Décryptage logiciel

Comment choisir son logiciel PPM (Project Portfolio Management) ?

Avec la multiplication des projets, le Project Portfolio Management, ou Gestion de Portefeuille de Projets fait son chemin dans les entreprises. Dans un contexte de mondialisation et d’augmentation des flux, la complexité des projets va croissant. Le besoin d’arbitrage est fort, et la prise de décision nécessite une solide assistance pour tenir compte des paramètres clés. Offrant une vision plus globale sur les besoins propres à chaque projet et les dépendances entre chacun d’eux, le PPM est aujourd’hui un outil décisionnel privilégié.

Historique du Project Portfolio Management

La Gestion de Portefeuille de Projet découle directement de la Gestion de Projet, elle-même apparue dans les années 1950. Le concept repose alors sur l’idée d’animer un écosystème de tâches et d’intervenants afin de mener chaque projet à son terme. La Gestion de Projet permet de coordonner les parties prenantes et d’orchestrer la réalisation des tâches pour un (ou plusieurs) projet(s) donné(s). A ses débuts, le concept ne prend pas en compte les éventuelles dépendances entre projets.

La réalité est cependant plus complexe, et les entreprises en prennent progressivement conscience durant la seconde moitié du XXème siècle. Le concept de Project Portfolio Management est officialisé dans les années 1990. Celui-ci se penche sur les dépendances importantes entre les projets d’une même entreprise. Objectifs communs, ressources partagées, coûts interconnectés : les projets influent les uns sur les autres et doivent donc être sélectionnés avec attention, en fonction des possibilités de l’entreprise. Pour soutenir cette dimension stratégique dans des environnements de plus en plus complexes, des outils de PPM sont aujourd’hui développés par une large palette d’éditeurs, sur un marché plus structuré qu’à ses débuts. Initialement exploité par l’industrie, le Project Portfolio Management est peu à peu adopté par tous les secteurs, conscients de l’importance de bien gérer ses ressources pour finaliser sereinement leurs projets.

Quels sont les enjeux de l’utilisation d’un logiciel PPM ?

Rationaliser les ressources

La répartition des ressources lors d’un projet, qu’elles soient financières, matérielles ou humaines, est une opération complexe et difficile à maîtriser en permanence. Le résultat : des ressources parfois gaspillées, ou au contraire insuffisantes. Pour maximiser leur rentabilité, les entreprises ont besoin d’une visibilité complète sur les ressources dont elles disposent. Un outil tel que le Project Portfolio Management offre une prise de recul bienvenue et une vision complète des besoins de chaque projet. Mieux allouées, les ressources sont mieux maîtrisées dans les moments clés de chaque programme.

Accélérer la réalisation des projets

En raison des incertitudes et des imprécisions lors de certains projets, les délais peuvent se rallonger inutilement, causant à la fois des problématiques d’organisation et des surcoûts. Grâce à la modélisation des tâches (diagramme de Gantt) par le PMM et à des plannings propres à chaque projet, les temps d’exécution sont réduits. D’autres fonctions telles que les workflows de validation semi-automatisés ou les systèmes de notification dynamisent les projets et fluidifient les étapes. La bonne préparation et le suivi des tâches permettent d’anticiper, et donc d’éviter tout retard imprévu.

Faire concorder les projets avec la stratégie d’entreprise

Les projets choisis par l’entreprise ont chacun leur propre objectif, mais ils s’inscrivent également dans une stratégie à plus grande échelle. Avec le nombre important de projets déployés chaque année et leurs retombées, il est parfois difficile pour les entreprises de garantir une vraie cohérence entre les actions menées et la stratégie finale. L’objectif du PPM : offrir une prise de recul et des indicateurs concrets pour choisir les programmes les plus en adéquation avec la vision des décideurs.

Prendre des décisions éclairées en temps réel

Bien qu’étant bien définis au départ, les projets menés par l’entreprise évoluent parfois de manière inattendue, tout comme le contexte dans lequel ils s’inscrivent. Au cours d’un même projet, il peut être nécessaire de réévaluer son importance et son niveau de priorité : une prise de décision qui nécessite de posséder des indicateurs complets. Le logiciel de Gestion de Portefeuille de Projets soutient l’arbitrage entre les programmes pour ne conserver que ceux qui offrent la meilleure valeur ajoutée au moment T. Les redondances ou projets inefficaces peuvent ainsi être identifiés rapidement et interrompus afin d’économiser de précieuses ressources.

 

Disposer d’une base commune à tous les collaborateurs

La difficulté à comparer les objectifs et les avancements à tous les niveaux de l’entreprise est une problématique récurrente. Pour mettre les efforts en commun facilement, il est nécessaire d’opter pour une base commune. La solution de Gestion de Portefeuille de Projets unifie la communication sur l’avancement des projets et clarifie la stratégie d’entreprise. Elle emploie pour cela des éléments graphiques clairs, des plans d’action à la complexité modulable et une planification adaptée à chaque service.

