Décryptage logiciel

Logiciel EPM (Enterprise Performance Management)

A une époque où l’analyse des données devient une tâche titanesque pour les entreprises de toutes tailles, les seuls outils de Business Intelligence ne suffisent pas toujours. Outre le respect d’un cadre fiscal exigeant, un enjeu majeur est de mieux allouer le temps précieux des ressources humaines et de fédérer les équipes vers les bons objectifs. C’est dans ce contexte qu’intervient l’Enterprise Performance Management, ou EPM : outil de soutien financier, mais aussi stratégique et commercial, cette solution de pilotage complète se fait peu à peu une place dans les entreprises françaises. Par son approche proactive et sa capacité à optimiser les processus, l’EPM génère des améliorations en profondeur et permet d’atteindre ses objectifs avec précision.

Historique de l’Enterprise Performance Management

La Gestion des Performances est un soutien essentiel des activités de budgétisation et de consolidation des résultats financiers d’entreprise, mais aussi une assistance au pilotage des actions et des ressources. Les outils d’EPM unifient les informations financières et simplifient la gestion quotidienne grâce à un ensemble de fonctions facilitatrices. L’optimisation de processus et les scénarios viennent soutenir l’élaboration de plans budgétaires : les pertes de temps et les incertitudes sont ainsi éliminées, libérant du temps et améliorant la fiabilité des données financières. L’EPM est à la fois un outil financier et décisionnel permettant de mieux atteindre ses objectifs.

 

Comme plusieurs autres concepts structurants des processus d’entreprises, l’EPM est progressivement apparu au milieu du vingtième siècle. Les grands principes de la gestion des performances ont été appliqués par les logiciels de comptabilité de l’ère informatique, dès les années 1970 et 1980. L’informatisation des données permettait alors la création de premiers rapports et une consignation de l’information plus exempte d’erreurs ou de pertes qu’auparavant. La machine prenait également en charge les opérations de rapprochement, chronophages et à faible valeur ajoutée. L’apparition de tableurs, puis leur partage par messagerie, a accéléré la montée en puissance des outils de gestion, qui sont véritablement devenus des solutions dites EPM dans les années 1990, avec l’éditeur Hyperion, pionnier du secteur. Consolidation financière, planification et reporting ont alors fait partie de suites dédiées, sur lesquelles les DAF pouvaient s’appuyer de manière fiable pour leurs analyses.

Les années 2000 ont vu l’EPM progresser rapidement d’un dispositif client/serveur vers des environnements applicatifs sur navigateur, lesquels sont désormais disponibles sur Cloud. L’agilité, la rapidité et l’automatisation caractérisent les solutions modernes, conçues pour libérer du temps aux responsables financiers. Les logiciels EPM s’adressent désormais à de nombreuses typologies d’entreprises, dont elles optimisent les ressources et favorisent la capacité de conseil.

 

Quels sont les enjeux de l’utilisation d’un logiciel EPM ?

Unifier les applications d’entreprise

Les applications financières et tableurs de résultats, autrefois épars et de sources différentes, doivent aujourd’hui être unifiés. Les volumes de données importants requièrent une grande rigueur de gestion, et donc un environnement unifié où chaque type d’information est accessible. Les suites logicielles d’EPM — notamment sur Cloud — assurent une continuité entre budgétisation, planification et consolidation des données financières. L’activité peut ainsi être évaluée dans son ensemble et la mise en application de la stratégie validée avec certitude. L’agilité est alors maximale : un paramètre essentiel, en particulier en temps de crise.

Répondre à toutes les exigences réglementaires en vigueur

L’environnement financier des entreprises est particulièrement contraignant : la consolidation des données et la clôture financière ne doivent laisser aucune place à l’erreur. Les délais se raccourcissent et des normes — telles que l’International Financial Reporting Standards dans la finance — imposent de rassembler l’information de manière très structurée. Un outil logiciel fiable et performant est donc nécessaire pour produire une documentation financière de qualité, alignée avec les exigences fiscales. Dans le même temps, les rapports financiers continuent d’être cohérents avec l’activité et les prérequis de l’entreprise elle-même.

