Décryptage logiciel

Logiciel GED (Gestion Electronique des Documents)

Apparue avec l’ère numérique, la Gestion Electronique des Documents prend à présent une importance croissante pour les données d’entreprise. Encore échangés au format papier dans de nombreuses structures, les documents clés sont en effet exposés à la divulgation, la perte ou aux erreurs. Outre la nécessité de sécuriser les données, les entreprises françaises ont un réel besoin d’organisation : avec une majorité de documents (près de 80%) envoyés par e-mail et un tiers de collaborateurs affirmant ne pas retrouver les informations qu’ils cherchent dans la base documentaire de leur entreprise, les perspectives sont maussades pour les structures non ou mal équipées.

La France peine à accepter la dématérialisation des documents : encore très utilisé dans les firmes de l’hexagone, le format papier rassure, facilite certaines tâches courantes et représente, dans certains cas, un investissement moindre que l’implémentation d’une solution tout numérique.

Cependant, poussées par les mesures de l’Etat — avec notamment la possibilité d’opter pour des fiches de paie numériques —, les entreprises françaises prennent progressivement la mesure des perspectives offertes par la GED. L’emploi de fichiers dématérialisés et leur traitement en partie automatisé sont non seulement des clés pour mieux se retrouver parmi la multitude de documents utilisés chaque jour, mais ceux-ci contribuent aussi à réduire des dépenses administratives parfois très préjudiciables. Le développement par les éditeurs d’outils de GED toujours plus personnalisés et modulables achève de créer une offre complète, dans laquelle chaque société pourra trouver de quoi booster sa performance.

Quels sont l’historique et la définition de la Gestion Électronique des Documents ?

Si la classification et l’archivage de documents ont commencé à se perfectionner au début des années 1980, la gestion électronique a, quant à elle, progressivement accompagné l’essor numérique.

Les outils développés au départ étaient capables d’un classement simple, avec peu de cohabitation des formats. Ils étaient par ailleurs destinés à capturer les documents, principalement des images et des contenus au format texte, en vue du stockage et de la recherche. La diversité des formats de documents s’est fortement développée dans les années 2000, et avec elle la puissance des outils. La GED a alors été moins limitée et le classement des documents électroniques est devenu un véritable atout, utilisable par tous les types d’entreprise.

L’évolution de l’environnement numérique et les nouvelles menaces d’internet ont complexifié le cadre des opérations pour les outils de GED, qui intègrent désormais des fonctionnalités supplémentaires. Ainsi, la gestion de la sécurité et la validation des données se doublent d’éléments collaboratifs. La consultation et l’extraction des données sont à présent ultra-rapides grâce aux solutions orientées web. Les données collectées par l’entreprise peuvent, plus que jamais, être exploitées intelligemment pour définir des offres ultra-personnalisées. Ajoutons désormais à cela les fonctionnalités de reconnaissance optique et la mobilité inédite des solutions actuelles, et l’on devine aisément tout ce que la GED moderne est capable d’apporter aux entreprises en pleine transition digitale.

Quels sont les enjeux de l’utilisation d’un logiciel GED ?

Une accessibilité sans faille des documents

L’environnement de travail des entreprises se complexifiant, il est nécessaire de pouvoir retrouver rapidement tous les documents techniques, réglementaires, administratifs ou comptables notamment. La GED offre une réponse adaptée aux besoins d’archivage des entreprises de toutes tailles et de tous métiers. L’indexation rigoureuse des documents se base à la fois sur le type de fichier, des mots clés et des métadonnées. Les documents doivent pouvoir être recherchés efficacement par tous les collaborateurs et offrir une parfaite accessibilité, même en situation de mobilité.

Une sécurisation des données sensibles

De plus en plus fréquemment ciblées par les cyber-attaques, les entreprises n’ont pourtant d’autre choix, pour assurer leur productivité que d’exploiter le format numérique des données. L’un des enjeux est donc de sécuriser l’information de la manière la plus rigoureuse possible et de gérer finement les droits d’accès des différents intervenants. La GED s’est adaptée aux nouvelles exigences de sécurité : le stockage des informations sur une plateforme unique s’accompagne de processus de cryptage et d’authentification à la mesure du besoin.

