Comment choisir son logiciel SAM (Software Asset Management) ?

Garder une vision complète des licences logicielles

Les logiciels d’entreprise se multiplient, leur déploiement pouvant être planifié ou officieux pour les petites applications. Les licences sont donc nombreuses et leur validité difficile à contrôler. Avoir une vision globale des logiciels utilisés dans l’entreprise permet de garantir leur validité ou agir sur leur renouvellement. C’est cette vision que fournit le SAM, grâce à une reconnaissance automatique des licences et des droits exercés par les utilisateurs, ainsi qu’un inventaire complet du parc applicatif. Ce contrôle permet à la fois de mieux maîtriser l’usage fait des logiciels en entreprise, mais aussi d’améliorer son organisation et d’anticiper les déploiements et renouvellements à venir.

Réduire ses coûts logiciels et rationaliser ses achats

Pour faire face aux dépenses importantes occasionnées par les applications métier, un outil tel que le Software Asset Management est un atout de taille. Le SAM contrôle en permanence la pertinence des licences que possède l’entreprise, évitant les excédents coûteux. Capable d’anticiper les besoins, le SAM permet ainsi de prévoir les achats, et donc de mieux en négocier les tarifs. Par ailleurs, les processus d’achat et de déploiement étant soutenus par l’outil, les interventions du support sont moins nombreuses et la continuité de l’activité est impactée positivement.

Rester en conformité avec les réglementations et sécuriser ses données

Les conditions d’utilisation des données étant toujours plus strictes, les entreprises ont aujourd’hui tout intérêt à s’assurer d’être véritablement en conformité.Le SAM facilite grandement le respect des législations, en contrôlant que les droits d’usage de chaque logiciel sont bien respectés. Le soutien de l’outil permet d’aborder les éventuels audits plus sereinement, et de disposer rapidement d’informations pertinentes sur l’utilisation faite par les collaborateurs.

La mise en conformité est tout aussi utile à ces audits qu’à la protection des données elles-mêmes. Des logiciels à jour, ce sont des données mieux protégées contre les cyber-attaques. Une protection optimale des données permet de gagner en confiance auprès des utilisateurs et de garantir un traitement adéquat de leurs informations personnelles.

Mesurer plus précisément la performance logicielle

Tout comme la gestion des parcs informatiques, celle des logiciels est une tâche complexe. Technologies et objectifs divers, métriques difficiles à unifier : la lecture des performances pâtit de cette complexité, et empêche la bonne compréhension des applications d’entreprise. Il en résulte un parc souvent mal exploité. Le SAM offre une vision d’ensemble du parc logiciel grâce à une haute compatibilité avec les outils métier du marché.  Il détecte ainsi rapidement les non-conformités et problèmes d’habilitations. La production de rapports détaillés apporte de la précision : il devient possible de mesurer concrètement la performance et de mieux comprendre le cycle de vie des applications de l’entreprise.

Offrir plus de souplesse technologique

Les entreprises sont aujourd’hui fréquemment confrontées à la question de la migration vers le Cloud. Celle-ci ne peut pourtant pas s’effectuer sereinement sans connaître les licences et contrats existants en interne. Le SAM fournit une vision précise du parc applicatif et des logiciels pouvant être migrés facilement. La connaissance des conditions contractuelles évite les faux pas et les pertes de temps. Enfin, les informations et statistiques concernant les usages des collaborateurs sont d’une grande aide pour mieux prévoir et échelonner sa migration. Plus généralement, le SAM permet de savoir quand et comment faire évoluer les technologies de son entreprise, et donc de rester compétitif au fil du temps.

Service achats

Le service des achats peut s’appuyer sur une solution de Gestion des Actifs Logiciels pour mieux négocier les achats de licence et les renouvellements de contrat. Le SAM fournit des informations chiffrées précises et évite les redondances logicielles.

Service informatique

Grâce au SAM, les responsables du parc applicatif ont une meilleure connaissance des logiciels utilisés dans l’entreprise et des comportements des collaborateurs. Le service informatique peut accompagner le déploiement des solutions et s’appuyer sur le SAM pour adapter chaque logiciel à l’usage qui en sera fait.

Directeurs/Managers

Avec le soutien du Software Asset Management, les décideurs de l’entreprise peuvent préparer plus sereinement les audits, offrir à leurs clients des garanties de protection de leurs données et se prémunir de tout risque juridique. Les économies de coût générées par la solution permettent de mieux gérer les budgets et d’investir dans de nouvelles technologies.

Découverte de l’infrastructure IT et inventaire logiciel

Le SAM a la capacité d’analyser par lui-même l’infrastructure IT et sa composition. Il réalise ainsi un inventaire complet des logiciels en place, visualise les licences que possède l’entreprise et identifie les licences expirées ou manquantes. Pour garantir le respect de validité de ces licences, l’outil stocke les certificats d’achat et accords de licence pour chaque logiciel. Adaptable, la solution de Software Management peut réaliser cet inventaire sur la plupart des OS (Windows, Mac…) et rend cohérente des données issues de diverses sources.

