Décryptage logiciel

Logiciel ERP (Enterprise Resource Planning)

L’ERP, ou Enterprise Resource Planning, est une solution informatique permettant aux structures de toutes tailles de maîtriser les données et services opérationnels issus de l’ensemble de leurs départements. Gestion commerciale, ressources humaines, achats, comptabilités sont centralisés en un point unique facilitant leur communication et permettant d’intégrer plus facilement des applications essentielles. En harmonisant l’information et en standardisant les processus, l’ERP permet une meilleure gestion globale, une grande flexibilité et une efficacité accrue. Plus d’un tiers des entreprises européennes sont aujourd’hui équipées d’un progiciel de ce type, et un grand nombre d’entre elles le renouvellent régulièrement pour en tirer le meilleur parti.

Quels sont l’historique et la définition du Progiciel de Gestion Intégrée ?

Le MRP (Material Requirements Planning), prédécesseur de l’ERP, est né dans les années 1960 d’un important besoin de planification. Tout d’abord employé par la firme Toyota pour une meilleure prévision des achats de composants, le concept de MRP subsiste pendant de longues années, avant de ressembler progressivement à l’ERP tel qu’on le connaît actuellement. Initialement très complexe et coûteux, le concept d’origine est ensuite transformé pour couvrir la comptabilité, puis les stocks, la logistique ou encore la gestion financière. L’Enterprise Resource Planning comme solution globale voit le jour dans les années 2000. De véritables solutions apparaissent alors, destinées à traiter l’ensemble de la planification d’entreprise, et se généralisent rapidement.

Quels sont les enjeux de l’utilisation d’un ERP ?

Un gain de productivité significatif via l’automatisation

L’ERP permet une automatisation de certains des processus métiers de l’entreprise, habituellement réalisés par l’humain au sein d’un workflow récurrent. Exploitant des documents ou informations issus de divers départements et métiers, l’ERP crée des workflows personnalisés en combinant des séquences d’actions systématiques. Dans des domaines tels que la gestion financière, l’informatique ou le marketing, l’automatisation de tâches basiques permet de dégager du temps pour les missions à plus forte valeur ajoutée. Ce fait est particulièrement vrai dans les PME, souvent mal équipées pour traiter les opérations répétitives du quotidien.

Par ailleurs, l’automatisation est une assurance de sécurité : elle permet l’élimination de potentielles erreurs humaines lors de tâches parfois fastidieuses et denses, mais effectue aussi des sauvegardes système de manière plus rigoureuse.

Une anticipation des besoins et des risques

La connaissance précise des stocks, des coûts individuels et globaux de chaque produit et des commandes passées permet à l’ERP d’établir de nombreuses projections, et donc d’instaurer une gestion plus agile des besoins. En analysant les fluctuations de stocks et les étapes de production, il devient possible d’établir un besoin en matières premières et en finances. On évite ainsi plus facilement les éventuelles ruptures de stock et l’on équilibre les dépenses. Le rôle de l’ERP est également de contrôler avec précision la qualité des composants reçus, pour une utilisation sûre et immédiate.

Une interface unique mais personnalisable

Dans des entreprises aux multiples départements, il existe autant de visions et de langages que d’intervenants. Les ERP de qualité sont hautement configurables afin de s’adapter à chaque métier d’entreprise, d’intégrer facilement des documents de formats divers, mais aussi de synthétiser l’ensemble de l’information d’une manière compréhensible par tous.

Par ailleurs, les tableaux de bord produits par l’ERP servent non seulement de support organisationnel pour l’ensemble des intervenants d’une entreprise, mais offrent aussi aux décideurs une assistance pointue au pilotage.

Un niveau de conformité irréprochable

Quel que soit le produit ou service concerné, l’ERP permet de mieux contrôler la qualité des matières premières et des processus de production, et assure également un niveau de conformité optimal.

Audit comptable, archivage de fichiers selon les préconisations légales, respect de contraintes produits spécifiques dans les environnements internationaux sont autant de points essentiels que l’ERP est capable de contrôler à tout instant. Cet aspect est particulièrement crucial si l’on considère la multitude de marchés sur lesquels sont commercialisés les produits d’aujourd’hui.

