Décryptage logiciel

Logiciel MDM (Master Data Management)

Les systèmes d’information sont aujourd’hui tentaculaires et s’appuient sur un vaste ensemble de données. Il est donc absolument essentiel, pour l’efficacité des flux et des processus, que les données dites « de référence » soient exactes, intègres et complètes à tout moment. Cette qualité de la donnée est d’autant plus cruciale que l’information est collectée massivement, créant désormais des gisements de données parfois difficiles à exploiter. Le Master Data Management est donc un atout maître au service de la précision et un soutien pour les métiers. La rigueur de la mise en qualité et la finesse de gestion des données seront des éléments déterminants pour bien choisir sa solution.

Existant depuis la fin du XIXème siècle, le Data Management (ou Gestion des données) est tout d’abord une question de stockage. Des dispositifs de plus en plus sophistiqués permettent en premier lieu de conserver et maintenir les données puis, par la suite, de les partager et de les protéger. Disques durs, machines virtuelles puis SSD et SDS facilitent la sauvegarde et l’utilisation de données pour un usage interne ou marketing.

Le Master Data Management, ou Gestion des Données de Référence, est quant à lui intimement lié à l’essor récent des applications et de la collecte de données en entreprise. A partir des années 2000, les systèmes se multiplient et les volumes de data à gérer prennent une ampleur inédite. Le Cloud Computing permet de collecter, stocker et consulter une masse colossale d’information. Liées à cette abondance de data, les redondances, imprécisions et dispersions des données augmentent, entraînant un fort besoin de structuration.

Avec des services et métiers très impliqués dans les choix liés au SI et la nécessité d’unifier la donnée pour tous les intervenants, les qualités du MDM sont plus importantes que jamais.

La Gestion des Données de Référence permet de décrire la donnée, de lui attribuer une valeur et d’en maîtriser davantage le parcours. Alors que les données doivent impérativement être documentées pour une bonne exploitation, le concept permet de hiérarchiser les données les plus structurantes (données maîtres), et leurs attributs ou valeurs (données constitutives et paramètres). Ainsi, le MDM permet un encadrement rigoureux des données, contribuant à la fois à leur bonne circulation et à leur sécurité : la gestion des données de référence est désormais l’un des outils privilégiés pour la mise en place d’une bonne gouvernance des données.

Les enjeux de l’utilisation d’un MDM

Simplifier la gestion de l’information dans le SI

Les données s’accumulant, de nombreuses redondances de données apparaissent dans les systèmes d’information. Il en résulte des volumes de données plus importants, parfois extrêmement difficiles à traiter par les architectures en place. Outre la capacité technique, les SI rencontrent alors des problèmes de disponibilité, chaque application devant traiter ses propres données avec des méthodes souvent non-unifiées.

Le MDM a pour premier objectif d’uniformiser le traitement des données clés de l’entreprise. La centralisation de ces données et leur référencement précis facilite à la fois leur stockage et leur réutilisation. Grâce à ce système central, toute modification peut être répercutée à l’ensemble du SI. Les flux, et donc l’architecture du système d’information, sont ainsi simplifiés.

Soutenir les processus avec une information fiable

De la qualité des données circulant dans l’entreprise dépend directement la performance des dispositifs qui l’emploient. Les potentielles erreurs, versions redondantes ou imprécisions de données ont un impact fort sur les processus et leur bon enchaînement. En l’absence d’un référentiel de données, les erreurs critiques sont nombreuses et influent négativement sur les opérations. Le recours à un logiciel MDM permet de fiabiliser les données : les processus peuvent ainsi s’appuyer en toute confiance sur l’information qui leur est transmise et délivrer un résultat sans erreur. Grâce à l’application de règles, le traitement des données est partiellement automatisé, faisant gagner les équipes en efficacité.

 

Respecter les réglementations en vigueur

La question de la conformité des données est aujourd’hui omniprésente dans les entreprises. Qu’il s’agisse de normes globales ou sectorielles, les réglementations sont nombreuses, variées et rigoureuses. Lorsqu’ils sont peu normés ou pas à jour, les flux de données ne répondent pas aux prérequis et mettent en péril la crédibilité de l’entreprise.

L’utilisation d’un cadre structurant tel que le MDM assure une mise en conformité systématique des données, et libère ainsi les intervenants humains de vérifications individuelles fastidieuses et peu fiables. La conformité va de pair avec les questions de sécurité de l’information : par son respect des normes, le MDM contribue à un meilleur encadrement de l’usage des données.

