Décryptage secteur

Les logiciels dans le secteur de la formation

Avec l’avènement des supports digitaux, le secteur de la formation est l’un des premiers à pouvoir directement bénéficier de la transition digitale. On pourrait donc penser que les entreprises du secteur ont accueilli avec joie la possibilité d’adresser une jeune génération de stagiaires épris de formats numériques et de mobilité. Le bilan est pourtant mitigé, avec des entreprises fortement divisées. D’une part, géants du secteur et pure players qui ont pris, les premiers, le train de la formation virtuelle, d’autre part les acteurs de petite et moyenne taille, pour qui les contraintes freinent considérablement le changement.

La loi française soutient les salariés dans le choix de leur avenir professionnel, et ceux-ci ont assurément l’envie de faire valoir ce droit : en 2019, 67% d’entre eux avaient suivi une formation pour développer de nouvelles compétences dans le cadre de leur emploi. L’engouement est fort, le potentiel l’est donc aussi pour les organismes, qui doivent se moderniser à tout prix pour subsister. Répondre aux besoins de mobilité et de formation souple, disponible à tout moment, est d’autant plus important que ces tendances impactent aujourd’hui tous les secteurs et sont appelées à se développer dans le futur.

La digitalisation du secteur de la formation

La formation est l’un des secteurs les plus concernés par la digitalisation. En effet, le service proposé est parfaitement compatible avec des méthodes dématérialisées. Cette digitalisation est non seulement intéressante pour les entreprises et les particuliers, mais elle est aujourd’hui plébiscitée par des utilisateurs rodés aux nouvelles technologies, que la mobilité pousse à se former de manière décalée ou fragmentée.

Pourtant le secteur, encore très attaché aux méthodes d’enseignement traditionnel, n’a fait qu’amorcer la transition digitale jusqu’à présent. Moins de 50% des organismes de formation affirment recourir à des cours virtualisés, ceux-ci ne couvrant généralement pas l’ensemble de l’offre. Partiellement en cause, l’ampleur de ce chantier majeur, que les entreprises du secteur maîtrisent mal et un cadre légal devenu plus exigeant. L’offre du secteur peine donc parfois à se faire connaître et les organismes à se différencier. Le manque de digitalisation est également pénalisant sur le plan de l’image : déjà perçues comme vieillissantes, certaines formations proposent en outre des conditions trop rigides pour devenir attrayantes.

Dans ce contexte et avec la concurrence accrue des pure players, il devient urgent pour la profession de faire évoluer la situation.

Quels sont les enjeux pour le secteur de la formation ?

​Maintenir un cadre pédagogique fort

Le changement de méthodes appelle une évolution majeure des contenus pédagogiques. Le défi est de taille pour les organismes de formation, qui peinent à envisager le chantier. La mutation des structures et des formats de cours nécessite un engagement fort de la part des professionnels. Le défi est d’autant plus important que les plus gros acteurs du secteur et les digital players ont, quant à eux, déjà amorcé le virage et creusent leur avance. Les contenus gratuits, quant à eux, se perfectionnent et rencontrent une grande popularité.

La création d’un contenu en ligne mobilise donc à la fois les enseignants et des personnes capables d’assurer la conception de cours vidéos : la communication est cruciale pour développer un programme pédagogique et différenciant, qui justifiera l’investissement pour les entreprises.

Posséder les compétences suffisantes en interne

Pour le secteur, la question du recrutement de profils qualifiés pour la transition numérique se pose sérieusement. La difficulté à trouver les bons collaborateurs limite la digitalisation pour une grande partie des entreprises du secteur. Celles-ci sont donc poussées à former leurs collaborateurs en place, mais la complexité et la diversité des métiers du numérique constituent elles-mêmes un frein important. Pour les acteurs de la formation, il faut alors arbitrer entre les métiers — community manager, concepteur, enseignant en ligne — et, au-delà de la simple fonction d’enseignant, envisager la refonte de la plupart des services en interne.

