Décryptage logiciel

Comment choisir son logiciel DAM (Digital Asset Management) ?

L’avènement de la Big Data soulève de nouveaux défis : les entreprises doivent notamment gérer des milliers de ressources numériques, de la phase d’importation à leur réutilisation par les métiers. Cette gestion nécessite temps et rigueur : apparu durant la dernière décennie, le Digital Asset Management vise justement à soutenir les collaborateurs en triant, stockant et partageant des ressources multimédia de qualité. Le DAM exploite pleinement la donnée, grâce à un traitement intelligent des fichiers, dans l’entreprise et avec ses partenaires de travail. 

Mais au-delà du simple travail de classement, le DAM s’inscrit véritablement dans une stratégie de gouvernance des données. En permettant un contrôle rigoureux des droits et en facilitant le partage des ressources, l’outil accélère le travail, favorise les échanges constructifs et protège la data des entreprises, et ainsi la mise en œuvre de leurs stratégies. 

Historique du Digital Asset Management

Avec la dématérialisation constante des processus et des supports utilisés par les entreprises, les contenus digitaux se multiplient. Devenue complexe, leur gestion doit bien souvent être assistée par un outil dédié pour soutenir la performance. C’est le rôle du DAM, ou Digital Asset Management. Comparable à la GED, chargée de la gestion documentaire, le DAM permet le classement, l’indexation et l’édition des contenus multimédia, rapidement et sans erreur. 

 

Aux prémices des sites internet, dans les années 2000, les contenus digitaux étaient suffisamment peu nombreux pour qu’il soit facile pour les entreprises de les retrouver et les exploiter. Avec l’essor des ressources digitales telles que vidéos, photos et musiques, mais aussi avec la sophistication croissante des ressources disponibles en ligne, le nombre de ces contenus a rapidement augmenté. Variété des formats, interdépendances entre contenus, mais aussi questions de droits d’accès sont peu à peu devenues des problématiques pour les entreprises. 

Au-delà du besoin de classement, les ressources numériques sont aujourd’hui au cœur d’enjeux majeurs. Consommées en masse par les utilisateurs et acheteurs, celles-ci doivent désormais être orchestrées selon une stratégie précise, que seul un outil de Digital Asset Management peut soutenir correctement. 

Quels sont les enjeux de l’utilisation d’un logiciel DAM ?

Accélérer l’importation et le classement des médias numériques 

Avec le nombre croissant de ressources produites par les entreprises, l’importation et le classement rapides de celles-ci est une priorité. A cela doivent s’ajouter un enrichissement des fichiers par des méta-données et tags, ainsi qu’une visualisation efficace des ressources avant leur utilisation. Le DAM a pour vocation de faciliter l’import groupé grâce à une interface intuitive. L’extraction automatique d’informations facilite l’indexation et l’interface ergonomique donne accès aux médias les plus adaptés à chaque métier. Cette importation simplifiée s’étend aux partenaires de travail, dont les ressources peuvent être intégrées au DAM de l’entreprise sans contrainte de format. 

Favoriser la collaboration et le partage de médias numériques 

Le travail collaboratif est partout et facilite le partage d’informations clés entre métiers. Les ressources digitales sont elles aussi au cœur des besoins et doivent pouvoir être transmises facilement aux services marketing et communication. Le DAM et ses fonctionnalités de partage permettent de répondre à cet enjeu. Le partage en toute sécurité et sans contrainte d’importation facilite l’exploitation des médias et la création rapide de supports riches. Le travail en collaboration avec des partenaires tels que les agences de création permet de suivre finement l’utilisation des fichiers et l’attribution des tâches. 

Encadrer le travail des utilisateurs et les modifications de fichiers 

La manipulation de ressources numériques par tous les collaborateurs de l’entreprise entraîne une obligation de contrôle renforcée. Le caractère actuel et exact des fichiers doit pouvoir être garanti, ainsi que les questions de droits d’auteur ou d’archivage, et ce malgré les modifications effectuées massivement sur les fichiers. Le DAM offre un cadre structurant à la modification de fichiers multimédia : contrôle des versions, regroupement intelligent de fichiers ou édition groupée de plusieurs fichiers permettent de gagner en efficacité sans perdre en maîtrise. La gestion des droits (copyright ou archivage) permet d’exploiter les médias dans le respect constant de la législation.  

Garantir la sécurité des données de l’entreprise 

La sécurité des fichiers numériques est désormais une préoccupation majeure pour les entreprises. Leur manipulation doit donc se faire dans un souci constant de respect des rôles utilisateurs. Seul un outil logiciel tel que le Digital Asset Management permet de gérer finement l’accès aux ressources, sans inquiétude concernant les rôles et modifications de fichiers. A la définition des rôles, l’outil ajoute généralement une cartographie complète des droits d’accès et de modification et des rapports chiffrés, lesquels permettent de contrôler efficacement le caractère actuel des habilitations. Le DAM participe ainsi pleinement à la gouvernance des données de l’entreprise.