Des économies sur les documents papier, leur impression et leur stockage

La GED occasionne une économie de coûts considérable, particulièrement bienvenue pour les entreprises. Le passage au tout numérique est non seulement source de productivité et de traçabilité, mais l’un des enjeux est aussi d’éliminer les tâches d’impression parfois chronophages et le besoin de stocker les documents de manière physique dans des emplacements sécurisés. La GED permet de s’affranchir des lourdeurs liées aux documents papier et accélère la consultation des documents. La définition d’une durée de validité pour chaque fichier permet également d’éliminer la question fastidieuse de la destruction des documents confidentiels, qui peut par ailleurs être soumise aux erreurs. N’oublions pas l’impact environnemental bien moindre, qui motive plus d’une entreprise à passer aux solutions de GED pour améliorer performances et image.

Une amélioration notable de l’expérience client

La gestion documentaire peut également se mettre au service de la relation entre une entreprise et ses clients. A une époque où la qualité de l’expérience d’achat est un critère primordial pour les consommateurs, les entreprises ont tout intérêt à proposer des échanges plus dématérialisés. La numérisation de nombreux documents permet de fluidifier l’envoi de fichiers et de proposer des données stockables sur ordinateur.

La GED est également un outil privilégié des services client : l’accessibilité des données concernant un client, qu’il s’agisse de contrats, de factures ou de bons de commande, assure une résolution plus rapide des éventuels problèmes et donc davantage de satisfaction.

Une contrainte légale d’archivage

Pour faire face aux contentieux, les entreprises ont l’obligation légale de conserver certains documents sur le moyen terme. Les contrats et conventions doivent par exemple perdurer dans un format papier ou électronique durant 5 ans, les bons de commande, livres et registres comptables pendant 10 ans, les justificatifs de charges sociales durant 2 ans. Cette nécessité de conserver des documents en quantité importante accroît le volume des fichiers de l’entreprise et alourdit sa structure. La GED permet une prise en charge de cette obligation et facilite, grâce à l’automatisation, le traitement de pièces importantes devant être stockées dans ce but.

Le respect du RGPD

Le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) représente un travail important pour les entreprises, et ne peut cependant être négligé, sous peine de sanctions. Les conditions de transparence, d’exactitude, de confidentialité ou encore de responsabilité — avec la désignation d’un Data Protection Officer — nécessitent une véritable rigueur de la part de l’entreprise et génèrent des efforts considérables. Les logiciels de GED sont parfaitement adaptés au traitement des informations client et permettent d’instaurer un contrôle sur les données, une manipulation adaptée aux réglementations et une suppression automatisée au bout de la durée de conservation légale. Ils allègent ainsi la charge de travail que représente le RGPD et garantissent un traitement sans erreur des données personnelles.

Qui sont les utilisateurs des logiciels GED ?

Désormais démocratisée dans le milieu de l’entreprise, la solution de GED est utilisable par le plus grand nombre. Des intervenants de tous niveaux sont appelés à consulter ou intégrer des fichiers dans l’outil :

Collaborateurs de tous les services

La GED rassemble la documentation issue de tous les départements et propose des modes de classement et une interface unifiés. L’objectif de la plupart des outils du marché : une utilisation simple par tous pour que la numérisation et le stockage sur l’outil concerne toute la documentation de l’entreprise. Les documents stockés peuvent être aussi bien des contrats, des factures, des documents techniques, des images ou des courriers, entraînant une participation de tous les collaborateurs.

Utilisateurs référents

Quel que soit leur poste dans l’entreprise, il existe souvent des utilisateurs formés plus en profondeur au maniement de l’outil. Malgré la vocation de simplicité du stockage de documents, certaines fonctionnalités nécessitent une pratique un peu plus poussée. Les utilisateurs référents peuvent par ailleurs initier les autres collaborateurs au maniement de l’outil ou répondre à certaines questions

Décideurs

Pour les managers et décideurs, l’utilisation de la GED est certes source d’économies et améliore la productivité, mais c’est également un outil au service de la communication des équipes. Les modules collaboratifs et l’unification des méthodes permet de décloisonner certains métiers et de mieux partager l’information. La GED est également un atout pour piloter plus sereinement l’activité, en s’assurant que les documents ne sont ni perdus, ni soumis à erreur : la base des analyses est ainsi plus sûre et saine.

Partenaires de l’entreprise

Sous-traitants, fournisseurs et partenaires commerciaux peuvent, eux aussi, accéder à l’outil de GED afin de consulter des documents clés pour la collaboration. Le logiciel permet ainsi de créer un lien organisationnel tout en maîtrisant l’accès à l’information. La gestion de droits d’accès et le mode collaboratif assurent des échanges fructueux et une bonne traçabilité des actions.

Quelles sont les grandes fonctionnalités des logiciels de GED ?

