messages.

Normes de messages et automatisation des flux

Au protocole choisi s’ajoute une notion de langage ou norme : celui-ci est composé d’un certain nombre de codes communs désignant les ordres courants du secteur. Les normes sont nombreuses : parmi les plus employées, on recense le XML, EDIFACT ou l’ANSI X-12. Des normes sectorielles s’adaptent quant à elles aux besoins particuliers de certaines activités telles que l’automobile, la santé ou la grande distribution.

De cette manière, chaque message est transcrit d’une manière compréhensible par l’expéditeur et le destinataire. Commande, confirmation de commande, avis d’expédition ou facture, notamment, possèdent leur propre code reconnaissable par l’outil.

La création, l’envoi ou la réception de messages peut par ailleurs être automatisée au sein du logiciel EDI. Cette automatisation génère davantage de réactivité et libère les collaborateurs des tâches de validation ou de vérification.

Suivi des opérations via les logiciels métiers

Un autre avantage de l’EDI est sa capacité à communiquer avec les logiciels d’entreprise clés tels que l’ERP et, via celui-ci, avec des solutions de MES, CRM ou encore de comptabilité. Cette interopérabilité accélère non seulement l’accès à l’information et la réactivité de la solution EDI, mais permet également de consigner tous les échanges au sein de l’outil le plus important de l’entreprise : son progiciel de gestion. Ainsi, sur la base des informations recueillies dans l’ERP, l’EDI accélère la communication avec les fournisseurs, clients et points de vente. Les logiciels métiers, quant à eux, participent à la transmission efficace de l’information en interne et à la mise en œuvre plus rapide de la production.

Une solution interfaçable avec l’ERP d’entreprise

Au cœur de l’activité des entreprises, l’ERP est un élément clé pour l’implémentation d’un EDI performant. Or, tous les ERP ne peuvent supporter les échanges avec une solution EDI. La compatibilité est donc le critère n°1 : si certains progiciels de gestion sont nativement adaptés aux transferts de données informatisés, d’autres nécessiteront l’emploi d’un module dédié. Ces paramètres sont importants car ils ont un impact direct sur le temps de déploiement et le coût de l’intégration. Le fournisseur d’EDI choisi doit être capable d’anticiper ces problématiques et de fournir une solution adaptée. L’objectif : concilier l’aspect temps et la complexité technique, en s’adaptant à l’usage qui sera fait de l’EDI.

Une forte adéquation avec le secteur d’activité

Les logiciels EDI du marché sont fortement orientés par secteur. Les protocoles et langages employés sont généralement spécifiques à une activité et restreignent donc le choix des éditeurs les plus qualifiés. Pour s’offrir un large ensemble de fonctions, on pourra faire appel à un éditeur spécialisé sur son secteur, et pour un niveau de personnalisation maximal, spécialisé dans une activité en particulier. Les références des éditeurs logiciels sont une source d’information précieuse pour déterminer le potentiel de l’outil et l’adéquation avec son profil d’entreprise.

Une infrastructure et des choix techniques pour bien communiquer

La solution EDI choisie s’accompagne généralement d’une infrastructure adaptée, capable de gérer les échanges de manière performante. Le volume de ces échanges a une incidence sur les capacités réseau en interne, les connexions à mettre en place vis-à-vis des entreprises partenaires et les outils informatiques à prévoir, ainsi que sur le type de solution EDI.

Outre la question de l’infrastructure, de nombreux choix sont à considérer — norme, protocole,… — pour échanger facilement avec l’ensemble des partenaires commerciaux. Certains standards de type EDIFACT ou X12 sont impératifs pour uniformiser les échanges avec tous les intervenants. Au croisement de ces standards et du besoin de l’entreprise elle-même, se trouve un ensemble complexe de paramètres parmi lesquels il faut choisir. La sélection des bonnes fonctionnalités et celle de l’outil lui-même doivent faire l’objet d’une véritable stratégie et s’accompagner d’un mapping des messages envoyés quotidiennement aux partenaires.