 

Sécuriser ses données de projet

Les données d’entreprise sont aujourd’hui plus sensibles que jamais dans un contexte de mobilité et d’accès délocalisés aux outils de travail. La bonne protection de ces données nécessite des outils sécurisés, capables d’administrer finement les accès et de ne diffuser que l’information utile. Recourir à un logiciel de Project Portfolio Management contribue à une cybersécurité renforcée. Celui-ci emploie des mesures de sécurité conformes aux exigences récentes, tout en permettant un accès simplifié, gage de facilité au quotidien.

Qui sont les utilisateurs des logiciels PPM ?

PMO

Véritable chef d’orchestre de la gestion des portefeuilles de projets, le Project Management Office est un service dédié à la mise en application du PPM. Dans les entreprises qui l’emploient, le PMO est le principal utilisateur du Project Portfolio Management, et même son pilier essentiel. Il soutien le partage des ressources, analyse la performance et joue un rôle de conseil, particulièrement utile dans les situations complexes.

Chefs de projet

Grâce à son évaluation poussée des interdépendances, le PPM propose des allocations de ressources humaines et matérielles précises, très utiles aux chefs de projet. A chaque instant, ceux-ci ont de la visibilité sur les actions qu’il est possible d’entreprendre et la manière d’orchestrer les ressources pour les optimiser.

Directeurs de service

Directions financières, DSI, services RH sont impliqués dans l’utilisation du PPM. L’outil fournit un état des lieux constant des ressources nécessaires et des projets actualisés en temps réel. L’outil permet d’anticiper les besoins et de bien orienter les décisions prises par chaque service tout au long des projets.

Décideurs et managers

Grâce au PPM, les décideurs bénéficient d’une vision à 360° sur les projets menés par leur entreprise. L’outil apporte une aide à la décision et fournit des axes concrets pour arbitrer entre les projets et établir des stratégies à long terme.

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Si vous avez commencé à digitaliser vos services internes et gérez régulièrement plusieurs projets simultanément, vous savez sans doute déjà jusqu’à quel point un logiciel de gestion de portefeuilles de projet est indispensable pour leur priorisation et leur organisation. Mais les avantages de cet outil vont bien au-delà de ses attraits sur le plan technique…

Quelles sont les grandes fonctionnalités des logiciels de Project Portfolio Management​ ?

Gestion centralisée des projets

Le PPM inclut des fonctions de gestion de projet classique. Définition d’un plan d’action, vérification de la disponibilité des ressources ou planification modulaire des tâches permettent d’orchestrer un projet donné et d’en assurer le bon déroulement. La mise en œuvre peut être suivie au jour le jour et les risques ou problèmes identifiés rapidement par les chefs de projets. Des notifications et alertes très visuelles soutiennent la prise de décision au bon moment.
La centralisation des projets par le PPM est un atout supplémentaire. L’actualisation des ressources en temps réel sur la base de l’ensemble du portefeuille garantit des affectations et avancées plus fiables pour chaque projet, ainsi que des coûts respectés.

Présentation graphique et aide à la décision

Grâce au logiciel PPM, les projets peuvent être considérés avec du recul et soutenus par des modélisations. Les modèles de projet et les modélisations de méthodes forment une base d’éléments réutilisables et facilitent l’organisation du portefeuille de projets. La gestion des besoins par référentiel permet de traiter chaque sujet de manière plus complète et maîtrisée. Les outils graphiques fournissent quant à eux des vues variées des dépendances entre projets, des rapports entre gains et ressources fournies et accompagnent la prise de décision.

Saisie de données et tableaux de bord

La saisie d’idées et d’activités par les intervenants représente une part essentielle de la gestion de projets. Elle contribue à un engagement fort des équipes et à un déroulement fluide des projets. Les fonctionnalités de saisie du PPM permettent de maîtriser l’avancement des projets : des formulaires complets et adaptés aux métiers permettent de partager des propositions concrètes, et les KPI peuvent être suivis dans des tableaux de bord graphiques clairs et modulables. L’association d’une solution PPM avec un outil de business intelligence ou de data vizualisation permet d’exploiter encore davantage l’information au service de la stratégie future.

Gestion du cycle de vie des projets

Les projets s’observent désormais dans leur globalité pour mieux orchestrer leur déroulement et leurs ressources. L’outil de Gestion de Portefeuille de Projets accompagne cette vision globale, de l’identification des objectifs et tâches jusqu’au suivi de fin de projet.  Les données sont consolidées au fil du temps pour dresser un bilan réaliste à date. L’avancement est visible dans un espace dédié, pour un cycle bien compris et des besoins suffisamment anticipés.

Fonctionnalités collaboratives

L’un des objectifs du PPM est de favoriser l’émergence d’idées constructives, qui feront avancer chaque projet. Pour cela, un ensemble de facilitateurs sont proposés : ceux-ci vont de la contribution participative — analyse de temps passé, votes et idées — au circuit de validation semi-automatisé — qui guide les suggestions vers le bon décideur —, en passant par l’outil de gestion documentaire. Le projet est ainsi un espace d’information ouvert et centralisé, mais aussi une source d’idées mieux maîtrisées.

