Décryptage logiciel

Comment choisir son logiciel PIM (Product Information Management) ?

Aujourd’hui au service des départements marketing souhaitant centraliser leur information produit, le PIM est également vecteur d’harmonisation pour des données produit en nombre important, provenant d’intervenants variés. Au même titre que l’ERP et les plateformes e-commerce, le logiciel s’impose de plus en plus comme un complément indispensable au PLM : en rassemblant l’information et en facilitant sa validation et sa diffusion, le PIM accélère la distribution. Dans des contextes plus exigeants et réglementés que jamais, il contribue à l’excellence des données produit. De la rédaction de catalogues exhaustifs au transport des produits, le PIM améliore l’ensemble du cycle de vente, contribuant à une expérience client réussie.

Le PIM, solution de gestion de l’information produit, est né d’un besoin grandissant de centralisation des données, au début des années 2000. L’essor de l’internet et le phénomène de partenariats d’entreprise à l’échelle mondiale complexifie alors les échanges : pour les industriels en premier lieu, il est nécessaire d’accéder rapidement à toutes les informations concernant les produits. Le papier, autrefois support d’information privilégié, est supplanté par les formats électroniques. Les canaux se multipliant, il faut également consolider l’information pour disposer de données fiables lors de la consultation.

Le PIM est créé pour répondre à ces nombreux besoins : la solution permet à la fois de centraliser l’information issue de différents services, et de la redistribuer à des fins de promotion et de vente.

Si l’aéronautique et l’automobile emploient historiquement des solutions de Product Information management, le PIM s’est rapidement démocratisé dans les secteurs non industriels. Sa capacité d’automatisation et son adaptation aux contextes et canaux de commercialisation deviennent également un atout marketing pour des entreprises saturées d’information à traiter. Venant s’associer au PLM, le PIM se transforme en accélérateur d’innovation. Il consigne les données marketing, techniques et réglementaires indispensables au bon traitement des produits tout au long de leur cycle de vie.

A l’image du CRM quelques années plus tôt, la Gestion de l’Information Produit aujourd’hui est en croissance exponentielle, avec un marché mondial estimé à près de 15 milliards d’euros. S’appuyant sur le Cloud, les solutions PIM actuelles fournissent une valeur ajoutée inégalée en matière de gestion des données produit.

Les enjeux de l’utilisation du PIM

Un référentiel pour la donnée provenant de l’ERP et du PLM

Les données sont aujourd’hui collectées en très grand nombre. Issues de canaux et de logiciels métiers variés (notamment l’ERP et le PLM), elles doivent également être redistribuées à de nombreux destinataires (marketing, transporteurs, revendeurs,…). Le recours à un référentiel unique, tel que le propose le PIM, permet d’unifier tous ces canaux et de supprimer doublons et erreurs. En liaison avec le PLM, l’information produit devient plus cohérente, est plus facile à retrouver et peut être actualisée tout au long du cycle de vie. Cette évolution suivie dans le temps facilite en particulier les dernières étapes de logistique et de vente. Les autres solutions métier peuvent s’appuyer sur ce référentiel de qualité pour réaliser leurs tâches, fiabilisant ainsi tous les autres processus.

Une productivité améliorée

Le PIM répond également à un besoin d’encadrement du traitement de l’information produit, issue de multiples sources. La donnée est ici mieux maîtrisée et renseignée, grâce à des données marketing, médias, données de conception ou d’utilisateur. L’espace collaboratif du PIM permet un enrichissement cohérent, lequel s’accompagne d’une meilleure traçabilité. L’automatisation de certains processus de validation de l’information accélèrent la publication des catalogues de vente, contenus pour les e-commerçants ou publicités. En fin de compte, les intervenants échangent plus rapidement les données produit nécessaires et sont plus efficaces. Les incompréhensions et lenteurs sont éliminées. En conséquence, la mise sur le marché se fait rapidement, tout cela avec une fiabilité améliorée.