Si l’objectif principal d’un outil de GED est le stockage de documents numériques, les enjeux importants de sécurité et d’accélération des processus impliquent davantage de fonctionnalités.

Acquisition des documents

L’implémentation de documents dans un outil de GED suit plusieurs étapes, dont l’acquisition est la première : celle-ci peut se faire via la numérisation d’un document papier, l’ajout d’un fichier numérique, un échange avec un autre outil logiciel ou l’envoi par un participant tiers. Les outils de GED couvrent une très large palette de documents numériques, parmi lesquels les e-mails, notes de service, images, factures ou contrats.

Indexation des fichiers

L’acquisition est suivie d’un classement par métadonnées et mots clés : ces éléments définissent le document avec précision et facilitent sa recherche par les utilisateurs.

Les métadonnées sont multiples : il peut s’agit de l’auteur, du type de document, de la source, de la date de création. Il existe plusieurs niveaux de métadonnées : celles-ci sont généralement personnalisables par l’utilisateur, mais certains outils de GED plus puissants rassemblent automatiquement les métadonnées nécessaires grâce à la reconnaissance du type de document.

Stockage et gestion de la vie du document

Le stockage d’un document est une part importante du travail pour l’outil de GED, qui consigne les fichiers selon leur nature et leur contenu. Les supports de stockage différeront en fonction des volumes de données, ainsi que la nature de la base de données (généralement commune ou propriétaire).

Outre la bonne conservation des données, un bon stockage implique une disponibilité optimale des fichiers lorsque ceux-ci doivent être consultés.

Le stockage implique également des fonctions de sauvegarde pour que chaque fichier soit intégralement restauré en cas d’incident. Par ailleurs, la fin de vie des fichiers est elle aussi prise en charge par la GED : chacun d’eux possède une échéance à laquelle il sera supprimé de manière fiable par l’outil.

Recherche de document

Celle-ci se base à la fois sur les métadonnées et sur le contenu du document. En fonction de l’outil, le filtrage peut être extrêmement basique ou très complet. Sur la base d’une requête donnée, l’outil de GED doit être capable de distinguer les documents entre eux de manière pertinente pour qu’il soit plus simple pour l’utilisateur d’identifier le fichier recherché. Les outils les plus performants du marché ont également la capacité d’aller chercher l’information sur d’autres logiciels d’entreprise connectés ou sur le Cloud pour offrir une réponse parfaitement satisfaisante au besoin.

Gestion de la diffusion

Il s’agit là d’un point essentiel puisque les collaborateurs ou clients d’une entreprise ont aujourd’hui plus d’une manière de consulter les fichiers. La GED offre généralement un accès aux documents via l’intranet de l’entreprise, ou bien par internet : une partie des applications de GED exploitent des protocoles permettant d’accéder aux documents via un navigateur web, support privilégié en particulier en cas de mobilité.

Il existe par ailleurs deux types de diffusion : la consultation volontaire par les utilisateurs (ou mode pull), et l’envoi des documents par le système (mode push).

L’ensemble de ces dispositifs implique un contrôle des versions pour que les fichiers les plus actuels et sans erreurs soient disponibles à tout moment et sur tous les supports.

Gestion des accès

La sécurité intégrée aux outils de GED permet une attribution de droits d’accès adaptés aux utilisateurs de l’outil. Ainsi, outre le cryptage du document, c’est l’outil entier qui est protégé contre les accès non souhaités. Si la procédure de consultation est simplifiée par rapport à celle des documents papier, le niveau de sécurité est renforcé grâce à la génération de droits complexes. Les outils de GED ont même la capacité d’automatiser partiellement l’attribution de droits en fonction du type de document, du dossier de stockage ou de certains attributs spécifiques. Les protocoles employés assurent une grande fiabilité et la tenue d’un journal des événements permet de retracer toute intrusion potentielle dans le système.

Génération automatique de documents

Cette fonctionnalité accélère considérablement la productivité en créant de toutes pièces des documents supports essentiels — fiches techniques, briefs, cahiers des charges — avec la plus grande fiabilité. Les données recueillies par l’outil pour la création de documents sont compilées intelligemment : l’utilisation de modèles personnalisés, propres à l’entreprise, assure une production documentaire cohérente et facilement compréhensible. L’emploi d’outils courants garantit par ailleurs un format lisible par tous et réexploitable pour toute modification.