Limiter le taux d’erreur

Dans un contexte économique parfois difficile, les prévisions financières des entreprises doivent être particulièrement précises : celles-ci seront garantes des investissements et dépenses à venir, et donc de la compétitivité de la structure. Les DAF et décideurs doivent pouvoir s’appuyer sur des informations validées, exemptes d’erreur. Le recours à une solution logicielle telle que l’EPM est la réponse à nombre d’exigences en matière de qualité. Non seulement les données sont contrôlées avec précision par l’outil, mais celui-ci est également capable de réaliser automatiquement certaines tâches à faible valeur ajoutée, libérant aux équipes financières un temps très utile pour l’analyse.

Obtenir des analyses réalistes

La réalité du département des finances est souvent éloignée de celle du terrain. Elle gagnerait pourtant à concorder avec la vision des métiers, basée sur des contraintes et réalités différentes. En prenant mieux en considération les scénarios potentiels dans leur planification et leur analyse, les DAF s’assurent plus d’exactitude, mais aussi une stratégie mieux mise en œuvre. Les outils d’EPM font aujourd’hui appel de manière croissante à l’intelligence artificielle — et notamment à l’apprentissage automatique  — pour fournir un soutien décisionnel réaliste. Les prises de décisions stratégiques ou opérationnelles sont ainsi alignées et n’entrent pas en contradiction.

Aligner les actions sur les résultats obtenus

Pour les décideurs, il est parfois difficile de prendre conscience de la situation financière de leur entreprise sur la seule base d’analyses chiffrées. Les résultats et l’atteinte des objectifs sont une chose, mais le besoin d’investir dans l’infrastructure ou de mieux aligner les standards de rémunération des salariés aux réalités du marché sont parfois complexes à appréhender. Grâce à l’intégration des processus et de l’organisation dans son ensemble, les outils d’EPM répondent à ce besoin d’actions pertinentes. Au-delà de sa capacité à synthétiser les résultats, l’Enterprise Performance Management accompagne les responsables dans l’amélioration des processus financiers et dans la réattribution juste de la performance. A la clé, une organisation constamment moderne et un niveau de satisfaction collaborateur élevé.

Qui sont les utilisateurs des logiciels EPM ?

Les EPM sont historiquement considérés comme l’apanage du département financier, mais peuvent en réalité optimiser les performances d’une grande partie des services d’entreprise :

DAF

Les directeurs administratifs et financiers, en premier lieu, font usage de cet outil de consolidation et d’analyse financière. L’EPM permet une visibilité à 360° sur les ressources et les dépenses de chaque département de l’entreprise, un socle fiable et utile pour la prise de décisions engageantes.

Département commercial et marketing

Les solutions d’EPM fournissent des prévisions propices à la définition d’objectifs clairs. Sur la base d’informations réalistes, les équipes peuvent être affectées de manière plus pertinente et s’appuyer sur des chiffres fiables. Sur le plan de la commercialisation, mais aussi des actions marketing, il est plus simple d’arbitrer entre les initiatives essentielles et superflues.

Département achats

L’approvisionnement est mieux orienté grâce aux structures de coûts fournies par l’outil. Les budgets plus clairs permettent de réaliser des achats raisonnés et cohérents, tandis que la connaissance, à tout instant, des finances disponibles assure de bien s’adapter aux fluctuations de prix des matières premières

DRH

Le succès financier de l’entreprise rejaillit plus facilement sur les salariés grâce aux outils d’EPM. Les responsables des RH peuvent ainsi mieux répartir et ajuster les revenus, et anticiper les évolutions de carrière des collaborateurs de l’entreprise.

Décideurs

Les analyses fournies par l’outil sont un socle idéal pour la définition d’une stratégie chiffrée. Il est ainsi possible de mettre en corrélation chaque axe stratégique avec un budget et une performance attendue. Le résultat : moins de surprises et de coûts cachés au moment de la réalisation des projets.

