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Si vous avez commencé à digitaliser vos services internes et gérez régulièrement plusieurs projets simultanément, vous savez sans doute déjà jusqu’à quel point un logiciel de gestion de portefeuilles de projet est indispensable pour leur priorisation et leur organisation. Mais les avantages de cet outil vont bien au-delà de ses attraits sur le plan technique…

 

 

Objectif : favoriser le travail collaboratif

Un outil de gestion de portefeuilles de projet est utilisé d’abord et avant tout pour simplifier le suivi de l’avancement de vos projets, de vos ressources humaines, financières et matérielles, de vos délais. Mais la coordination des tâches n’est pas l’unique ni le plus important facteur de succès d’un outil de GPP. Sa véritable valeur réside dans la capacité qu’il a à privilégier le travail collaboratif, c’est-à dire à améliorer la qualité de la communication et de la coopération entre les différents intervenants d’un projet et à favoriser l’émergence d’idées innovantes au sein des équipes.

 

 

La plateforme collaborative : ses avantages

Mettre en œuvre une plateforme collaborative pour réunir ses collaborateurs autour des projets communs apporte assurément de nombreux avantages :

  • AccessibilitéDisponibles dans le cloud, les utilisateurs d’un outil de gestion de portefeuilles de projets peuvent profiter des avantages de sa mobilité.
  • Adaptabilité – Le recours à une plateforme collaborative offre l’opportunité aux acteurs d’un projet de mieux s’adapter aux nombreux changements qui surviennent en cours de projet.
  • Communication – L’avantage de la centralisation des outils de travail que confère une plateforme collaborative contribue à fluidifier le dialogue entre tous les collaborateurs.
  • Efficacité des réunions – Les espaces digitaux font en sorte que les réunions se transforment en espaces de décision grâce à un accès direct à toute l’information pertinente.
  • Innovation – La nature inclusive d’un espace digital mène souvent à l’expression d’idées et de solutions originales susceptibles d’orienter différemment et de manière avantageuse le cours des projets. Rappelons que l’innovation est cruciale dans des secteurs comme l’industrie .
  • Partage de l’expertise – En plus de faciliter le partage des documents et de l’information, un outil de gestion de projet permet aux membres des équipes de partager et d’améliorer leurs compétences et leur expérience respectives pour développer les talents dans l’entreprise.
  • Regroupement des outils de travail – Une version d’un logiciel sur un poste de travail, une autre version sur un autre poste, l’éparpillement des outils de travail peut rapidement devenir un véritable casse-tête. L’utilisation d’une plateforme collaborative permet de regrouper tous les outils dans un seul et même endroit pour éviter le désordre et accroître ainsi la productivité.
  • Transparence – Cette centralisation des outils rend la plateforme digitale de gestion de projet encore plus efficace en offrant un accès direct à l’ensemble des données et une vision quasi sans failles des projets en cours. Cela permet de faire passer la transparence en entreprise du mythe à la réalité.

 

 

La mise en place d’un espace digital : les quatre principes de base

Avant de délaisser les méthodes de travail traditionnelles et de vous orienter vers l’utilisation d’une plateforme digitale, il importe de tenir compte de ces quatre principes de base.

  • Dans un premier temps, les dirigeants d’entreprise doivent pouvoir faire, avec confiance et aplomb, la démonstration des avantages que peuvent retirer leurs collaborateurs des outils de GPP.
  • Puis, suite à la mise en place des nouveaux outils, une formation doit être dispensée sans délai afin que les équipes apprennent à les utiliser convenablement et en tirent les bénéfices prévus.
  • Les gestionnaires d’entreprise doivent en outre donner l’exemple en s’impliquant pleinement et de bon gré dans l’utilisation des outils GPP mis en place en vue de motiver leurs équipes.
  • Il faut savoir enfin que l’intégration de toute nouvelle méthode de travail dans une environnement professionnel demande de la patience et de la persévérance pour une parfaite appropriation par les différents acteurs. L’intégration d’un espace collaboratif n’échappe pas à ce principe.
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