Exploiter de la donnée à valeur ajoutée

Une fois fiabilisée, la donnée, exploitée par une majorité d’applications d’entreprise, a pour but d’offrir un avantage concurrentiel à son entreprise. Deux axes majeurs permettent de tirer le meilleur parti des données grâce au MDM : tout d’abord le panorama global des données qu’il offre, et la capacité des décideurs à mieux comprendre les besoins de leurs collaborateurs et clients. D’autre part, la donnée qualifiée peut être exploitée au sein de solutions de Business Intelligence. Elle permet ainsi de mieux orienter les prises de décision, et de choisir les bons points d’action pour améliorer sa performance. La donnée est source d’amélioration constante dans l’entreprise. Pouvant être présentée sous forme de rapports, de tendances ou de graphiques, elle fournit une base essentielle pour l’avenir.

Exploiter une donnée qualitative, c’est également créer une expérience collaborateur et client différenciante.

Economiser coûts et efforts et améliorer son image

Outre la valeur des données, bonifiée par le MDM, l’enjeu est à l’amélioration des performances internes. La manipulation et la modification mal maîtrisée des données entraînent des interventions humaines chronophages et parfois peu efficaces. Le recours à un référentiel central simplifie la mise à jour des données et épargne des coûts importants aux entreprises. Le MDM participe également au décloisonnement de l’information : la donnée est alors au cœur d’un effort commun et laisse plus de temps aux métiers pour se concentrer sur leurs compétences clés. Pour l’entreprise, ce gain de performance s’accompagne de décisions plus éclairées, bénéfiques à sa stratégie et à son image de marque.

Qui sont les utilisateurs du Master Data Management ?

La donnée étant omniprésente dans les entreprises passées au digital, la plupart des collaborateurs bénéficient de l’utilisation d’un Master Data Management. On citera en premier lieu :

Responsables métiers

Les métiers exploitent la donnée en permanence. Les processus alimentés par des données fiables sont garants d’une bonne efficacité de ces métiers. Les interruptions d’activité sont moins nombreuses et les applications dialoguent plus efficacement à l’aide d’une donnée unique, conforme et vérifiée.

Spécialistes de la donnée

Master Data Manager, Chief Data Officer, Data Owner… ces spécialistes de la donnée, employés en nombre croissant par les entreprises, sont parmi les principaux utilisateurs du MDM. Leur rôle : définir le besoin, les contraintes et les règles qui doivent présider à la qualification des données.

Cadres et décideurs

Les intervenants au niveau stratégique peuvent, eux aussi, s’appuyer sur le Master Data Management pour mieux comprendre leur organisation et améliorer la circulation de la donnée. La modélisation et la cartographie sont des éléments décisionnels importants, qui permettent de prendre du recul sur les besoins et points de blocage partout dans l’organisation.

 

Gouverner les flux de données

Pourquoi gouverner l’entreprise commence par la gouvernance des données ?

Les données sont aujourd’hui un concept très vaste, au cœur d’enjeux importants. Pour les consommateurs exploitant de l’information en grande quantité au quotidien, comme pour les entreprises qui doivent gérer des flux continus, le traitement de ces éléments doit être fiable et efficace pour assurer le succès de l’expérience client et la bonne gestion des opérations internes.

Quelles sont les grandes fonctionnalités des solutions de Master Data Management ?

Consolidation et nettoyage des données

Le MDM élimine efficacement les doublons, identifie les erreurs et nettoie les redondances parmi les données de l’entreprise. L’outil constitue un « golden record », référentiel unique à l’exactitude validée, qui servira par la suite de point de référence. L’amélioration des données peut se faire en continu et de manière semi-automatisée : toute modification est immédiatement répercutée partout où la donnée est exploitée. Grâce à l’utilisation du MDM, l’actualisation et le maintien des données sont fiables, rapides, et permettent d’économiser un temps de travail précieux aux collaborateurs.

Vérification de la qualité et conformité aux processus métiers

L’intégrité des données va de pair avec un niveau de qualité suffisant pour que les processus métiers exploitent correctement l’information. Les processus sont les premiers utilisateurs de la donnée, celle-ci doit donc être conforme aux besoins et usages des métiers pour être efficace. Le MDM encadre le niveau de qualité et le degré de confiance relatif aux données. Il apporte également des fonctions de traçabilité, très utiles pour retracer le parcours de la donnée et comprendre son utilisation. Ainsi, les métiers peuvent reconstituer un référentiel à la date de leur choix : la donnée est qualitative, mais aussi parfaitement modulable.

Cartographie des données et analyse des risques

Grâce à son pouvoir structurant sur les données, le MDM permet de mieux comprendre le parcours de celles-ci et d’anticiper les interdépendances et risques. La cartographie des données par l’outil facilite leur mise en qualité et la traçabilité des échanges. Le logiciel MDM est capable de définir le niveau de criticité de la data et de regrouper l’information de manière pertinente. La visibilité sur l’organisation des données permet également de mieux comprendre les impacts de chaque modification ou erreur et d’anticiper les risques.