Quelles sont les grandes fonctionnalités des logiciels d’Enterprise Performance Management​ ?

Consolidation et reporting financier

L’une des fonctions essentielles de l’Enterprise Performance Management est la consolidation des données financières et la production de bilans associés. Elle englobe des tâches telles que la gestion des KPI, l’élimination automatique des doublons interentreprises ou la conversion des devises. L’harmonisation et le rapprochement des données sont facilités par cette fonction qui fait appel, selon les éditeurs, à une certaine part d’automatisation et d’IA.

La fonctionnalité de consolidation se double de modules de gestion et de clôture financière, qui garantissent la parfaite conformité des reportings avec les prérequis internationaux.

Intégration et pilotage des processus

Les processus d’entreprise peuvent faire l’objet d’une véritable cartographie au sein des outils d’EPM. L’objectif : accompagner la saisie des données, contrôler le respect des planifications et identifier les points d’optimisation. Les dispositifs de visualisation très graphique des workflows sont intuitifs, conçus pour repérer rapidement les points bloquants. Le pilotage des processus permet d’optimiser non seulement l’allocation de ressources humaines et matérielles, mais aussi les prix pratiqués et la fonction logistique.

Calcul de rentabilité

La gestion des coûts et de la rentabilité apporte une visibilité nette sur les structures de coût en interne, identifie les dépenses pouvant être partagées entre services et prend même en compte le coût des rapports réglementaires à produire par l’entreprise. Sur le plan commercial, les outils d’EPM analysent les ventes et leur succès auprès des consommateurs pour un arbitrage plus simple des actions de développement et de vente. Les rapports croisent les données métier et les informations financières pour produire une analyse utile rapidement, et directement sur le terrain.

Planification intégrée

Cette planification riche en informations réunit les informations financières et les actions métiers au sein d’un plan stratégique et opérationnel unique. Loin des tableurs peu intuitifs mais encore souvent utilisés, les planifications intégrées permettent d’aligner les projets métiers et les finances. On obtient ainsi plus de finesse dans les actions et des résultats plus proches des objectifs. Par ailleurs, la bonne connaissance des contraintes budgétaires d’entreprise, qu’elles soient internes ou externes, facilite l’action des différents services et favorise la collaboration. Enfin, la transparence et la réduction des risques caractérisent cette planification unique, à laquelle tous les intervenants peuvent se référer.

Simulation de gestion

Les fonctions de simulation financière sont précieuses pour les entrepreneurs, en particulier en situation de crise. Face à des incertitudes croissantes et à des prix des matières premières fluctuants, les scénarios sont une alternative rassurante qui réduit le nombre d’inconnues. Ils permettent de s’assurer un niveau de liquidités suffisantes, même en cas de ralentissement de l’activité et de récupérer les informations clés en cas d’incident. Préparés à plusieurs éventualités, les décideurs et managers déploient des stratégies plus agiles et sont réactifs en cas de besoin.

Fonctions collaboratives

Comme de nombreux autres outils récents, les EPM ajoutent à leurs fonctions classiques un panel d’options de communication entre collaborateurs. Les commentaires, notifications, messageries dédiés au partage de données financières centralisent les sujets de type budgétaire et sécurisent l’information échangée. Associées aux optimisations de processus, analyses et simulations, les fonctions collaboratives contribuent à dynamiser l’outil et à mieux concrétiser les objectifs.

Quels points d’attention lors du choix de son logiciel EPM ?

Une couverture fonctionnelle qui cible les points essentiels

L’étendue de la couverture fonctionnelle d’un EPM est certes importante, mais l’outil doit avant tout être performant dans la réalisation de ses missions clés : la planification et la consolidation seront caractérisées par une compatibilité optimale avec les outils — notamment comptables — déjà en place, ce qui accélérera les opérations. L’outil doit être capable de traiter chaque cycle budgétaire de manière qualitative et proposer des reportings et analyses dans des formats adaptés aux méthodes de travail de l’ensemble des équipes. La capacité du logiciel à indiquer clairement l’avancement des tâches au sein de chaque workflow sera garante d’une progression rapide.