Qui sont les utilisateurs des logiciels DAM ?

Graphistes et équipes de création 

Les métiers créatifs et liés au brand management sont garants de la qualité des ressources numériques de l’entreprise. Le DAM assure la continuité du travail créatif en facilitant la recherche et l’exploitation de ces ressources. Le fonctionnement collaboratif de l’outil permet de créer des groupes de travail dédiés, et donc un dialogue direct entre créatifs et marketing. 

Equipes marketing et commerciales 

Les départements marketing et commercial s’appuient sur les ressources multimédia pour produire des contenus efficaces et déployer leur stratégie. Le DAM permet d’introduire de la fluidité dans les échanges de fichiers avec les équipes créatives, et de disposer des bonnes ressources au bon moment. 

Partenaires de l’entreprise 

Dans le cas d’un travail commun avec un prestataire externe, le DAM facilite la compréhension et le partage de fichiers. L’outil permet de recevoir ou de transférer des ressources multimédia vers l’extérieur de manière maîtrisée, sans mettre en péril les données de l’entreprise. 

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Quelles sont les grandes fonctionnalités des logiciels de Digital Asset Management ?

 

Importation et classement 

Le DAM facilite l’import et l’indexation des ressources numériques. Un simple glisser-déposer permet généralement d’ajouter à l’outil des fichiers individuels ou en masse. L’extraction automatique des méta-données et l’ajout de tags font partie intégrante de la fonction d’import. Tous deux permettent de constituer des fichiers bien renseignés, faciles à retrouver par la suite. La création de collections organise les ressources de manière intuitive et adaptée à l’activité des intervenants. Enfin, le contrôle des versions durant la vie des ressources média garantit des fichiers actuels et fiables, directement prêts à l’exploitation. 

Moteur de recherche 

Le moteur de recherche du DAM permet de retrouver visuels, vidéos et autres fichiers multimédia sur la base de très nombreux critères. Les mots clés en premier lieu, mais aussi — dans certains cas — les formes ou la géolocalisation, sont autant de paramètres permettant d’accéder rapidement à une ressource. Une fonction d’aperçu des fichiers offre un soutien visuel aux requêtes, l’outil proposant également des détails clés du fichier dans certains cas. 

Personnalisation de l’accès aux fichiers 

Les solutions de DAM récentes ne se limitent plus à la consultation et au partage de fichiers multimédias. Parmi la multitude de ressources disponibles, les utilisateurs doivent en effet pouvoir rapidement les contenus qui les intéressent, en fonction de leur activité habituelle. Les logiciels DAM disposent désormais d’interfaces personnalisables, qui ouvrent l’accès aux fichiers de manière plus intelligente que jamais. Sélections de contenus, mise en avant de fichiers et parcours de consultation organisé accélèrent l’utilisation des médias en cohérence avec l’activité de chaque entreprise. 

Diffusion et partage des médias 

 Le Digital Asset Management permet une diffusion mieux maîtrisée des fichiers de l’entreprise. Outre le contrôle des droits d’accès de chaque utilisateur, le DAM facilite la documentation des fichiers, afin qu’il soit plus facile et rapide d’identifier les ressources utiles. Les données peuvent généralement être exportées dans des formats variés, adaptés aux usages du destinataire. On pourra choisir de diffuser un fichier physique, une URL, mais aussi de partager les méta-données des ressources pour mieux contextualiser la ressource. On accélère ainsi le travail d’équipe grâce à des informations complètes.

Suivi des tâches et notifications 

Le DAM accompagne les processus métier dans leur intégralité. Les workflows de validation peuvent être modélisés en fonction de l’activité, afin que les intervenants créatifs accèdent aux ressources dès leur validation. L’attribution de tâches permet d’adopter une gestion en mode projet, rythmée par des notifications et alertes. Outre la répartition des tâches, le DAM peut fournir d’intéressantes statistiques concernant l’utilisation des ressources ou le temps passé sur chaque projet.  

Fonctions collaboratives 

Grâce au Digital Asset Management, les intervenants peuvent collaborer tout au long du cycle de vie des fichiers multimédias. Les outils de consultation s’enrichissent bien souvent de fonctionnalités de commentaire permettant de mutualiser les visions métier. Les outils de DAM favorisent la collaboration et centralisent les échanges au sein d’un même projet ou dans les groupes d’utilisateurs préalablement définis. Couplées au suivi des tâches, les fonctions collaboratives permettent à chacun de se situer dans les workflows et d’agir au bon moment. 

