Si vous avez commencé à digitaliser vos services internes et gérez régulièrement plusieurs projets simultanément, vous savez sans doute déjà jusqu’à quel point un logiciel de gestion de portefeuilles de projet est indispensable pour leur priorisation et leur organisation. Mais les avantages de cet outil vont bien au-delà de ses attraits sur le plan technique…
Objectif : favoriser le travail collaboratif
Un outil de gestion de portefeuilles de projet est utilisé d’abord et avant tout pour simplifier le suivi de l’avancement de vos projets, de vos ressources humaines, financières et matérielles, de vos délais. Mais la coordination des tâches n’est pas l’unique ni le plus important facteur de succès d’un outil de GPP ou PPM. Sa véritable valeur réside dans la capacité qu’il a à privilégier le travail collaboratif, c’est-à dire à améliorer la qualité de la communication et de la coopération entre les différents intervenants d’un projet et à favoriser l’émergence d’idées innovantes au sein des équipes.
La plateforme collaborative : ses avantages
Mettre en œuvre une plateforme collaborative pour réunir ses collaborateurs autour des projets communs apporte assurément de nombreux avantages :
- Accessibilité – Disponibles dans le cloud, les utilisateurs d’un outil de gestion de portefeuilles de projets peuvent profiter des avantages de sa mobilité.
- Adaptabilité – Le recours à une plateforme collaborative offre l’opportunité aux acteurs d’un projet de mieux s’adapter aux nombreux changements qui surviennent en cours de projet.
- Communication – L’avantage de la centralisation des outils de travail que confère une plateforme collaborative contribue à fluidifier le dialogue entre tous les collaborateurs.
- Efficacité des réunions – Les espaces digitaux font en sorte que les réunions se transforment en espaces de décision grâce à un accès direct à toute l’information pertinente.
- Innovation – La nature inclusive d’un espace digital mène souvent à l’expression d’idées et de solutions originales susceptibles d’orienter différemment et de manière avantageuse le cours des projets. Rappelons que l’innovation est cruciale dans des secteurs comme l’industrie .
- Partage de l’expertise – En plus de faciliter le partage des documents et de l’information, un outil de gestion de projet permet aux membres des équipes de partager et d’améliorer leurs compétences et leur expérience respectives pour développer les talents dans l’entreprise.
- Regroupement des outils de travail – Une version d’un logiciel sur un poste de travail, une autre version sur un autre poste, l’éparpillement des outils de travail peut rapidement devenir un véritable casse-tête. L’utilisation d’une plateforme collaborative permet de regrouper tous les outils dans un seul et même endroit pour éviter le désordre et accroître ainsi la productivité.
- Transparence – Cette centralisation des outils rend la plateforme digitale de gestion de projet encore plus efficace en offrant un accès direct à l’ensemble des données et une vision quasi sans failles des projets en cours. Cela permet de faire passer la transparence en entreprise du mythe à la réalité.
La mise en place d’un espace digital : les quatre principes de base
Avant de délaisser les méthodes de travail traditionnelles et de vous orienter vers l’utilisation d’une plateforme digitale, il importe de tenir compte de ces quatre principes de base.
- Dans un premier temps, les dirigeants d’entreprise doivent pouvoir faire, avec confiance et aplomb, la démonstration des avantages que peuvent retirer leurs collaborateurs des outils de GPP.
- Puis, suite à la mise en place des nouveaux outils, une formation doit être dispensée sans délai afin que les équipes apprennent à les utiliser convenablement et en tirent les bénéfices prévus.
- Les gestionnaires d’entreprise doivent en outre donner l’exemple en s’impliquant pleinement et de bon gré dans l’utilisation des outils GPP mis en place en vue de motiver leurs équipes.
- Il faut savoir enfin que l’intégration de toute nouvelle méthode de travail dans une environnement professionnel demande de la patience et de la persévérance pour une parfaite appropriation par les différents acteurs. L’intégration d’un espace collaboratif n’échappe pas à ce principe.
La mise en place d’une plateforme n’est bien sûr pas suffisante
Bien entendu, si la mise en place d’une plateforme collaborative digitale est un pas important vers une meilleure collaboration au sein de votre organisation, elle ne constitue qu’une partie de la solution.
Pour maximiser les bénéfices de cet outil et assurer une gestion efficace de vos projets, il est essentiel de mettre en place une gouvernance des projets solide ainsi qu’une approche de bureau des projets (Project Management Office, PMO).
La gouvernance des projets
La gouvernance des projets définit les règles, les processus et les structures qui encadrent la gestion de vos projets. Elle établit des normes claires pour l’initiation, la planification, l’exécution, le suivi et la clôture des projets. Voici quelques éléments clés à prendre en compte dans votre gouvernance des projets :
- Méthodologies de gestion de projet – Définissez les méthodologies de gestion de projet à utiliser, qu’il s’agisse d’approches traditionnelles (méthode en cascade) ou d’approches agiles (Scrum ou Kanban). Ces méthodologies guideront la planification, l’exécution et le suivi de vos projets.
- Rôles et responsabilités – Attribuez des rôles et des responsabilités spécifiques aux membres de l’équipe projet, tels que le chef de projet, le responsable produit, les chefs d’équipe, etc. Définissez clairement leurs tâches et leurs niveaux d’autorité.
- Processus de gestion des changements – Établissez des processus pour gérer les changements de manière contrôlée et structurée, que ce soit pour les modifications de portée, de calendrier ou de budget.
- Reporting et suivi – Définissez les exigences en matière de reporting et de suivi des projets, y compris les KPI à suivre, la fréquence des rapports et les canaux de communication appropriés.
- Gestion des risques – Mettez en place des processus pour identifier, évaluer et atténuer les risques liés aux projets, afin de minimiser leur impact potentiel.
- Clôture de projet – Définissez les étapes et les critères de clôture des projets, y compris la documentation finale, les leçons apprises et la transition vers les opérations.
Le PMO
Le bureau des projets, ou PMO (pour Project Management Office), est une entité organisationnelle chargée de superviser et de soutenir les activités de gestion de projet au sein de votre entreprise. Le PMO joue un rôle essentiel dans la mise en œuvre et le maintien de la gouvernance des projets. On lui attribue généralement les responsabilités de :
- Définition et promotion des normes – Le PMO établit et diffuse les normes, les processus et les meilleures pratiques en matière de gestion de projet dans l’ensemble de l’organisation.
- Formation et mentorat – Il assure la formation et le mentorat des équipes projet, les aidant à acquérir les compétences nécessaires pour gérer efficacement leurs projets.
- Suivi et reporting – Il surveille également la performance des projets, collecte les données de reporting et fournit des analyses et des recommandations aux parties prenantes.
- Gestion des ressources – Le PMO peut être impliqué dans la planification et l’allocation des ressources (humaines, financières, matérielles) pour les projets.
- Gestion du portefeuille de projets – Il peut aussi gérer le portefeuille de projets de l’organisation, en priorisant les initiatives, en équilibrant les ressources et en veillant à l’alignement stratégique…
- Amélioration continue – …et identifie les opportunités d’amélioration, tout en mettant en œuvre des initiatives pour optimiser les processus de gestion de projet au sein de l’organisation.
A ce sujet, des sociétés de conseil et d’accompagnement comme Celad ou Inside apportent les méthodes pour mettre en place des bureaux de projets (PMO) au sein des entreprises.