Une solution qui évolue avec le contexte

Les règles financières et fiscales au niveau mondial sont particulièrement changeantes. Elles créent donc un cadre mouvant, sujet à évoluer rapidement. Les outils d’EPM de qualité intègrent cette composante et sont capables de s’adapter aux fréquents changements de contexte. Alors que d’autres outils tirent leur force de leur inertie, les logiciels EPM doivent faire preuve d’agilité. La possibilité de créer des versions de processus budgétaires, de se baser sur des modèles de données relativement évolutifs et d’interconnecter l’outil avec les progiciels d’entreprise les plus récents est importante pour garantir cette agilité.

Des budgets réellement documentés

Nombre d’outils d’EPM sont capables d’agréger des données et de tirer des analyses des données financières d‘entreprise. Mais la capacité à expliquer, à justifier les écarts entre prévision et réalité, et l’ajout de commentaires sont tout aussi essentiels pour tirer le meilleur parti d’un bilan sur le long terme. L’outil doit être un soutien décisionnel, et donc proposer des fonctions de documentation suffisantes pour le besoin de l’entreprise. Celles-ci permettront par ailleurs de centraliser les documents dans un seul outil, et donc de gagner du temps.

Une structure de données souple

La modularité des données est essentielle pour adapter le niveau de détail des budgets à chaque métier et aux circonstances les plus diverses. Celle-ci est garante de la bonne utilisation de l’outil sur le long terme : le changement des besoins et des exigences est inévitable au fil des ans, mieux vaut donc opter pour une solution pouvant les accompagner. L’outil choisi doit être capable d’agilité et d’anticipation. Les dimensions à croiser sont aujourd’hui très nombreuses et diverses, et les données proviennent de sources variées, notamment externes : le traitement doit rester performant et les indicateurs s’adapter aux besoins de chaque entreprise.

Un EPM tenant compte de l’organisation d’entreprise

Approche métier ou projets, petite ou grande structure : les EPM sont aussi divers que les profils d’entreprise. L’intégration de processus peut quant à elle être une priorité et, dans ce cas, nécessiter un outil adapté.

Dans tous les cas, l’EPM choisi doit correspondre à une approche précise, qui dépend de ses utilisateurs. Les outils destinés au département financier adopteront une autre approche que ceux qu’emploient les opérationnels. Dans le cas de projets de grande ampleur, un bon EPM facilitera la collecte et le rapprochement de données très diverses, mais aussi la prise en compte des contraintes de terrain dans les scénarios et prévisions. Les services organisés par projets auront, quant à eux, besoin d’un outil facilitant l’échange d’informations à chaque étape. Parmi la multitude d’outils du marché, la solution idéale sera celle qui s’adapte à la fois à l’organisation et à l’infrastructure de l’entreprise.

En conclusion

Les solutions de pilotage sont aujourd’hui incontournables, d’autant plus lorsqu’elles garantissent dans le même temps la bonne santé financière des entreprises. Capable de remodeler efficacement la stratégie d’entreprise, l’EPM s’inscrit dans une démarche d’avenir pour les entreprises : la refonte de processus pour tendre vers une performance maximale et l’automatisation pour optimiser l’intervention humaine. Les avancées technologiques laissent espérer des analyses prédictives et scénarii toujours plus poussés. Sur la base d’objectifs adaptés en temps réel aux réalités des marchés et grâce à une consolidation financière réalisée en toute autonomie par l’outil, les entreprises utilisatrices pourraient, à l’avenir, budgétiser leurs projets avec une précision inégalée. Des concepts tels que le Smart EPM, capable d’interpréter et de retransmettre l’information de manière autonome, sont les sources d’avantage concurrentiel de demain. Ultra-réactives et concentrées sur leur cœur de métier, les entreprises exploitant l’EPM pourront donner le meilleur d’elles-mêmes en toutes situations, avec le soutien de l’outil pour une prise de décision toujours parfaitement éclairée.

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