Fonctions ICR et OCR

Les fonctionnalités ICR — Intelligent Character Recognition — et OCR — Optical Character Recognition — sont particulièrement utiles dans le cadre de la GED. La première permet une reconnaissance des caractères manuscrit et leur transcription au format numérique. La seconde assure la transformation d’un document papier scanné en fichier numérique modifiable. Ces deux technologies sont des atouts de taille pour les entreprises ayant une quantité importante de documents papier à leur disposition. Elles facilitent non seulement l’unification de la mise en page, mais également et surtout la recherche, élément clé de la GED.

Traitement et gestion des workflows

La GED ne s’arrête pas au stockage de fichiers. Les solutions du marché permettent désormais de mettre en place de véritables chaînes documentaires au sein desquelles des documents sont validés, relus ou modérés automatiquement. La gestion des tâches et les documents associés peuvent faire l’objet de rappels : le document adéquat est ainsi prêt à l’avance, anticipant le besoin. Ces fonctionnalités assurent un circuit de validation plus fluide pour les fichiers : de leur création à leur archivage, ceux-ci sont traçables et sécurisés à chaque étape. La GED accélère le traitement des documents clés des processus grâce à des alertes et des modifications intelligentes de statut.

La signature numérique

D’autres fonctions telles que la signature numérique ou électronique assurent l’intégrité des données et facilitent l’accélération des processus en s’affranchissant des interventions humaines. Les documents pouvant s’accumuler dans un même service et leur traitement prendre un retard considérable, la signature sécurisée apposée par l’outil de GED contribue à offrir plus d’efficacité, tout en respectant les normes en vigueur et le cadre juridique. Dans le cadre de projets collaboratifs, la signature numérique permet aux équipes de s’assurer que les documents essentiels ont été dûment validés et d’avancer ainsi plus efficacement.

Quels points d’attention lors du choix de son logiciel GED ?

Largement utilisé au sein de l’entreprise, l’outil de GED doit posséder des qualités évidentes de simplicité d’utilisation. Dans le cas de grandes entreprises, aux fichiers très structurés, d’autres critères entreront en ligne de compte et l’outil choisi devra repousser les limites du stockage de documents.

La facilité d’intégration du logiciel GED dans un environnement existant

Le logiciel de Gestion Electronique des Documents doit être capable de s’insérer dans un environnement logiciel déjà en utilisation sans bouleverser les modes de fonctionnement. Il est essentiel qu’il possède la compatibilité suffisante pour collecter des données et documents depuis d’autres applications. C’est cette compatibilité qui permettra un gain de temps significatif et un minimum d’intervention humaine sur l’outil.

Par ailleurs, les GED dites « ouvertes », qui permettent de sauvegarder ses fichiers sans manipulations fastidieuses, sont à préférer car elles seront plus facilement adoptées par les collaborateurs et n’impliqueront pas ou peu de changement dans les habitudes.

Une adaptation de l’outil à tous et une unification du cadre

Le logiciel de gestion des documents doit être facile à prendre en main par tous les utilisateurs. Sa vocation d’assistant du quotidien implique une grande ergonomie.

Par ailleurs, les outils de GED proposant la création d’une arborescence de classement normalisée permettent d’unifier les méthodes malgré la diversité des métiers et d’éliminer les incompréhensions en interne. Le recours à une structure compréhensible par tous est en effet essentielle pour améliorer la productivité.

Par ailleurs, les éléments collaboratifs tels que les messageries ou les calendriers partagés sont des atouts au service de la cohésion d’équipe et de la compréhension de la stratégie. Ils enrichissent considérablement l’utilisation de l’outil.

Une sécurité renforcée et intelligente pour les documents sensibles

Sur Cloud ou on-premise, la sécurité des données est la principale préoccupation des entreprises. Outre le cryptage, la gestion des accès est essentielle et doit être gérée de manière intelligente par l’outil. La création des documents, la lecture, la modification et la suppression doivent faire l’objet de droits bien distincts. Des démarches simples de contrôle des actions — avec verrouillage des documents pendant la lecture ou autorisation de suppression notamment — seront des plus indéniables pour la sécurité des fichiers, et les fonctionnalités plus riches de traçabilité des événements permettront une vue en profondeur du traitement des données par les collaborateurs.

Un logiciel GED sur Cloud ou on-premise en fonction des ressources de l’entreprise

Lorsqu’il s’agit de Gestion Electronique de Documents, les solutions on-premise sont encore largement préférées à leurs homologues sur Cloud, en raison notamment de l’inquiétude quant à la sécurité des données.