Des économies de coût et de ressources notables

Grâce à son action de planification à tous les niveaux, l’ERP permet de mieux gérer les ressources disponibles. Les intervenants humains, moins mobilisés par les tâches à faible valeur ajoutée, vont à l’essentiel et permettent de diminuer le temps passé sur les projets. La gestion des ressources matérielles, quant à elle, permet à la fois d’optimiser les stocks et les commandes de matériel, mais aussi de mieux appréhender l’équipement propre à l’entreprise — avec une maintenance plus systématique des outils informatiques, par exemple. Enfin, les prises de décision, mieux accompagnées, permettent de s’affranchir des erreurs et égarements courants, et donc de mieux allouer ses finances.

Qui sont les utilisateurs de l’ERP ?

En fonction des modules sélectionnés, l’ERP peut être utilisé par tout ou partie d’une entreprise. Le plus souvent, les intervenants qui sont assurément amenés à l’utiliser sont les suivants :

Décideurs

Grâce à la vision d’ensemble offerte par le progiciel, managers et chefs d’entreprise peuvent revoir et optimiser leur stratégie en temps réel

Responsables des Ressources Humaines

La compréhension de la santé actuelle de l’entreprise permet de mieux évoluer sur le plan humain, qu’il s’agisse de collaborateurs déjà en place ou de futurs recrutements

Responsables des achats

Essentiels à l’entreprise, les achats tirent un grand bénéfice de l’ERP qui leur permet une grande réactivité et une bonne optimisation des ressources

Responsables de production

L’ERP joue un rôle clé dans l’optimisation de la production, de la prévision des matières premières nécessaires au suivi de fabrication et d’atelier. Il permet aux responsables de production de toujours avoir un temps d’avance et d’éviter toute rupture de chaîne

DAF

Nerf de la guerre, les finances sont parfaitement maîtrisées lorsque l’on fait appel à un module adapté. L’attribution de budgets et autres décisions d’investissements clés ne peuvent être améliorées que sur la base d’analyses précises et sans erreur.

 

On le voit, l’ERP a pour particularité de fournir une assistance à la fois métier et transverse.

Ainsi, chaque module est exploité par un service bien particulier qui tirera de l’outil des avantages et optimisations qui lui sont propres. Cependant, à un niveau plus global, les bénéfices de l’ERP sont visibles sur l’ensemble de l’organisation. Par ailleurs, la lecture des performances, quel que soit le département concerné, est grandement facilitée : tous les collaborateurs de l’entreprise sont donc à la fois utilisateurs du progiciel et acteurs de l’optimisation.

ERP SAP S/4HANA

Le nouvel ERP S/4HANA apporte t’il vraiment les bénéfices promis ?

Avec l’annonce de l’arrêt en 2027 de la maintenance sur ses anciennes versions d’ERP, l’éditeur SAP pousse inexorablement ses utilisateurs au changement. Avec pour arguments une rapidité à…

Quelles sont les grandes fonctionnalités de l’Enterprise Resource Planning ?

L’ERP est un ensemble de modules exploitant chacun une base de données centrale. Chaque module rassemble les informations propres à un département de l’entreprise, toutes les données étant ensuite centralisées au cœur du progiciel. Les informations contenues par celui-ci sont donc dynamiques, chaque modification ayant un impact sur l’organisation dans son ensemble. De nombreux collaborateurs accèdent à l’ERP via un module dédié à leur métier : ceux-ci peuvent donc interagir avec l’outil et connaître à tout instant les conditions encadrant leurs tâches quotidiennes.

Les fonctions les plus classiques d’un ERP sont généralement les suivantes :

Gestion financière

Au cœur de la prise de décisions de l’entreprise, on retrouve de nombreuses opérations financières et comptables : prévisions de trésorerie, affectation, consolidation sont intégrées aux ERP actuels pour un suivi en temps réel et sans erreur.

Sur la base de toutes les données financières de l’entreprise, l’ERP assure la production d’analyses financières complètes et de bilans prévisionnels à destination du Directeur Administratif et Financier et des instances décisionnelles. Outre le gain d’efficacité et de précision, les informations financières peuvent ainsi être partagées plus aisément et favoriser un travail collaboratif entre les différents métiers de l’entreprise.