Centralisation du cycle de vie des données

Le MDM n’est pas seulement un point de passage de la donnée : il permet en réalité d’en contrôler tout le cycle de vie. Création des données, modification et mise à jour, puis suppression sont centralisées dans l’outil. La centralisation de ces opérations est essentielle pour garantir plus de traçabilité et mieux comprendre la donnée. La conformité est elle aussi plus simple à assurer grâce au suivi offert par le MDM. Grâce à un niveau de détail extrêmement pointu des jeux de données, celles-ci sont mieux exploitées tout au long de leur vie, et leur valeur pour l’entreprise est maximisée.

Gestion des utilisateurs

Les fonctions de gestion des habilitations permettent de garantir un accès à la donnée par les personnes autorisées. Elles s’appuient généralement sur un annuaire au standard LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), qui hiérarchise l’information. Le niveau de gestion, allant de la simple lecture à la suppression en passant par les modifications, permet d’administrer finement l’accès à la donnée, et donc de partager efficacement et sans risque l’information adéquate aux intervenants qui en ont besoin. Pour les plus impliqués d’entre eux, il est possible d’accéder aux processus et sous-processus.

Quels points d’attention lors du choix de sa solution MDM ?

 

La mise en qualité de toutes les sources de données exploitables

Le Master Data Management choisi est au cœur des enjeux de données des entreprises : il est donc logique qu’il soit capable de consolider et de qualifier les données, quelle que soit l’application dont celles-ci proviennent. De la capacité du MDM à dialoguer avec les logiciels métier (BPM, PLM,…) va dépendre l’exhaustivité du référentiel de données final. Pour les entreprises ayant opté pour une Architecture Orientée Services (SOA), le MDM va apporter de l’agilité et faciliter la mise à jour des données à destination de toutes les applications.

Une gestion fine de la donnée

La complexité de la donnée implique un besoin de gestion fine, avec des paramètres appropriés à chaque type d’utilisation. Le MDM sélectionné doit tenir compte de la nature des données à qualifier et proposer des règles de gestion suffisamment précises pour répondre aux exigences de l’entreprise. Les processus de validation des données, règles de contrôle ou d’historisation pourront ainsi être finement paramétrés, en accord avec les pratiques de l’organisation. Cette finesse de gestion doit être équilibrée afin de ne pas générer des volumes de données incontrôlables : le soutien et le conseil de l’éditeur sont précieux pour faire les bons choix.

 

Une performance soutenue face aux forts volumes de data

Les volumes de données s’accroissent de manière exponentielle, formant même des data lakes que les entreprises doivent rapidement exploiter. Un Master Data Management bien choisi supporte sans difficulté les augmentations de flux de données, sans que la qualité en soit dégradée. Le logiciel MDM choisi doit permettre d’accélérer la mise en qualité des données accumulées par les entreprises, et générer ainsi un avantage concurrentiel décisif. Il est donc important de faire appel à une solution robuste, capable de s’adapter aux évolutions futures des volumétries de données.

 

Un traitement souple mais rigoureux de la donnée

La qualité et la sécurité des données dépendent notamment de leur traçabilité, en particulier dans les systèmes d’information les plus complexes. Les données critiques sont au cœur de toutes les attentions et doivent donc pouvoir être suivies et comprises à tout moment. En instaurant des règles de gestion et de validation particulières de ces données, le MDM facilite leur bon parcours et leur archivage lorsque nécessaire. Pour les entreprises, il est essentiel de pouvoir reconstituer les états passés du référentiel si besoin, d’appliquer des exceptions pour les données les plus critiques, en somme : de disposer d’une grande souplesse de traitement de la donnée, en même temps qu’une traçabilité sans faille.

 

Une prise de recul sur les données

Directement lié à cette profusion de données, se trouve le besoin de mieux comprendre leur étendue, leur périmètre et leur utilité. Le MDM doit faciliter la compréhension des données dans leur ensemble : la cartographie des données et tout autre élément de prise de recul sur les processus sont donc des atouts. Pour les collaborateurs impliqués dans la structuration de la data, le parcours de l’information, ses transformations et l’orchestration des flux doivent être visibles facilement. Le MDM participe ainsi à une bonne gouvernance des données et soutient les décisions en matière de processus métier.

En conclusion

A condition de bien en définir le périmètre, le Master Data Management est un atout essentiel pour les entreprises. Interopérable avec le système d’information, il permet d’exploiter la donnée de manière plus efficace que jamais. Les innovations en matière de MDM ont transformé le simple référentiel de données en un outil puissant. Sa capacité à cartographier ou scénariser le parcours des données soutient les décisions liées au SI. L’introduction de premiers éléments d’intelligence artificielle dans les solutions accélère également le traitement de l’information et permet d’économiser un temps précieux. Indissociable des processus métier, le MDM ne doit pas être pensé seul : sa complémentarité avec le BPM et son adaptation aux méthodes de l’entreprise sont des conditions indispensables pour une utilisation couronnée de succès.

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