 

Fonctionnalités d’intégration et d’administration

La solution PPM est généralement conçue pour une administration simplifiée des projets et des accès de leurs intervenants. Manipulable sans code, cette administration inclut des fonctions de sécurité telles que la gestion des utilisateurs et la sécurisation des données, mais aussi des fonctions de gestion simplifiée des données (via des filtres et critères de recherche, ou bien des options d’import et d’export de données, en petits ou en grands volumes).

 

Fonctionnalités additionnelles

De nombreuses fonctions supplémentaires existent chez les éditeurs de Project Portfolio Management, permettant de créer une plateforme modulaire et motivante pour les collaborateurs. Outre la possibilité d’adapter la présentation de l’outil aux codes et à la charte graphique d’entreprise, on citera la création de projets à partir de modèles prédéfinis, les outils de simulation permettant de tester un ensemble de scénarios, ou encore les systèmes de points ou de trophées qui valorisent la contribution des collaborateurs. Ces éléments additionnels vont le plus souvent dans le sens de projets conviviaux, plus simples à s’approprier pour les équipes.

 

Quels points d’attention lors du choix de son logiciel PPM ?

L’intégration à l’infrastructure en place

Pour faciliter la gestion des projets d’entreprise, la solution PPM choisie doit être opérationnelle rapidement grâce à des connexions aux outils en place, qu’il s’agisse d’outils bureautiques, de logiciels métiers (finance, RH) ou de gestion documentaire. Certaines entreprises présentent des besoins particuliers. Le logiciel PPM doit s’adapter techniquement à chaque contexte — avec, parfois, des projets se déroulant à l’international — et à chaque périmètre fonctionnel grâce à son paramétrage et à l’accompagnement éditeur durant le déploiement et les phases ultérieures.

Un outil accessible aux collaborateurs mobiles

La mobilité est aujourd’hui une réalité pour une majeure partie des entreprises. Que celles-ci disposent de collaborateurs sur le terrain ou que les intervenants travaillent de manière délocalisée, la contribution via la solution PPM doit être aussi simple et intuitive sur appareil mobile que depuis un poste fixe. Le design, responsive sur mobile, doit s’accompagner d’une accessibilité des données à tout moment pour parer aux situations de travail en différé. Les collaborateurs disposent ainsi d’éléments complets et continuent à contribuer dans de bonnes conditions de travail à la réussite des projets.

Des outils de mesure de la performance exhaustifs

C’est là l’objectif premier du PPM : améliorer l’organisation et faire gagner l’entreprise en performance. La mesure des résultats doit donc être adaptée (ou adaptable) et la présentation suffisamment riche pour que tous les métiers puissent se l’approprier. Outre l’aspect visuel des analyses, les fonctions d’anticipation et de simulation sont précieuses pour bien identifier les points de blocage lors des projets et être plus réactif. Sur les marchés concurrentiels, où les délais de réalisation sont réduits, la capacité à anticiper est une nécessité.

Une garantie de sécurité des données

Le dispositif de gestion des droits des logiciels PPM implique une administration rigoureuse des accès. Les données doivent bénéficier d’une protection renforcée et d’une bonne granularité dans la gestion des accès, afin que chaque intervenant dispose précisément des informations dont il a besoin. Idéalement, les exigences de sécurité ne doivent pas nuire à l’expérience utilisateur : une connexion facilitée ou automatisée permettra un accès quotidien rapide et donc une meilleure performance.

Une offre scalable avec le temps

Bien que le besoin soit clairement défini au moment de l’adoption du PPM, le nombre de projets qui l’utilisent pourrait bien varier dans le temps. En cas de succès, l’outil est appelé à être davantage exploité, et nécessitera alors des ajustements de ressources. La solution PPM choisie doit anticiper ces questions et permettre une augmentation rapide de la volumétrie de projets sans impact négatif sur les utilisateurs. L’implémentation pourra se faire de manière progressive, ou bien l’outil pourra évoluer de manière souple en fonction des besoins de l’entreprise.

En conclusion

Les enjeux de mobilité et de souplesse qui se posent aujourd’hui pour les entreprises font du logiciel PPM un indispensable de la gestion de projet. Si l’outil Excel bénéficie encore d’une grande popularité auprès des chefs de projet et des collaborateurs, ses possibilités sont limitées et limitantes dans bien des domaines. Grâce à une collaboration accrue et une meilleure sécurisation des données, le PPM fait passer les projets à l’étape et accélère l’atteinte des objectifs.
La structuration du marché permet aujourd’hui aux entreprises de choisir un logiciel taillé pour leurs besoins. Les secteurs les plus spécifiques peuvent désormais, eux aussi, bénéficier d’une gestion simplifiée de leurs tâches et d’une grande intuitivité des outils.
Avec l’arrivée de l’Intelligence Artificielle sur le marché de la gestion de projet, on peut imaginer des projets à plus forte valeur ajoutée, où les tâches les plus élémentaires seront dédiées à la machine. Une évolution majeure pour les entreprises, dont le cœur de métier mérite plus que jamais être valorisé.

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