Gestion des achats et approvisionnements

Parmi les principaux enjeux de la gestion des achats figure la nécessité de se réapprovisionner de manière pertinente et au bon moment, mais aussi de stocker intelligemment les produits et de connaître à tout moment l’état de ses commandes.

Les ERP du marché proposent une large gamme de fonctionnalités permettant de remplir ces objectifs : gestion des factures, des commandes et des relances fournisseurs, calcul du stock optimal et proposition de réapprovisionnement, tableaux de bord et suivi de la qualité fournisseur facilitent le pilotage d’opérations aussi nombreuses qu’évolutives.

Gestion de la production

Les ERP orientés production permettent une gestion complète des étapes de création d’un produit. De la conception au contrôle de la qualité finale et à la traçabilité, de nombreuses opérations doivent être réalisées avec rigueur, selon un cahier des charges, des réglementations et un planning précis. Les fonctionnalités des ERP permettent notamment la gestion des listes des matériaux, la création de bons de production, la prévision des ventes ou la planification de la capacité de production, afin d’anticiper et d’optimiser les coûts de création de chaque produit.

Gestion des ventes

Grâce à une bonne connaissance de la capacité de production et à des tableaux prévisionnels complets, l’ERP facilite les projections et l’anticipation des ventes à venir. Permettant de réaliser des simulations de qualité selon des critères tels que la gamme de produits ou la saisonnalité, il soutient les responsables commerciaux dans le choix de canaux de distribution pertinents. Pour les entreprises disposant de points de vente, l’ERP peut également fournir une vue détaillée des performances de ceux-ci, pour une optimisation plus pointue des actions commerciales.

Gestion de projet

De manière plus globale, un ERP est capable de coordonner les intervenants d’un projet pour un meilleur respect des délais et ressources alloués. Ainsi, les modules dédiés assurent la gestion de plannings et l’affectation de missions pour une parfaite complémentarité des actions. Le suivi de l’avancement de chaque projet, soutenu par des résultats chiffrés et graphiques, se fait en temps réel et permet plus d’agilité et de réactivité pour corriger les éventuels défauts.

Gestion des paiements

Sur le plan administratif, l’ERP permet une gestion sans erreur des paiements et de leurs modalités. Capable de traiter à la fois les questions de paiement électronique, de gestion de devises, de gestion de compte en banque ou de génération de chèques, le progiciel allège l’administration quotidienne des opérations de paiement et facilite tous les aspects de la comptabilité.

Quels points d’attention lors du choix de son progiciel de gestion intégrée ?

ERP généraliste ou métier, orienté TPE ou grand groupe, sur Cloud ou sur serveur : il existe autant de solutions ERP que d’entreprises. Pour bien choisir, il faut avant tout connaître ses propres problématiques et bien cerner les besoins de son entreprise.

Vertical ou transversal : un ERP taillé pour un métier et des besoins

Les entreprises n’ayant que peu de spécificités métier opteront pour une solution horizontale (également appelée transversale) qui couvre l’ensemble des besoins de l’entreprise, tous services confondus. Celle-ci aura une couverture fonctionnelle étendue et globale, avec d’intéressants aspects collaboratifs et de grandes possibilités de personnalisation. Les grands éditeurs généralistes proposent de telles solutions.

Dans le cas de besoins métiers très marqués, une solution dite verticale est à recommander. Les ERP métier se concentrent sur l’aspect très spécifique de certains processus et réglementation pour offrir des réponses pointues aux acteurs du secteur. L’agroalimentaire ou l’industrie, par exemple, se tournent le plus souvent vers des ERP verticaux. Dans ce domaine, les éditeurs spécialisés métier seront les plus qualifiés pour offrir une solution de pointe.

Bien que ne convenant pas à tous les besoins, les solutions les plus généralistes ont l’avantage de la souplesse et de la couverture fonctionnelle. Dans le cas d’une solution verticale, les fonctions et modules seront parfaitement configurés en fonction d’un métier, avec cependant l’inconvénient de manquer de profondeur dans leurs capacités.

