Le pilotage de la performance comme la digitalisation d’une entreprise ne sont pas simples. Mais naviguer à vue – comme le font un trop grand nombre de TPE et de PME – dans un environnement aux exigences toujours plus considérables est hautement téméraire. C’est pourquoi se doter de bonnes pratiques en créant un tableau de bord en tant qu’outil d’aide à l’amélioration de la performance est devenu une nécessité. Mais en quoi consiste cet outil ? Quel est son rôle ? Comment le mettre en place efficacement ? Vous trouverez les réponses à ces questions dans la présente rubrique.
Le pilotage d’entreprise, c’est quoi au juste ?
Piloter une entreprise implique le contrôle et l’optimisation des performances de cette dernière à l’aide de différents outils et d’indicateurs. Il consiste donc à recueillir des données pertinentes afin de les évaluer en vue de prendre les décisions qui s’imposent. Le pilotage a donc pour principaux objectifs la prévention des risques, l’anticipation des embûches et l’amélioration de l’efficacité tant sur le plan organisationnel que financier.
Les tableaux de bord : leur définition, leurs rôles
Les tableaux de bord demeurent encore aujourd’hui des outils peu connus, méconnus, au concept vague. Leur usage est depuis si longtemps limité à la préparation d’un budget, à la présentation de rapports en lien avec la comptabilité ou la finance ou encore au simple reporting dans un fichier Excel qu’ils en ont perdu leur fonction première : piloter.
À quoi servent les tableaux de bord ? Ils servent d’abord et avant tout à analyser les données pour évaluer les progrès menant à l’atteinte des objectifs de rentabilité en entreprise. Ils mettent en lumière les résultats physiques ou financiers par rapport aux buts à atteindre et déterminent clairement les écarts.
Les tableaux de bord sont aussi des outils de réactivité. Ils permettent d’orienter les mesures à prendre pour corriger les écarts relevés.
Ce sont en outre des outils d’information et de motivation pour les gestionnaires. Ils servent à transmettre en interne les résultats obtenus afin de stimuler les équipes à poursuivre le travail amorcé en vue d’atteindre les objectifs fixés.
La conception d’un tableau de bord : les grandes étapes
C’est ainsi que sont apparues des technologies d’analyse ultra puissantes et bien connues des contrôleurs de gestion comme la technologie multidimensionnelle Essbase qui, grâce à l’expertise des intégrateurs experts, permet depuis de nombreuses années d’élaborer des tableaux de bord et des reportings financiers efficients en respectant certaines étapes qui ont trait autant au fond qu’à la forme :
Détermination des objectifs
La première étape à franchir dans la réalisation d’un tableau de bord est de déterminer de manière exhaustive l’objectif et la cible visés par un tel exercice. L’utilisation qu’on souhaite faire du TB peut aller bien au-delà de l’évaluation du rendement et s’inscrire dans le cadre de projets collaboratifs et transverses .
Choix des KPI
Les KPI (Key Performance Indicators) sont indissociables des tableaux de bord. C’est par l’intermédiaire de ces indicateurs clés qu’un dirigeant peut mesurer l’efficacité de ses actions. Il existe une multitude de KPI, dans tous les secteurs d’activité. Chaque indicateur doit de plus être combiné à au moins un inducteur, c’est-à-dire à un élément servant à perfectionner le rendement de l’activité, en termes de qualité, de délai ou de coût. Il importe de veiller à limiter le nombre d’indicateurs clés dans les tableaux de bord, d’opter pour les bons et de les interpréter correctement.
Définition de la fréquence de mise à jour
La conception de tableaux de bord doit aussi prévoir la détermination d’une périodicité de mise à jour. Que l’on opte pour une mise à jour quotidienne, hebdomadaire ou annuelle, la périodicité choisie doit avoir du sens pour ne pas devenir contre-productive.
Forme des tableaux
L’utilisation du tableur Excel pour la conception des tableaux de bord est une option valable mais elle n’est pas la seule à l’heure de la généralisation des logiciels dans le Cloud. Il est aussi possible de se servir d’un outil de reporting que les collaborateurs maîtrisent déjà pour concevoir ses tableaux. Plusieurs solutions de business intelligence SaaS sont aussi disponibles pour la construction et la diffusion de tableaux de bord. Dans tous les cas, l’essentiel est de pouvoir mettre en valeur visuellement les données importantes.
Au-delà de la construction de KPI et de tableaux de bord, il existe des outils dédiés au pilotage de la performance des entreprises comme les logiciels EPM.