Faire baisser le coût de la formation

Le passage à un modèle entièrement — ou en partie — virtuel est une opportunité pour les organismes de formation : celle de réduire les coûts de l’enseignement pour les entreprises et donc d’augmenter l’attractivité des formations. L’effort financier que demande la transformation des méthodes et des supports peut ainsi être compensé par un plus grand succès auprès des entreprises et des apprenants. L’enjeu en vaut la peine mais nécessite de mettre en place une véritable stratégie digitale pour bien communiquer, afin de valoriser l’enseignement digital auprès des prospects, et donc rentabiliser plus rapidement un modèle coûteux au départ.

S’adapter à une règlementation qui évolue

La réglementation, qui imposait depuis 1973 des quotas d’heures de formation, a finalement évolué à la fin des années 2010. En 2019, a été annoncée la réforme de la Formation Professionnelle. Celle-ci entraîne la création d’un Compte Personnel de Formation, plus souple d’utilisation pour les salariés. Par ailleurs, la formation, autrefois validée sur la base de la présence de l’apprenant, doit désormais justifier d’une véritable recherche de qualité et d’un engagement pour le succès de ses élèves.

Le changement est de taille pour les organismes du secteur, qui doivent se mettre à niveau pour obtenir un nouveau type de certification et anticiper l’apparition future d’applications de notation. La concurrence devient réelle pour des entreprises jusque-là établies sur leur marché.

Développer de nouveaux business models

L’apparition sur le marché d’organismes 100% digitaux le montre clairement : les business models sont appelés à évoluer. Jusqu’à présent basé sur le taux horaire de la formation, le coût de chaque formation évolue désormais vers une valorisation de l’enseignement lui-même. La législation va elle aussi progressivement en ce sens : la validation d’enseignements et de connaissances prime sur la simple présence de l’apprenant.

Pour les acteurs les plus traditionnels du marché, une réflexion s’impose pour remodeler les façons d’enseigner, les parcours de chaque stagiaire, ainsi que les validations d’acquis. L’offre doit être attrayante et justifier concrètement son prix pour des entreprises en quête de méthodes innovantes. L’éventail doit être assez large pour satisfaire à la fois les entreprises qui souhaitent rester sur le modèle présentiel, et celles qui plébiscitent le e-learning, plus souple d’utilisation. La valorisation de l’offre est essentielle : le coût des formations virtuelles, s’il ne diffère pas de celui du présentiel, doit être justifié pour convaincre.

Trouver le meilleur compromis entre dépenses et qualité

La digitalisation des enseignements est très coûteuse pour les organismes de formation. Les structures ayant un catalogue bien rempli et des formations techniques doivent faire appel à des experts pour la création de vidéos adaptées. La conception, même basique, reste un pôle de dépenses important que les organismes ne peuvent souvent pas assumer entièrement. Il revient alors aux décideurs de mettre en place une stratégie : digitalisation partielle des supports de cours, exploitation des contenus et méthodes gratuits du web, réseaux sociaux d’apprenants capables de progresser par l’échange ne sont que quelques unes des possibilités. Si le digital pose de nouvelles contraintes, il fournit également de nouveaux outils pour les surmonter.

Valoriser le savoir-faire

Dans la course à l’enseignement numérique, les agences traditionnelles ont tout intérêt à se distinguer grâce à leurs savoir-faire particuliers. Faire valoir des enseignements très techniques ou spécifiques est un enjeu pour se positionner de manière plus pérenne, face à des concurrents digitaux souvent assez généralistes. Si les organismes les moins rompus à la création de supports digitaux ne parviennent pas toujours à moderniser leur offre, des partenariats sont possibles avec les spécialistes du e-learning. L’enjeu est de conserver ce qui fait la force d’un enseignement tout en se modernisant pour répondre à la demande.