La nécessité d’un traducteur EDI performant

Le traducteur EDI, qui assure la conversion des messages dans un format lisible à la fois par l’outil de l’expéditeur et celui du destinataire, est une solution nécessaire à toutes les entreprises qui emploient l’EDI. Souvent disponible sous forme de suite logicielle, le traducteur peut proposer, selon les éditeurs, des fonctions additionnelles de vérification, de suivi et d’archivage des messages.

Le succès de l’EDI dépend en partie du choix du traducteur : celui-ci doit être intuitif, simple à déployer, et permettre l’automatisation de certaines opérations. Le traducteur doit être un prolongement naturel de la solution EDI choisie pour éviter d’ajouter une charge de travail aux collaborateurs qui emploient les échanges de données informatisés.

L’intégration de la solution EDI au SI de l’entreprise

En fonction des volumes de messages à échanger, il faudra arbitrer entre solution intégrée ou solution de type WebEDI. Si la seconde propose un engagement et un investissement minimal, elle ne convient cependant qu’aux faibles volumes d’envoi et aux flux de gestion simples. Les entreprises ayant un besoin de communication constant et important ont tout intérêt à intégrer la solution EDI à leur SI.

L’emploi d’un EDI intégré apporte de nombreux bénéfices : la capacité de l’outil à communiquer avec l’ERP ou les outils de comptabilité assurent des échanges plus efficaces et un gain de productivité, qui justifie les coûts supplémentaires investis.

La facilité de déploiement du logiciel EDI

De la facilité et la rapidité de déploiement de l’EDI dépend l’efficacité future de l’entreprise. L’outil doit donc être calibré pour répondre précisément aux besoins d’envoi de messages et proposer une utilisation intuitive. Il doit également s’adapter au nombre d’interactions et à la complexité des systèmes des entreprises expéditrice et destinataire. Le temps de déploiement sera fonction de cette complexité et des besoins de personnalisation liés à l’activité.

Le choix d’un solution EDI on-premise ou SaaS a bien sûr une incidence sur les efforts de déploiement. La première requiert davantage de matériel mais démultiplie les possibilités, la seconde sera flexible et plus rapide à mettre en œuvre.

Un accompagnement et un suivi suffisants

Au-delà de la simple virtualisation des flux d’information, l’outil EDI choisi doit pouvoir proposer un ensemble de services taillés pour le besoin particulier des entreprises. Des modules et segments particuliers, qu’ils soient nécessaires en interne ou requis par les entreprises partenaires, doivent pouvoir être implémentés pour une communication parfaitement fluide. L’accompagnement dans l’implémentation, la réponse aux cas de transfert les plus complexes et le suivi de l’utilisation sur le long terme sont essentiels à la réussite du projet.

Par ailleurs, comme de nombreux outils moderne, l’EDI choisi doit se montrer agile et évolutif, capable de suivre les changements liés aux normes de communication. L’évolution rapide des conditions techniques de transfert des messages doit bénéficier à la solution EDI choisie, et donc à l’entreprise utilisatrice.

L’adéquation entre le besoin et l’outil EDI

Si l’EDI répond à un besoin spécifique de transfert de certains fichiers (factures, bons de commandes,…) et facilite les échanges avec certains partenaires en particulier, il est nécessaire de s’interroger sur le besoin à terme et la pérennité d’une telle solution. A une époque où l’on cherche, de plus en plus souvent, à fédérer tout un écosystème de partenaires autour d’un environnement commun, l’EDI et certaines de ses approches (notamment le transfert point à point) peuvent présenter des limites. Les solutions de type API ou ESB pourraient alors être des alternatives plus adaptées. Leur scalabilité, leur capacité à mutualiser les accès et la possibilité de proposer des services supplémentaires, sont des atouts non négligeables lorsque l’entreprise fait face à un nombre croissant d’échanges. Pour l’entreprise, il convient donc de bien connaître le périmètre des informations concernées et son évolution future.