Malgré l’avènement du numérique et des logiciels dans le Cloud, bien préparer ses projets informatiques depuis l’étape initiale du cahier des charges est encore et toujours un concept d’actualité. Il est essentiel pour assurer un bon départ à chaque projet informatique et pour que chaque partie prenante puisse suivre son avancement. Les outils d’aujourd’hui ne remplacent pas ce document clé mais se mettent au service des chefs de projets qui souhaitent le créer, afin d’assurer le succès de chaque réalisation.
Simple mais essentiel : commencer par cerner son besoin
Si aujourd’hui, plus d’un logiciel prétend déterminer pour vous vos besoins précis, chaque entreprise est en réalité unique. Il existe des besoins bien spécifiques à chaque projet, et des facteurs variables dépendant de chaque structure. Construire son cahier des charges est un excellent moyen de mettre au clair toutes les spécificités de la société, avec ce qui est souhaité et ce qui est à éviter. Ainsi, dès son démarrage, le projet informatique sera bien cadré et va s’orienter de manière précise, avec des acteurs bien conscients de leurs contraintes et possibilités.
Une approche efficace pour affiner cette compréhension est de réaliser une Gap Analysis. Cette méthode permet d’identifier les différences entre l’état actuel de vos processus et l’état souhaité en termes de fonctionnalités logicielles. La tendance actuelle est de privilégier les fonctionnalités standard des logiciels plutôt que de développer des solutions sur-mesure. Pourquoi, me direz-vous ? Parce que les solutions standardisées offrent plusieurs avantages :
- Évolutivité et Flexibilité : Les logiciels standard sont conçus pour être modulaires et évolutifs. Ils suivent les tendances du marché et bénéficient régulièrement de mises à jour qui intègrent les meilleures pratiques et les innovations technologiques. Ainsi, votre entreprise peut facilement adopter de nouvelles fonctionnalités sans avoir à réinvestir massivement dans des développements spécifiques.
- Réduction des Coûts : Le développement de fonctionnalités spécifiques peut être coûteux, non seulement en termes de développement initial mais aussi de maintenance et de support. En optant pour des solutions standard, vous bénéficiez d’économies d’échelle et réduisez les coûts liés aux personnalisations excessives.
- Conformité et Sécurité : Les éditeurs de logiciels standard investissent considérablement dans la sécurité et la conformité réglementaire. En utilisant ces solutions, votre entreprise profite d’une sécurité renforcée et d’une conformité accrue avec les normes et les réglementations en vigueur.
- Communauté et Support : Les solutions standard disposent souvent d’une large communauté d’utilisateurs et de ressources de support abondantes. Cela inclut des forums, des tutoriels, et des retours d’expérience précieux qui peuvent vous aider à optimiser l’utilisation de ces outils et à résoudre rapidement les problèmes rencontrés.
En intégrant cette approche dans votre cahier des charges, vous vous assurez que votre projet IT sera non seulement aligné avec vos besoins spécifiques mais également flexible et durable à long terme. Cette stratégie permet de maximiser l’efficacité et la performance de vos outils tout en minimisant les risques et les coûts associés aux développements sur-mesure.
Une réelle efficacité dans la réalisation
Se lancer dans la gestion d’un projet en écartant l’étape de la définition du projet des contraintes peut sembler au premier abord être un formidable gain de temps. Cependant, cette méthode entraîne généralement de nombreux aller-retours inutiles entre chef de projet et les prestataires. De multiples détails doivent être vérifiés, des imprévus surgissent que l’on ne sait généralement pas comment gérer : la complexité de votre projet va se dévoiler progressivement au fil du temps et il est essentiel d’éliminer le maximum d’inconnues au préalable. Il est donc indispensable de veiller au cadrage du projet. Cela permettra de limiter les échanges superflus et également les risques d’incompréhensions ou d’erreurs qui peuvent en découler. De nombreux outils existent comme les logiciels PPM.
Garantir une plus grande qualité
En définissant clairement ce qu’il souhaite pour son projet, le chef de projet s’assure une réalisation dont la qualité correspondra à ses attentes. Les contraintes de départ et les besoins de l’entreprise définissent ensemble un niveau de qualité final attendu et orientent mieux les prestataires dans leur travail. Le projet sera donc mené à son terme plus vite, mais aussi de manière plus rigoureuse, avec un résultat plus satisfaisant. La définition d’un document de prérequis permet par ailleurs de vérifier, en cours de projet, que les lignes principales sont bien respectées et que l’on se s’achemine bien vers le résultat souhaité.
Pour garantir une plus grande qualité, il est également essentiel de se tourner vers des méthodologies de gestion de projet éprouvées et des plans d’assurance qualité robustes.