 

Intégration du DAM dans les outils métiers 

Les ressources issues du Digital Asset Management doivent s’intégrer naturellement dans les outils métiers servant à la création. Extensions et modules dédiés permettent généralement de transférer les ressources digitales dans les outils de création, de traitement de texte ou CMS, sans manipulation ni contrainte. L’utilisation des fichiers est ainsi simplifiée et la création plus rapide. L’historique de recherche, accessible lui aussi, offre une grande continuité d’utilisation entre les outils. 

 

Fonctions analytiques 

Les outils de DAM proposent aujourd’hui des fonctions additionnelles permettant de mieux comprendre l’utilisation des médias numériques par l’entreprise. Les modules analytiques offrent des tableaux de bord complets, avec un aperçu des besoins et performances en matière de ressources digitales. L’entreprise peut ainsi imaginer développer sa production de médias sur la base des ressources les plus consommées. Des rapports complets sur les ressources (stockage, transferts, tâches…) peuvent être consultés ou leur envoi programmé à intervalles réguliers.  

Quels points d’attention lors du choix de son logiciel DAM ?

L’intégration du DAM à la chaîne graphique et la gestion des formats 

Pour un vrai gain d’efficacité, le logiciel DAM choisi doit s’intégrer parfaitement aux outils de travail quotidiens des équipes. Les fichiers du Digital Asset Management doivent non seulement être faciles à ouvrir et à exploiter à partir de toute application métier, mais leur historique doit également être disponible pour assurer la continuité du travail. Un véritable plus pour accélérer encore la production de supports d’un bout à l’autre de la chaîne graphique : la gestion des workflows de validation par l’outil, et les fonctions de rappel ou de notification qui permettent un enchaînement ininterrompu des processus. 

Une diffusion maîtrisée et sécurisée 

La diffusion est un sujet complexe, qui implique à la fois des questions de droits d’auteur, de format de fichiers et de rôles utilisateurs. L’outil choisi doit traiter avec précision chacun de ces aspects. Les ressources doivent être transmises et exploitées sans perte de données et avec un niveau de sécurité adapté aux utilisateurs. Le classement des fichiers dans des collections, la création de groupes d’utilisateurs ou l’utilisation de filigranes sont autant de fonctionnalités importantes pour garantir l’exploitation sécurisée des médias et la validité des droits dans le temps. 

Le soutien au marketing, et plus particulièrement au PIM 

L’intuitivité de l’outil et son caractère ergonomique sont déterminants pour offrir une vraie valeur ajoutée aux départements qui exploitent les médias digitaux. Ainsi, le DAM peut soutenir le marketing grâce à des tableaux de bord, des cartographies et plannings de tâches et autres fonctionnalités de suivi des missions. L’adaptation de l’outil aux workflows de l’entreprise et de ses métiers est elle aussi un bonus de taille, qui permettra une circulation rapide et cohérente des médias en vue de leur utilisation. Par ailleurs, le DAM alimente essentiellement le PIM (Product Information Management), dont il est parfois un module complémentaire. Les deux outils sont intimement liés : leur coordination sera donc essentielle pour une information produit complète et de qualité. 

L’optimisation des ressources et le gain de temps 

Outre sa fonction de banque de données multimédia, le DAM doit avant tout être un facilitateur, qui présentera les ressources de manière à faciliter leur utilisation et offrira plusieurs leviers permettant de gagner du temps. Gestion des retouches directement dans l’outil, suggestions de ressources et mises en avant personnalisées, gestion automatisée des méta-données sont autant d’éléments au service de la productivité. La fonction de recherche est elle aussi au cœur des critères : la modularité des filtres et la richesse des paramètres de requête accéléreront considérablement le travail des collaborateurs. 

En conclusion

Intuitif et intelligent, le DAM est aujourd’hui un outil incontournable pour les entreprises en pleine transformation digitale. Collaboratif, sécurisé et vecteur de gain de temps, l’outil remplit des critères devenus essentiels. Le Digital Asset Management permet de gagner en efficacité, mais aussi en qualité des ressources, tout en maîtrisant mieux leur partage en interne et vers l’extérieur. 

Si le DAM est parfois considéré comme un simple outil de classement, il est en réalité au service de la gouvernance des données, si essentielle pour contrôler les flux circulant dans le SI. En permettant d’identifier les ressources, leur parcours et les rôles des utilisateurs, le logiciel devient un maillon supplémentaire essentiel dans la chaîne des outils d’entreprise. Toujours plus utile face à des volumes de données colossaux, le Digital Asset Management participe à un écosystème applicatif efficace, une importance qui devrait encore croître dans les années à venir. 

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