Gestion du cycle de vie des applications d’entreprise

Du déploiement à la suppression, l’outil de Gestion des Actifs Logiciels supervise tout le cycle de vie des applications d’une entreprise. Le service IT peut donc se reposer sur l’outil, qui gère par lui-même les mises à jour, correctifs et changements de version, l’administration du produit et les questions de support. Si les équipes informatique et métier conservent une part de responsabilité dans la bonne utilisation des logiciels, le SAM assure que cette utilisation se fera efficacement et sur de bonnes bases. Une fois la licence expirée ou si le logiciel est inutilisé, le Software Asset Management intervient également pour mettre à jour efficacement le patrimoine applicatif de l’entreprise.

Analyse des données d’utilisation

Le logiciel SAM récolte de précieuses données quant à l’utilisation des logiciels. Ces données permettent d’une part de s’assurer que les utilisateurs ont des droits pertinents avec leur usage du logiciel, mais aussi de mieux comprendre les redondances et donc de n’acheter que les licences réellement utiles aux collaborateurs. Les logiciels peu ou pas utilisés peuvent être supprimés ou de nouvelles solutions trouvées pour mieux équiper les utilisateurs.

Automatisation des processus de gestion des logiciels

Comme beaucoup d’autres solutions d’entreprise, la solution de Gestion des Actifs Logiciels inclut une part d’automatisation. Certaines tâches réalisées par l’outil améliorent la fiabilité du parc applicatif et des licences. Le SAM gèrera notamment l’installation, la gestion et la suppression de logiciels, l’analyse des licences et les rapports, ainsi que les procédures de demande et d’approbation de licence et l’ensemble de la mise en conformité du parc. Cette capacité d’automatisation libère beaucoup de temps aux équipes IT sans que celles-ci perdent en visibilité sur l’infrastructure : des rapports personnalisés, alertes et notifications peuvent en effet être distribués à tous les collaborateurs impliqués.

Création de rapports

L’outil de SAM réalise un travail poussé d’analyse du parc applicatif, et crée en conséquence des rapports personnalisés permettant de retracer à la fois l’usage fait de chaque logiciel et les questions de conformité. Ces rapports et la préparation à l’audit fournie par l’outil permettent de garder une connaissance pointue de la situation et des besoins logiciels, mais aussi d’aborder les périodes d’audit avec en main les informations clés. Ils peuvent servir de base à la prise de décision concernant les achats logiciels et confirmer le bon traitement des données dans des logiciels sécurisés et à jour.

Prévisions et optimisation de stratégie logicielle

La capacité de projection de certaines solutions de SAM permet de mieux anticiper les changements liés à l’IT. Grâce à cette fonctionnalité qui s’appuie sur l’IA (LIEN IA), le passage à des solutions SaaS peut être anticipé, et des besoins émergents des collaborateurs peuvent être identifiés à l’avance. Pour l’entreprise, la démarche devient donc proactive et permet de mieux maîtriser les coûts et les impacts organisationnels.

La facilité de l’outil à collecter et analyser l’information

Pour offrir des analyses performantes et faire gagner du temps, le logiciel SAM choisi doit pouvoir importer par lui-même les informations relatives au parc applicatif, sans intervention humaine.

Par ailleurs, la rapidité du logiciel à analyser l’infrastructure IT et son niveau de précision seront clés pour identifier efficacement risques et surcoûts. Le logiciel doit disposer d’une bibliothèque d’assets étendue pour comprendre parfaitement le système en place et identifier ses points d’amélioration.

Un vrai soutien pour améliorer son parc logiciel

Outre sa capacité d’automatisation de la gestion logicielle, le SAM a un atout à faire valoir : l’étude des usages et la détection des besoins futurs. L’analyse et les rapports réalisés par l’outil permettent de mieux comprendre les habitudes en interne, d’anticiper les étapes importantes dans l’évolution du parc applicatif et de faire les bons choix pour booster la productivité des collaborateurs. La qualité de ces rapports est donc importante pour prendre des décisions éclairées. Ainsi, l’outil de Software Asset Management choisi est non seulement garant d’une bonne utilisation des logiciels mais grâce à sa capacité d’analyse, il doit également participer également à la stratégie de l’entreprise.

Un facilitateur pour les audits

Les audits représentent un enjeu important pour les entreprises, qui doivent témoigner d’un traitement des données légal et conforme, sans faille de sécurité. Le logiciel SAM participe ainsi à une meilleure gouvernance des données, et peut ainsi faire gagner beaucoup de temps et de sérénité dans la préparation des audits. Pour les entreprises soumises à des audits fréquents, la solution de Software Asset Management doit être un soutien pour connaître son parc et préparer le nécessaire en amont. Le logiciel idéal saura comparer par lui-même l’installation logicielle avec les accords de licences et détecter toute non-conformité. La clarté des alertes et la richesse des actions seront déterminantes pour que l’audit se déroule plus rapidement, et sans frais supplémentaires élevés pour l’entreprise.

Un outil hautement compatible et automatisable

Ce gain de temps et d’argent est au cœur des besoins utilisateurs. La solution de Gestion des Actifs Logiciels doit donc posséder les qualités adéquates pour accompagner la performance : de l’intuitivité au quotidien, un niveau d’automatisation suffisant et une forte compatibilité avec les solutions métier en place afin que l’outil exploite le maximum d’informations. Les solutions liées à la sécurité des données ou à l’ITSM devraient tout particulièrement être compatible. Mais d’autres logiciels, tels que le SIRH, gagneront également à communiquer avec le logiciel SAM. La bonne circulation des données, couplée avec une automatisation complète des rapports, permettra de disposer de la bonne information au bon moment, et donc d’assurer la continuité des processus.