Proposer une véritable expérience de formation

Cette modernisation passe en grande partie par la transmission des connaissances, qui doivent aujourd’hui posséder une utilité réelle. Outre le savoir-faire lui-même, c’est son exploitation concrète que prisent les apprenants. La mise en application sur le terrain et les retours d’expérience sont des forces dont peuvent tirer avantage les organismes qui connaissent parfaitement leur sujet. Par ailleurs, les enseignements peuvent désormais prendre des formes innovantes, attractives pour les stagiaires. L’émergence de programmes ludiques ou interactifs permettent de changer de perspective et de mieux intégrer tous les aspects de la formation. La création d’une expérience différente est aussi efficace que marquante et joue en faveur de l’organisme qui la crée.

Mieux appréhender la mobilité

Si plusieurs apprenants plébiscitent le présentiel pour dissocier le cadre professionnel (ou personnel) de celui de la formation, la question de la mobilité est réelle pour les entreprises du secteur. Ce constat est d’autant plus marquant que le Compte Personnel de Formation (ou CPF), qui permet à chaque salarié de financer ses formations, possède désormais son application en ligne. Ce signe que les habitudes ont radicalement changé doit pousser les organismes de formation à mieux connaître leurs clients et à s’adapter. La mise à disposition de e-learning, consultable facilement depuis l’extérieur ou sur mobile, devient un prérequis de plus en plus important lors du choix d’une formation.

 

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Quels sont les logiciels les plus utilisés par le secteur de la formation ?

Les outils de e-learning

La formation digitalisée peut bénéficier de nombreuses fonctionnalités intéressantes et d’une grande souplesse. C’est ce que proposent les solutions de création de e-learning, qui permettent de se former de chez soi, un cours dynamique jouant le rôle de l’enseignant.

Les éditeurs de e-learning proposent aujourd’hui des solutions très exhaustives, dont les modules s’adaptent au secteur : formats courts ou approfondis, aspects techniques ou ludiques, expériences de réalité augmentée ou virtuelle accompagnant la formation pour la rendre plus marquante. Les nouvelles technologies se mettent au service du e-learning et permettent d’agréger, en un seul support, le contenu et la méthode d’enseignement. Sur le plan de la réalisation, la conception est généralement intuitive et la structure plus moderne des cours suscite l’intérêt des apprenants, en particulier les plus jeunes. L’autonomie est le mot d’ordre de ces solutions, qui doivent proposer une interactivité maximale pour plus de réussite.

Les outils de gestion de la formation

Les outils de gestion de la formation, qui contiennent parfois également des modules de e-learning, assistent les dirigeants d’OF de manière complète dans l’organisation de la formation, du planning des cours au bilan pédagogique. Intuitifs, ils agrègent les documents de formation et peuvent les générer eux-mêmes. Certains modules facilitent la communication avec les apprenants et assurent une bonne assiduité et une communication constante.

La gestion de la formation inclut également un bilan de la qualité des enseignements, des statistiques et données graphiques permettant de prendre les bonnes décisions ou de mieux convaincre des prospects. Outre la partie formation, ces solutions très complètes peuvent soutenir les organismes dans leurs démarches commerciales et leur facturation.

Le CRM pour les organismes de formation

Une bonne démarche commerciale est aujourd’hui l’une des clés du succès pour des organismes de formation dont l’offre est parfois peu différenciante. Pour aller plus loin et transformer davantage de prospects en clients, les outils de Customer Relationship Management (CRM) dédiés au secteur de la formation proposent un pilotage entièrement assisté des actions commerciales.

Les logiciels du marché offrent une véritable structuration de l’action commerciale du secteur, qui tarde parfois à se moderniser. Un tableau de bord global permet de piloter à la fois la création de devis, les relances et les modes de contact avec les apprenants. La mise en place d’un planning, d’objectifs et de statistiques s’accompagne de rappels et d’alertes très précieux. Les solutions de CRM font également émerger de nouvelles manières de prospecter et de s’adresser aux entreprises et stagiaires, transformant ainsi la perception de l’organisme par ses prospects.

