Transformation des organisations : le rythme s’accélère mais est-ce que les équipes suivent ?

par | 20 octobre 2021 | Innovation

Transformation des organisations : le rythme s'accélère mais est-ce que les équipes suivent ?

Les entreprises sont aujourd’hui confrontées à de nombreuses transformations : des mutations organisationnelles aux enjeux liés à la Big Data en passant par les défis de la crise sanitaire, le changement est un projet de longue haleine, que les décideurs ne savent pas toujours comment aborder. Plusieurs facteurs clés déterminent pourtant la réussite de la transformation. Les connaître, c’est avancer dans le bon sens et s’assurer l’adhésion des collaborateurs.

Aborder la transformation : des étapes clés à connaître

La transformation se construit. Plutôt que de se jeter à corps perdu dans les projets, il est préférable d’investir du temps supplémentaire pour bien anticiper les étapes à venir. Pour s’assurer un changement plus harmonieux, on s’attachera notamment à :

Progresser par étapes

Les diverses transformations d’entreprise se suivent et se ressemblent, donnant parfois l’impression d’un chantier immense à traiter en une seule fois. La réussite se joue pourtant dans la prise de recul : la décomposition du changement en projets plus modestes permet de définir des priorités et de comprendre l’enchaînement des actions.

Le passage en mode gestion de projet permet non seulement de se fixer des objectifs et tâches clairs, de désigner des chefs de projets et référents, mais aussi de mieux articuler l’action des différents métiers. Transformation numérique, culturelle ou organisationnelle : grâce à des outils de gestion de projet dédiés, le changement sera quantifié et sa réalisation suivie jour après jour.

Préparer la transformation

La transformation des entreprises est avant tout un défi humain. Selon le modèle de gestion du changement formulé par le psychologue Kurt Lewin, les étapes de dégel, de changement et de gel doivent permettre de préparer les collaborateurs et d’obtenir leur adhésion au projet, avant d’opérer la transformation et de revenir à un état stable.

Pour obtenir cet investissement de toute l’entreprise, il est nécessaire de communiquer avec transparence. Pour les décideurs, il s’agit de partager leur vision de manière compréhensible à tous les intervenants, quel que soit leur métier. Pour les salariés comme les managers, la transformation doit se traduire en chiffres et tendances concrets, qui expliqueront mieux des mots l’impact sur l’organisation.

Anticiper les besoins en temps

Au-delà de la préparation théorique, il faut s’attendre à une charge accrue de travail lors des projets de transformation. Ceci sera d’autant plus vrai si ces projets sont nombreux et se déroulent en même temps. Les plannings des collaborateurs doivent impérativement être anticipés et les disponibilités bien connues. L’idéal : ne pas cumuler les projets au même moment, au risque de ne voir aucun d’entre eux aboutir.

Dans les faits cependant, il est fréquent que les projets de transformation se superposent. Pour maîtriser la situation malgré tout, la prise de recul et une vision transverse seront essentielles.

Piloter de multiples projets de transformation : la nécessité de prendre de la hauteur

La transformation, même lorsqu’elle est de grande ampleur, peut être abordée de manière maîtrisée. Le secret : garder une vision globale et prendre en compte toutes les interdépendances entre les projets. Tous les spécialistes s’accordent d’ailleurs à dire qu’une approche globale des projets de transformation est nécessaire pour réussir, il faut supprimer les silos.

Deux axes président à la gestion du changement :

Le pilotage transversal des différents projets

Les organisations qui réussissent leur transformation sont celles qui adoptent une approche transversale. Celle-ci implique d’identifier les outils et ressources nécessaires d’une part, mais aussi les intervenants et compétences. Un plan d’action à large échelle doit ensuite définir le rôle de chacun et les objectifs à atteindre.

La vision transversale est d’autant plus importante que ce ne sont pas un, mais plusieurs départements qui sont en général impliqués dans les projets de transformation. L’adoption d’un nouveau logiciel métier ou d’un outil collaboratif, ou encore les changements organisationnels affecteront la manière dont les collaborateurs communiquent et se transmettent l’information d’un service à l’autre. Les implications doivent être vues à large échelle et les retombées du changement anticipées en remontant toutes les ramifications.

L’animation des intervenants de tous métiers

Le management humain débute dès les premiers stades de la transformation. La conduite du changement nécessite de réunir les collaborateurs et de dresser un état des lieux complet des compétences disponibles. La transformation impose généralement une charge de travail supplémentaire et peut avoir un impact émotionnel fort sur les collaborateurs. Il est donc essentiel d’anticiper, afin d’éviter les tâches irréalisables dans les temps ou les conflits de planning qui nuiront au(x) projet(s).
L’objectif des managers et chefs de projet doit être la préparation aux futures étapes, mais aussi la détection des compétences nécessaires : formations supplémentaires ou réaffectations doivent permettre aux collaborateurs de se sentir valorisés et de prendre pleinement part à la transition.

La centralisation de l’information et la collaboration sont elles aussi clés pour détecter bonnes idées et suggestions autour des nouveaux projets, et pour fédérer les équipes. Allouer les bonnes ressources à sa préparation humaine, c’est aussi comprendre les interactions entre les services et enchaîner intelligemment les étapes, avec le minimum de conflits possibles.

 

Prendre de la hauteur sur les plans humain et organisationnel est particulièrement important à une époque où les projets d’entreprise deviennent plus collaboratifs et transversaux que jamais. Bien que consommatrice de temps et d’énergie, la conduite du changement pose les bases d’un fonctionnement plus harmonieux. La prendre au sérieux, c’est donner toutes les chances de succès à sa transformation.

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