La GED pour les PME : quelles spécificités pour les moyennes structures ?

par | 29 juin 2021 | Logiciels métiers

L’usage de la donnée évoluant avec les nouvelles contraintes de travail — collaboratif et à distance, nécessitant d’enrichir et de partager aisément les documents —, la GED est plus que jamais utile aux entreprises pour conserver la main sur leurs documents. Les PME, cependant, ont généralement une organisation hybride : s’appuyant sur des méthodes peu systématisées, les collaborateurs de moyennes entreprises ont besoin d’outils spécifiques, taillés pour le quotidien. C’est ce qu’ont compris certains éditeurs, qui se concentrent sur les besoins des collaborateurs, les usages de terrain et les préoccupations de sécurité toutes particulières des PME.

L’utilisation de la GED pour pérenniser et suivre ses documents

 

La Gestion Electronique des Documents permet en premier lieu un classement et un stockage rigoureux des documents de l’entreprise tout au long de leur vie. Ceux-ci s’accompagnent d’un certain nombre de fonctions : accès sécurisé, recherche, contrôle des versions, consultation ou diffusion des documents soutiennent ainsi les collaborateurs au quotidien. Capable d’automatisation partielle, l’outil de GED permet de mettre en place des cycles de validation fluides et d’accélérer les processus.

 

Les enjeux de l’utilisation de la GED pour les entreprises sont généralement liés à :

  • L’organisation : la Gestion Electronique permet d’éliminer le format papier, lequel occasionne dépenses supplémentaires et erreurs
  • La sécurité : via un accès sécurisé aux documents, mais aussi grâce à un meilleur respect des contraintes légales d’archivage et du RGPD
  • La compétitivité : Les processus sont plus rapides grâce à la disponibilité des documents, et le format numérique participe d’une expérience client plus qualitative

 

Pour les collaborateurs comme pour les partenaires de l’entreprise, la GED doit contribuer à une meilleure orchestration des actions et libérer ses utilisateurs d’une charge de travail administrative non négligeable.

 

Les PME : une gestion des documents soumise à la réalité du terrain

 

Pour les PME, la question de la dématérialisation n’est pas toujours une priorité : moins de 20% d’entre elles ont entièrement numérisé leur gestion documentaire.

La réalité de ces entreprises de taille moyenne implique encore une large part de documents papier, perçus comme plus simples à manipuler, annoter et ranger. Les logiciels récents dédiés aux PME tentent de répondre à ce besoin de simplicité en automatisant une large part du classement.

 

Les spécificités des logiciels de GED dédiés aux PME

Un classement intuitif

 

Les PME doivent bien souvent aller à l’essentiel. Le besoin est à la dématérialisation immédiate et simple des documents, et à leur consultation depuis n’importe quel lieu ou site de l’entreprise.

Les logiciels de GED dédiés aux PME facilitent l’indexation des documents : dès leur dépôt dans l’outil, l’extraction de métadonnées et de mots clés se font automatiquement. Cette automatisation facilite la prise en main de l’outil et rassure des collaborateurs qui souhaitent gagner du temps. La recherche et la consultation sont eux aussi simplifiées : les technologies de reconnaissance des caractères et de classement intelligent prennent en charge la partie technique de la gestion de documents. Les utilisateurs trouvent facilement le fichier recherché, sans recourir à des fonctions de recherche complexes.

Une expérience de modification et de partage proche du format papier

 

Le maintien des documents papier dans beaucoup de PME s’explique par le besoin des collaborateurs d’accéder rapidement à leurs documents et de les annoter facilement selon les impératifs du terrain. La GED pour les PME prend en compte les habitudes des métiers et propose une consultation adaptée. Intuitive, celle-ci permet de parcourir et commenter les documents, mais aussi de les partager en quelques étapes.

L’accessibilité des fichiers en situation de mobilité est une autre des fonctionnalités clés de ce type de Gestion Electronique : interface simple d’utilisation et connexion depuis n’importe quel terminal permettent aux utilisateurs d’agir sur les documents comme s’ils les avaient en main.

 

Des formalités administratives allégées

 

Les collaborateurs des PME subissent quotidiennement une importante charge administrative. Factures, notes de frais, documents fournisseurs sont directement réalisés par les métiers et peu automatisés. Le classement et la recherche eux-mêmes représentent une déperdition d’efforts qui pèse sur la performance.

Ces tâches chronophages sont plus particulièrement ciblées par la GED pour les PME, laquelle permet aux utilisateurs de se concentrer sur les tâches essentielles. Les outils de GED se concentrent sur les tâches du quotidien et sur l’acquisition rapide des documents — grâce notamment à l’IA — avec un niveau de personnalisation élevé par secteur et métier.

Une sécurité renforcée

 

La sécurité et l’intégrité des données sont des préoccupations de taille pour des PME n’ayant pas toujours une infrastructure de pointe pour se protéger. Les solutions de Gestion Electronique des Documents pour les moyennes entreprises mettent l’accent sur cette protection. Celle-ci passe par des mesures strictes de cryptage des documents, de contrôle d’intégrité et d’accès aux fichiers. Une large part des éditeurs proposent désormais un stockage sur le territoire français, répondant à la forte demande d’un Cloud souverain pour sécuriser les données.

Enfin, la sécurité des documents passe par des mesures de sauvegarde adaptées. La copie intégrale des documents et leur protection par l’outil de GED permettent de faire face aux menaces pesant sur les données et aux risques de destruction.

Une accessibilité toute particulière pour les PME

 

Les PME manquent souvent de temps pour mettre en œuvre des solutions telles que la GED, et doivent absolument s’appuyer sur un outil capable de souplesse et de mobilité.

Les logiciels de GED dédiés sont donc conçus pour un accès et une mise en place très simples.  Parmi les avantages, un déploiement et une prise en main ultra-rapides qui ne freinent pas l’entreprise dans son quotidien. Interopérables avec de nombreuses applications courantes, les logiciels de GED pour les PME sont bien souvent en mode SaaS à 100%, et donc accessibles immédiatement, notamment par les collaborateurs en déplacement et en télétravail. L’accessibilité se joue également sur le plan tarifaire : les prix des GED s’adaptent au nombre d’utilisateur et à la richesse des modules, rendant l’outil abordable pour les plus petites structures.

De manière générale, la Gestion Electronique des Documents pour les PME simplifie les workflows grâce à l’automatisation. Les documents, même volumineux, peuvent être validés et transmis en quelques clics aux collaborateurs et partenaires : l’apport est donc réel pour les PME, qui gagnent immédiatement en productivité.

 

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