Une adaptation de l’information à chaque canal de vente

L’information produit a un impact fort sur le comportement d’achat des utilisateurs et doit donc s’adapter parfaitement au contexte, aux canaux de distribution et aux marchés. En instaurant une version unique de la vérité et en l’adaptant au canal de distribution, le PIM favorise une vente cross-canal sans incohérence et unifie le discours commercial. La création de workflows de validation automatisés permet de vérifier l’intégralité des données avant diffusion.

Un soutien aux équipes, du marketing au service après-vente

Pour les collaborateurs des services marketing, commercial ou après-vente qui utilisent en permanence l’information produit, le recours à un logiciel PIM est essentiel. Celui-ci fournit à chaque instant une donnée complète et de qualité permettant de bien conseiller ou de prendre des décisions adaptées aux marchés. Ainsi, la cohérence est totale entre les échanges avec les clients et la réalité du produit. L’enjeu est de taille, à une époque où les clients, très demandeurs d’informations, souhaitent être parfaitement renseignés avant de faire leur achat. Cette cohérence est facteur de confiance et bénéficie à l’image d’entreprise.

Une expérience client sans mauvaise surprise

L’information produit diffusée aux clients se doit aujourd’hui d’être exhaustive. La plupart de ces clients réalisant leurs achats en ligne, ils souhaitent consulter une information exhaustive qui les renseignera au maximum. L’information, facteur de confiance, doit être complète et fiable, au risque de nuire à la relation client. Pour les entreprises, l’opération est complexe, l’expérience client devant être optimale. Aux caractéristiques produits doivent idéalement s’ajouter des visuels, mises en situation et descriptifs. Le rôle du PIM est justement la valorisation maximale des produits dans chaque contenu marketing ou catalogue. Le PIM facilite la création de fiches compétitives et améliore l’expérience client.

Qui sont les utilisateurs du Product Information Management ?

Responsables marketing et vente

Les collaborateurs des départements marketing et commercial s’appuient sur le PIM pour diffuser un message pertinent. Le PIM exploite les données issues du PLM pour soutenir ces collaborateurs dans la préparation de catalogues, publicités et autres contenus liés à la distribution. L’objectif : mettre en œuvre plus facilement une stratégie omnicanale.

Fournisseurs et partenaires logistiques

Les fournisseurs transmettent à l’entreprise une information produit que le PIM est chargé d’uniformiser. En bout de chaîne, les responsables de la logistique et du transport exploiteront cette information structurée et enrichie. Les informations du PIM permettent de garantir une bonne compréhension, de renseigner les données produit en amont et de traiter la phase de distribution en accord avec l’usage du produit.

Clients

A tout moment de leur achat, les clients consultent des informations sur le produit. Ce faisant, ils accèdent directement aux données centralisées par le PIM. L’outil permet la création de fiches produits complètes, combinant des spécifications techniques et de nombreux autres éléments (vidéos, images, descriptifs,…)

Product Lifecycle Management dans la cosmétique

Défis, enjeux et bonnes pratiques de la gestion de l’information produit dans la cosmétique

Aujourd’hui au cœur des préoccupations des clients, l’information produit possède de nombreuses facettes. Dans des domaines tels que la cosmétique, la composition des produits génère de fréquents questionnements. Il est donc important pour les entreprises d’opter pour les bons outils de gestion de l’information.

Quelles sont les grandes fonctionnalités des solutions de Product Information Management ?

Intégration des données

Les données produit doivent être collectées par le logiciel PIM depuis de nombreuses sources. La première d’entre elles, le PLM fournit au PIM une large part d’informations sur le produit, de sa conception à sa mise sur le marché. Le PIM collecte également des informations issues de l’ERP et des logiciels fournisseurs, et les redistribue à une multitude d’applications et supports (catalogues produit, sites e-commerce, chatbots,…). Pour accélérer les échanges, le logiciel permet un import ou export de données partiellement automatisé. Les logiciels PIM proposent un grand nombre de connecteurs pour les échanges de données en interne, ainsi que des API pour l’ajout par des intervenant tiers. Le paramétrage modulable de cette infrastructure permet de mettre en place une distribution de la donnée adaptée à chaque organisation, sans point de blocage.