Logiciels ou modules de gestion RH

Les enseignants sont le fer de lance des organismes de formation. Leurs compétences et leurs qualités pédagogiques sont la clé pour garantir des enseignements qui auront du succès. Les outils de RH dédiés à la formation englobent la gestion de l’aspect humain sous toutes ses formes. Ils constituent des fiches informatives compétences et la disponibilité de chaque enseignant, permettant de mieux allouer les ressources.

Ces outils offrent également une visibilité complète sur la carrière des collaborateurs. Le développement des compétences peut être mieux encadré pour répondre aux objectifs de l’organisme.

La performance des enseignants est quant à elle plus facilement quantifiable grâce aux outils de gestion RH. L’instauration d’objectifs donne un cap plus concret à atteindre et apporte de la visibilité à l’organisme sur les progrès accomplis.

Quelles sont les contraintes et spécificités de la digitalisation dans le secteur de la formation ?​

Le retard de digitalisation du secteur s’explique par des contraintes fortes, parfois difficiles à concilier avec une refonte complète des processus :

L’aspect technique

La transformation de l’offre est une contrainte sur le plan technique, puisqu’elle fait intervenir de nombreux professionnels. Création du support, conception d’un contenu pédagogique, détails techniques de format de fichier, coordination des intervenants : cet aspect du e-learning requiert une importante mobilisation de la part de l’organisme

Le coût du changement

La nécessité de faire intervenir de nouvelles personnes sur la transformation des supports a un coût important. Tous les organismes de formation n’ont pas les ressources pour opérer la mutation, ou ne parviennent pas à trouver des alternatives plus économiques par méconnaissance des outils récents. La refonte du business model dans son ensemble génère des dépenses en temps et en argent qui impactent l’activité.

La difficulté à évaluer l’efficacité des formations

Pour les organismes les plus traditionnels du marché, il est difficile de mettre en œuvre rapidement des méthodes d’évaluation concrète. Ceux-ci doivent tout d’abord investir un temps considérable dans la refonte de leur système et s’interroger sur les indicateurs de performance à choisir. Cet aspect, très bloquant, pousse de nombreuses structures à l’immobilisme et menace leur survie.

Les réticences des enseignants

La digitalisation soulève beaucoup de questions pour les enseignants, qui redoutent de voir leur poste disparaître et leur savoir-faire être remplacé par des supports automatisés. Loin de devenir inutiles, leurs connaissances sont au contraire précieuses pour accélérer la création de formations de qualité, souvent renouvelées. La création d’une véritable expérience de formation est  possible grâce à des programmes interactifs, ludiques, et à des échanges et retours d’expériences constants entre apprenants.

En conclusion

Le développement exponentiel du e-learning, un temps freiné par la résistance de certains organismes traditionnels, touche à présent toutes les entreprises dédiées à la formation. La question n’est désormais plus « si », mais « quand ». Ecrasés par la pression concurrentielle et l’imminence du changement, beaucoup d’organismes de formation français redoutent de se lancer et accumulent un retard préjudiciable.

Les solutions sont pourtant nombreuses pour développer une offre en ligne dynamique et attrayante. La valorisation de savoir-faire est une arme imparable face à des concurrents souvent généralistes.

En prenant suffisamment tôt ce virage du numérique, les organismes de formation les plus ambitieux peuvent espérer accéder ensuite, avec un effort financier moindre, à des supports toujours plus innovants. Le tout numérique, l’utilisation du mobile ou d’objets connectés pour apprendre en toute situation, promet une grande attractivité des cours « nouvelle formule ». L’enseignement mixte entre présentiel et virtuel (ou Blended Learning), l’apprentissage sous forme de jeu ou encore le Micro Learning, par sessions ultra courtes, sont des tendances prometteuses, qui pourraient favoriser l’entrée de la formation dans le quotidien des apprenants tout au long de leur vie active. On le voit, les perspectives sont nombreuses : les entreprises du secteur peuvent donc se montrer confiantes et saisir l’opportunité qui leur est offerte de transformer en profondeur la notion de formation professionnelle.

 

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