La GED, ou gestion électronique de documents, désigne un logiciel informatique dont l’objectif est d’organiser et de gérer les informations présentes au sein d’une organisation en les présentant sous la forme de documents électroniques. Grâce à la GED et à ses automatismes, les documents sont plus fiables, mieux gérés, et leur exploitation est facilitée. Mais quels sont dans le détail les six avantages de la gestion électronique de documents pour les entreprises en pleine transformation numérique ?
Avantage n°1 : la réduction de l’impact environnemental
Parce qu’elle encourage et facilite le « zéro papier » en entreprise, la GED possède d’importants enjeux environnementaux pour les entreprises. Rappelons en effet que, chaque année, ce sont en moyenne 2500 feuilles de papier qui sont utilisées par un employé. Instaurer la gestion électronique des documents au sein de l’entreprise permettra donc à cette dernière de s’engager dans une politique et une organisation plus vertes. Trois avantages à cela : réduire les coûts en matière de papier, de cartouches d’encre et d’imprimantes ; minimiser son impact sur l’environnement ; soigner son image de marque.
Avantage n°2 : la réduction des coûts
La mise en place d’un logiciel de Gestion Electronique des Documents pour faciliter la digitalisation des entreprises permet à ces dernières de diminuer leurs coûts logistiques, notamment sur le poste du traitement traditionnel de l’information. Les entreprises utilisant la méthode papier traditionnelle consomment énormément de papier et d’encre, et dépensent de plus en plus d’argent pour l’archivage physique. Ce type de logiciel permet donc non seulement de faire des économies sur ces postes de dépenses, mais aussi de réduire le temps de traitement des documents et donc d’augmenter le temps de productivité des employés !
Avantage n°3 : l’amélioration de la communication en interne
La dématérialisation des documents et leur gestion électronique permet à chaque collaborateur de disposer d’un accès à l’information entièrement personnalisé. La gestion des droits d’accès et de modification fait en effet partie des outils les plus plébiscités dans les directions. Elle permet à chaque collaborateur d’avoir accès aux bons documents depuis partout dans le monde et à tout instant. Résultat ? La communication entre les employés est largement facilitée grâce à un flux d’information fiable et centralisé. Les documents sont à portée de main, toujours à jour.
Avantage n°4 : la sécurisation des données
Les logiciels de GED offrent une sécurité optimale pour l’ensemble des informations stockées. Les meilleurs logiciels stockent les données sur des serveurs basés en France ou en Europe, ce qui permet de bénéficier de la conformité avec le RGPD européen. Parce que l’ensemble des documents est centralisé, les risques de perte ou de détérioration sont quasiment nuls. Malgré cela, les documents restent accessibles à tout moment, et sont toujours à jour même lorsque plusieurs collaborateurs travaillent dessus en simultanée. À la fin du cycle de vie du document, ce dernier peut être archivé au sein d’un SAE (Système d’Archivage Électronique), continuation logique à la GED.
Avantage n°5 : l’amélioration du service client
Si les collaborateurs voient leur expérience largement améliorée avec la GED, c’est également le cas pour les consommateurs. En effet, la gestion électronique des documents permet aux entreprises d’offrir à leurs clients un accès privilégié aux documents les concernant, depuis partout et à tout moment. Mieux encore, grâce à ce type de logiciel, les clients peuvent remplir des formulaires en ligne et télécharger directement les pièces justificatives nécessaires. La GED permet donc aux informations de mieux circuler entre les clients et les entreprises, grâce à des processus plus fluides et largement raccourcis.
Avantage n°6 : l’optimisation du processus d’archivage
La gestion électronique de documents fonctionne en synergie avec l’archivage électronique des documents. Pour réussir son projet de dématérialisation, il est donc indispensable de réfléchir à son cahier des charges GED en s’inspirant d’une analyse fine intégrant les données. Il est ensuite fortement encouragé de s’équiper d’une solution GED. Cette dernière propose en effet un espace de stockage sécurisé et entièrement dématérialisé où stocker facilement ses documents numériques. Ces derniers peuvent être automatiquement classés selon les critères de votre choix (nature, caractéristiques, mots-clés, etc.), ce qui leur permet d’être rapidement retrouvés.