Gestion des attributs produit et champs calculés

L’outil PIM permet de renseigner les données produit selon leur typologie et les codes utilisés par l’entreprise. La catégorisation, l’ajout de médias et la recherche de données font l’objet d’une navigation spécifique, multicritères pour répondre aux besoins de tous les utilisateurs. A cela s’ajoute une capacité de calcul de l’outil, lequel peut compléter intelligemment une partie des champs produit. Définition d’un tarif après remise, formatage de données, conversion font partie des fonctionnalités du PIM : ainsi, les attributs produits sont enrichis au plus haut niveau possible et exempts d’erreur.

Gestion des droits

Pour bien orchestrer les ajouts et modifications de données produits, la gestion des droits d’accès est impérative. Cette fonction permet de mieux maîtriser la nature des ajouts et le rôle de chaque intervenant. Associée à des procédures de validation automatisées, la gestion des droits permet d’enrichir correctement l’information produit et d’effectuer toutes les vérifications nécessaires avant publication.

Gestion des workflows

Pour faciliter et accélérer le traitement des données produits par le Product Information Management, un certain nombre de processus peuvent être automatisés dans l’outil. Simple à réaliser par les collaborateurs eux-mêmes, la modélisation de workflows permet de mutualiser des modifications ou d’enclencher une procédure de validation selon des règles préétablies. L’accompagnement du PIM fluidifie l’enrichissement des données produits et allège la charge de travail à faible valeur ajoutée des collaborateurs.

Création de catalogues et fiches produit

Le logiciel PIM joue également un rôle de facilitateur pour la création de catalogues et fiches produit électroniques. Les outils courants proposent généralement d’effectuer une sélection de produits modulable et de générer un document au format PDF contenant toutes les informations relatives à ces produits. Le type d’information (tarif, descriptif technique,…) peut être adapté au besoin et le catalogue créé adopte le format choisi, pour une consultation sur écran ou une impression.

Statistiques et tableaux de bord

La consolidation des indicateurs concernant les données dans des tableaux de bord fait partie des fonctionnalités indispensables du PIM. Ceux-ci permettent de prendre du recul sur la qualité des données (taux de complétude, étendue du référentiel produits,…) et d’identifier les points d’amélioration avec une vue adaptée aux intervenants métier. Les fonctions additionnelles de contextualisation des données vont plus loin encore dans l’amélioration continue en permettant de créer des données produit adaptées au contexte de commercialisation.

Autres fonctionnalités

Selon l’éditeur, les logiciels de Product Information Management peuvent proposer une large palette de fonctionnalités. Parmi celles-ci, on peut citer le Digital Asset Management (ou DAM), précieuse base de ressources numériques (vidéos, sons, images, éléments marketing,…) facilitant le stockage et le classement.

Outre la contextualisation de l’information produit, la plupart des outils PIM proposent également une gestion des traductions, devenue indispensable pour la commercialisation de produits à l’international.

Sur le plan stratégique, des fonctions de croisement des données — entre fournisseurs, métiers de l’entreprise, filiales ou spécialités — permettent d’aller plus loin dans l’analyse et d’améliorer à la fois la mise en œuvre opérationnelle et les axes stratégiques.

Quels points d’attention lors du choix de sa solution PIM ?

 

La qualité de la collecte de données

Tout comme le PLM et l’ERP échangent des informations en permanence, la connectivité de l’outil PIM avec le PLM et les logiciels fournisseurs est l’une des clés pour une utilisation performante. Lors du choix du logiciel PIM, il est donc impératif de choisir un mode d’échange complet, adaptable aux pré-requis techniques. Les composants tels que connecteurs, API et web services doivent être parfaitement exploités pour que le PIM communique avec toutes les applications nécessaires. Au-delà de cette interopérabilité, la récupération intelligente et automatisée des données est un paramètre important qui facilitera le travail quotidien des équipes.