En termes de fonctionnalités, les solutions SaaS sont pourtant capables de proposer un niveau de performance sensiblement supérieur pour un investissement moindre. L’absence de matériel à acheter ou à entretenir, la puissance de la dématérialisation et de l’analyse de documents à distance ainsi que les temps de traitement et d’indexation plaident en faveur du Cloud. Les solutions SaaS assurent une disponibilité rapide de l’information, sans nécessité constante d’un DSI. Par ailleurs, la sécurité des données est une priorité majeure pour les éditeurs, qui optent pour des protocoles supérieurs et des duplications de données.

Pour bien choisir son outil de GED, la question des ressources financières et humaines se pose donc. Dans le cas de solutions sur Cloud, il sera judicieux de se renseigner sur les serveurs et leur localisation géographique (qui influence les réglementations en matières de données), et de faire un essai de logiciel lorsque cela est possible.

Une prise en compte des usages en matière documentaire

Dans un esprit d’adaptation aux usages de chaque secteur, l’outil de GED choisi doit être capable d’exploiter des modèles propres à l’entreprise pour une production documentaire personnalisée. Dans le cas de la génération automatique de documents en particulier, l’outil récupère lui-même les informations utiles et peut, grâce à ces modèles, produire un document fonctionnel et parfaitement conforme aux standards de l’entreprise. Cette fonctionnalité permet d’unifier les formats utilisés et d’améliorer la compréhension des documents, et donc la productivité des équipes.

Par ailleurs, la connexion avec des outils bureautiques standard tels que Word est incontournable afin de produire des contenus consultables par tous.

Une bonne cartographie des flux de l’entreprise

L’enjeu, pour les outils de GED, est de savoir s’adapter à toutes les typologies d’entreprise et à leurs usages en matière de documentation. L’outil de gestion des documents choisi sera d’autant plus efficace qu’il possèdera un socle commun pertinent pour tous les métiers de l’entreprise. Pour cela, il faut, en amont, réfléchir à l’architecture d’entreprise et à la manière dont circulera l’information en interne. La souplesse de l’outil doit se doubler d’une capacité à intégrer de nouvelles fonctionnalités lorsque l’entreprise évoluera.

La prise en charge des contraintes légales

Pour les entreprises ayant un fort besoin de conservation de données, l’outil choisi doit proposer le respect de certains standards. Le Standard d’Echange de Données pour l’Archivage (SEDA) assure la conformité des étapes de traitement des fichiers avant archivage et les formalités d’échange entre les divers intervenants. Dans les secteurs spécifiques tels que la santé ou le secteur public, des standards s’appliquent, que le logiciel doit impérativement prendre en compte. L’objectif : une information bien maîtriser, pérenne et simple à retracer.

Un stockage suffisant

Autre critère, et non des moindres, la capacité de stockage : les bases de données peuvent contenir un certain nombre de documents et, si ce nombre peut sembler suffisant au moment de l’implémentation, les besoins de l’entreprise seront probablement amenés à croître rapidement. La base de données utilisée peut, quant à elle, être propriétaire ou commune. La première sera adaptée aux besoins modestes mais les stockages importants requièrent l’utilisation d’une base de données telle que Microsoft SQL.

En conclusion

Les volumes de données sont appelés à croître toujours davantage dans les décennies à venir. La GED va alors devenir un outil indispensable pour toutes les entreprises, notamment celles — encore nombreuses — qui rechignent aujourd’hui à dématérialiser leurs documents.

Le développement des solutions sur Cloud est également appelé à se poursuivre : la capacité de stockage de la majeure partie des entreprises risque de se trouver rapidement limitée et, boostées par une clientèle en augmentation, les solutions SaaS se dotent désormais de fonctionnalités de pointe. Pour aller plus loin parmi la multitude de documents, il sera nécessaire de posséder des solutions plus intelligentes, capables de classer les fichiers de manière parfaitement autonome ou de les retrouver sur la base de termes de recherche limités.

N’oublions pas l’aspect collaboratif : très prisé, celui-ci favorise la compréhension entre collaborateurs et partenaires sur des projets communs. La GED collaborative représente aujourd’hui une perspective attrayante. Près de 30% des salariés qui l’utilisent pour les échanges en interne y voient une vraie possibilité de développement.

Dans un cadre réglementaire sévère et avec des perspectives économiques parfois inquiétantes, les entreprises non équipées peuvent miser sur les outils de GED pour réaliser de précieuses économies et affronter un avenir plein de challenges. Il est à parier que les firmes qui se distingueront à l’avenir auront su prendre le train du stockage numérique au bon moment.

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