Une solution ERP hébergée ou sur Cloud

Les ERP dits « on-premise » sont hébergés sur site et possèdent une licence. Massivement exploitée jusque récemment, cette solution implique cependant un travail d’implémentation important, réalisé par un intégrateur. Une fois l’ERP présent sur les serveurs de l’entreprise, une maintenance régulière doit être assurée pour que le progiciel conserve sa réactivité et sa modernité à tout instant. Ce type d’installation présente aujourd’hui de plus en plus de limites et, du fait de son fonctionnement par licence, peut être privilégié dans le cas d’une utilisation à long terme.

Les solutions ERP SaaS (ou Software as a Service) sont disponibles sur Cloud, ce qui implique une légèreté maximale des efforts d’implémentation et une grande économie de coût. L’impact sur la vie de l’entreprise est lui aussi important : le progiciel est utilisable plus rapidement, peut être mis à jour automatiquement et à distance, et peut récupérer un grand nombre de données issues d’autres sites et programmes. L’autre atout indéniable des solutions sur Cloud est la possibilité d’y accéder depuis n’importe quel site géographique ou terminal : favorisant la mobilité, ce type de formule répond complètement aux nouveaux besoins de travail.

Un ERP évolutif et agile

Plus de la moitié des installations actuellement utilisées en France ont plus de 5 ans, et au moins une entreprise sur cinq possède un progiciel de plus de 15 ans : les chiffres le démontrent, le choix d’un ERP est un engagement sur le moyen, voire le long terme. Il est donc essentiel d’opter pour un outil capable de suivre les évolutions du marché. Par ailleurs, l’entreprise change elle aussi, et l’ERP choisi doit pouvoir s’adapter à ses modifications de structure et de processus. Prônant l’agilité au quotidien, les outils de gestion doivent également envisager les évolutions fondamentales qui finissent toujours par survenir dans une entreprise.

Afin de choisir judicieusement, il est important de s’informer au maximum sur l’outil choisi : celui-ci doit être innovant, régulièrement mis à jour, et il est préférable d’opter pour un éditeur cherchant toujours à anticiper les évolutions du marché dans les dix années à venir.

Un éditeur de progiciels de gestion qui soutient à la fois l’implémentation et le suivi

Placé au cœur même de toute entreprise, l’ERP doit pouvoir s’adapter à l’organisation en place et centraliser efficacement les données des départements clés. Cependant, outre l’aspect technique du progiciel, l’humain est lui aussi essentiel pour une implémentation réussie. Au sein de l’entreprise comme auprès de l’éditeur, il est important de s’assurer un état d’esprit positif et proactif. L’accompagnement de celui-ci est donc essentiel pour un bon démarrage, ainsi que sa capacité à bien appréhender les besoins de chaque métier et à configurer les modules et workflows associés. En fournissant une roadmap claire et en se montrant disponible pour former les équipes à l’utilisation du progiciel, l’éditeur est garant de la bonne prise en main de l’outil. Au-delà des premières étapes d’utilisation, le prestataire choisi doit être un partenaire de confiance présent sur le long terme pour que, une fois devenu autonome, les équipes disposent d’une assistance de qualité pour maîtriser leur module et ses fonctions au fil des mises à jour.

En conclusion

Poussé en avant par le développement des solutions sur Cloud, le monde des ERP continue sans cesse d’innover. Afin de continuer à valoriser les tâches réalisées par l’humain, l’automatisation des tâches proposée par ces progiciels est appelée à s’accentuer dans les années à venir. La RPA (Robotic Process Automation) permettra de s’affranchir de davantage de tâches répétitives, l’utilisation de bots conversationnels ou d’interfaces voix/machine sont des tendances qui permettront d’implémenter des données plus efficacement et de consulter des tableaux de bord sans perte de temps. La part grandissante de l’intelligence artificielle dans les solutions futures devrait permettre un partage d’information encore plus riche et réactif, pour des progiciels du marché qui collecteront des informations depuis des sources de plus en plus riches et offriront des opportunités de pilotage mieux documentées que jamais. En s’ouvrant encore davantage et en accélérant les processus, les ERP de demain risquent fort de façonner le nouveau visage de l’emploi humain.

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