1. Les méthodologies agiles :
Les méthodologies agiles, telles que Scrum et Kanban, sont devenues des références en matière de gestion de projet IT. Elles favorisent une approche itérative et incrémentale, permettant ainsi une réactivité accrue et une amélioration continue. Voici quelques éléments clés des méthodologies agiles :
- Cycles courts et itératifs (Sprints) : Les projets sont divisés en courtes périodes de travail appelées sprints, généralement de 2 à 4 semaines. Chaque sprint aboutit à un livrable fonctionnel, permettant aux parties prenantes de voir les progrès réalisés et de fournir des retours d’expérience réguliers.
- Flexibilité : Les méthodologies agiles permettent de s’adapter rapidement aux changements de priorités ou aux nouvelles exigences. Les équipes peuvent ajuster leur travail en fonction des feedbacks reçus à la fin de chaque sprint.
- Collaboration et communication : Les méthodologies agiles encouragent une communication continue entre les membres de l’équipe et les parties prenantes. Les réunions quotidiennes (stand-ups) et les revues de sprint sont des moments clés pour aligner les efforts et résoudre rapidement les problèmes.
- Amélioration continue : À la fin de chaque sprint, une rétrospective permet à l’équipe de réfléchir sur ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. Cette approche itérative conduit à une qualité accrue et à une efficience optimisée du projet.
2. Les plans d’assurance qualité (PAQ) :
Un PAQ bien structuré est indispensable pour garantir que chaque étape du projet respecte les normes de qualité définies. Un plan d’assurance qualité comprend généralement :
- Revue de Code : Des inspections régulières du code source permettent d’identifier et de corriger les erreurs avant qu’elles ne deviennent des problèmes majeurs.
- Tests Unitaires : Chaque composant du logiciel est testé individuellement pour s’assurer qu’il fonctionne correctement.
- Tests d’Intégration : Les différents modules du logiciel sont testés ensemble pour vérifier qu’ils interagissent correctement.
- Tests Utilisateurs : Les utilisateurs finaux testent le logiciel pour s’assurer qu’il répond à leurs besoins et attentes.
- Documentation et Traçabilité : Tout le processus de développement est documenté, et chaque étape est tracée pour garantir la transparence et la responsabilité.
De la motivation pour les équipes tout au long du projet
Enfin, un projet cadré, c’est également un projet motivant ! Avancer avec de véritables points de repère permet d’être plus rapide à chaque étape, et donc plus satisfait de son déroulement. La structure que représente un document officiel est rassurante pour les parties prenantes, qui voient des résultats concrets apparaître rapidement. Les échanges fructueux sont eux aussi source de motivation, et donc d’efficacité. Un cercle vertueux qui profite au projet et, plus globalement, à la santé de l’entreprise. C’est d’autant plus important lorsqu’il y a plusieurs projets collaboratifs simultanés comme c’est de plus en plus le cas du fait de la digitalisation des entreprises et de leurs services internes.
Comparatif et communauté : le logiciel au service de l’entreprise
Le cahier des charges n’a plus besoin d’être un document rigide, rempli par tous les départements d’informations denses et parfois inutiles. Aujourd’hui, des conseils pour construire un cahier des charges existent pour le réaliser de manière plus simple, en allant à l’essentiel. Communauté ou comparatif, de nombreuses solutions permettent de ne rien oublier dans ce document clé de votre projet. Les logiciels d’accompagnement cernent avec vous la richesse des projets informatiques actuels, en s’adaptant spécifiquement à votre besoin pour une gestion de projet plus aisée.
Pour optimiser la sélection de votre logiciel, il est également conseillé de vous appuyer sur les retours d’expérience d’autres entreprises ayant mené des projets similaires, notamment en ce qui concerne les projets ERP.
Ces REX sont une mine d’or pour identifier les bonnes pratiques, les pièges à éviter et les solutions innovantes. Ils vous permettent de bénéficier de l’expertise d’autres entreprises et de comprendre comment elles ont résolu des problématiques similaires. Quelques exemples :
- Déploiement de SAP S/4HANA d’Acome : cet article présente comment la société Acome a modernisé son système d’information industriel en migrant vers l’ERP intelligent SAP S/4HANA, visant à intégrer et améliorer la gestion de la production industrielle avec des fonctionnalités standards tout en minimisant les personnalisations spécifiques.
- Implémentation d’Oracle ERP Cloud chez Kersia : le groupe agroalimentaire Kersia a consolidé ses 38 systèmes ERP disparates en une seule plateforme Oracle ERP Cloud, améliorant ainsi la gestion intégrée de ses opérations mondiales pour une efficacité et une transparence accrues.