L’adaptation du format de données aux besoins de l’entreprise

En fonction de son activité et de ses pratiques, chaque entreprise a des besoins différents en termes de format de données produit (contenus textuels, médias très interactifs, spécifications avec ingrédients…) et de canaux de distribution. Le logiciel PIM choisi doit tenir compte des spécificités marketing lors de la consolidation des données. Ainsi, les catégories et variantes de produits peuvent être recroisées avec les marchés et langues de commercialisation pour plus de pertinence des données finales. De manière générale, le PIM doit être capable de bien cartographier les données : celles-ci seront alors unifiées et faciles à retrouver, quelle que soit la source de l’information.

Un soutien aux équipes via des fonctions intelligentes

A l’ère de la donnée, on attend davantage des logiciels de Product Information Management qu’une simple capacité de classement. L’enrichissement de la donnée est essentiel et doit se faire intelligemment, en fonction de l’objectif marketing ou commercial. L’automatisation et les règles métier, la capacité de la solution à remplir elle-même certains champs ou bien la modification de données en masse doivent accélérer le traitement de l’information produit tout en améliorant la qualité. En parallèle de cette gestion plus massive des données, le PIM doit proposer une gestion des workflows aussi pointue que possible. Il pourra ainsi être un véritable soutien aux équipes en les libérant de tâches mineures et en améliorant l’organisation.

Une capacité à contextualiser la donnée produit

L’information produit n’est pas seulement composée de caractéristiques techniques. La part d’éléments dits « émotionnels » dans le choix d’un produit est aujourd’hui extrêmement importante. L’information consultée par les acheteurs potentiels doit donc être non seulement complète, mais aussi adaptée à leur profil et leurs attentes. La solution PIM choisie doit non seulement permettre de gérer facilement les contenus adaptés à chaque produit (grâce au DAM notamment), mais aussi bien contextualiser les données en fonction du canal de vente ou de la localisation. Certains outils proposent une analyse poussée qui permettra d’améliorer la stratégie d’information produit et d’éliminer les incohérences.

Une pérennité de la solution, une évolutivité des méthodes

Bien que solide et expérimenté, l’éditeur de logiciel PIM choisi doit aussi faire montre d’une évolutivité suffisante. La solution de Product Information Management, en premier lieu, doit être fréquemment mise à jour, tout en garantissant la pérennité des données si un changement de logiciel survenait. Elle doit également prendre en compte les futurs changements de marché et d’activité : les méthodes évoluent au fil des ans, et l’information produit également. La solution choisie doit voir suffisamment loin pour proposer une gestion de l’information produit toujours actuelle et adaptée.

En conclusion

Au service constant de l’expérience client, le PIM s’impose peu à peu. Avec un marché estimé à 11,4 M$ en 2024, la gestion de l’information produit a de beaux jours devant elle. La personnalisation du parcours d’achat est au cœur des préoccupations des entreprises, conscientes de son importance capitale. Jouant à la fois en faveur du time-to-market et de l’attrait des produits commercialisés, le PIM est le point d’orgue aux efforts de tous les intervenants sur le produit. Les sources d’information (Big Data et objets connectés, notamment), étant en croissance permanente, les solutions devront s’adapter vite pour collecter et trier une information très riche. Grâce à la synergie entre PIM et DAM, on peut également imaginer pour le futur une information plus interactive que jamais, et des formats qui révolutionneront l’expérience produit, aussi bien pour les collaborateurs que les consommateurs.

Des éditeurs

PIM
  • Akeneo
  • Winshuttle
  • Inriver
  • StiboSystems

Gagnez en visibilité grâce à notre annuaire
Ajoutez votre entreprise

À découvrir autour des logiciels PIM

Guide intégration PIM PLM
Télécharger

Les dernières actualités des logiciels data & process