En tant que professionnel ayant un peu « roulé sa bosse », j’ai été le témoin privilégié de la digitalisation progressive de plusieurs entreprises depuis une grosse dizaine d’années, avec notamment une tendance croissante vers la dématérialisation, et l’introduction d’outils numériques innovants, tels que la signature électronique. Une évolution très concrète, pratique (comme diraient les anciens), qui est en train de transformer radicalement la façon dont les entreprises fonctionnent.
Les enjeux de la gestion et de la validation des documents en entreprise
Qu’il s’agisse de contrats, de factures, de rapports ou de tout autre type de document, la gestion efficace et la validation conforme des documents sont essentielles pour le bon fonctionnement d’une entreprise.
Par « gestion des documents » j’entends ici le stockage, l’organisation et la récupération de fichiers dans une entreprise, mais également le suivi des versions, l’assurance d’un accès sécurisé (et contrôlé), ainsi que la minimisation du risque de perte.
Côté validation, le contrôle des documents implique de vérifier l’exactitude des informations renseignées, afin de prévenir d’éventuelles erreurs financières ou des malentendus contractuels.
La validation des documents implique également de s’assurer que les documents sont à jour. Par exemple, dans le cas des contrats, il peut parfois être nécessaire de vérifier que les termes et conditions sont toujours applicables et n’ont pas été modifiés ou remplacés par de nouveaux accords.
Des tâches qui peuvent être complexes et fastidieuses, pour les grandes entreprises qui traitent un grand volume de documents…mais également pour les TPE-PME qui n’ont pas toujours les ressources pour le faire.
Vous l’aurez compris, pour tout se passe bien, il est impératif « d’être carré » en mettant en place une gestion efficace des documents et des processus de validation.
L’un des principaux avantages d’une telle stratégie est l’amélioration globale de l’efficacité, rien que ça ! Lorsque les documents sont bien organisés et facilement accessibles, les collaborateurs peuvent gagner du temps et être plus productifs. De plus, lorsque les documents sont correctement validés et conformes aux normes et réglementations, cela fait gagner du temps et améliore de ce fait l’efficacité.
Pour les entreprises qui opèrent dans des industries réglementées, où le non-respect des règles en matière de gestion des documents peut entraîner des amendes et des sanctions, il s’agit clairement d’un enjeu de « survie » pour l’activité.
Pourquoi les signatures électroniques gagnent-elles autant de terrain dans les entreprises ?
La signature électronique, en tant qu’élément clé de la dématérialisation, est devenue en quelques années un vrai atout pour de nombreuses entreprises. En effet, elle offre un moyen simple et rapide de signer des documents numériques, tout en assurant leur validité juridique. Elle est donc aujourd’hui considéré comme un outil essentiel pour toute entreprise qui souhaite accélérer ses processus internes et externes, et qui cherche à améliorer sa productivité… Toujours pas convaincu ? Laissez-moi partager avec vous quelques exemples concrets.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui doit gérer un grand nombre de contrats commerciaux. Avec un processus de signature « traditionnelle », il faut imprimer le contrat, le signer, le scanner, l’envoyer par courrier ou par email, attendre la signature de l’autre partie, et enfin archiver le document signé… c’est long et fastidieux ! Avec une signature électronique, tout cela peut être fait en quelques clics, sans avoir besoin de matérialiser le document. On gagne un temps précieux et on améliore sa productivité.
Autre exemple avec une entreprise qui travaille à l’international. De manière traditionnelle, il peut être difficile et coûteux d’obtenir la signature de l’autre partie, surtout si elle se trouve dans un autre pays. Alors qu’avec la signature électronique, la distance n’est absolument plus un problème : le document peut être signé instantanément, de n’importe où, n’importe quand.
Des solutions de signature électronique de plus en plus simples à déployer et à mettre en œuvre
Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions de signature électronique sur le marché, qui sont conçues pour être simples à déployer et à utiliser. Elles sont généralement basées sur le cloud, et peuvent donc être accessibles de n’importe où, à tout moment, et sur n’importe quel appareil. En règle générale elles sont également flexibles et évolutives, ce qui permet de les adapter aux besoins spécifiques de son entreprise.
Autre avantage, les solutions de signature électronique d’aujourd’hui sont de plus en plus faciles à intégrer avec les outils existants des entreprises. Que vous utilisiez un système de GED, un CRM et/ou un ERP, il est généralement très simple d’intégrer une solution de signature électronique dans son SI.
Les avantages de la signature électronique pour les entreprises : quelques exemples pour illustrer le point
Vous avez besoin de convaincre votre décideur IT ? Voici une liste (non exhaustive) de 3 avantages de la signature électronique qui vont bien au-delà de la simple amélioration de la productivité :
Sécurisation des documents
Tout d’abord, la signature électronique permet d’améliorer la sécurité des documents. En effet, une signature électronique est généralement accompagnée d’un certificat numérique, qui garantit l’identité de la personne qui signe le document. Sachant que, toute modification du document après sa signature est détectable, ce qui permet de garantir l’intégrité du document.
Réduction des coûts
Ensuite, la signature électronique permet de réduire les coûts, puisqu’elle élimine le besoin d’imprimer, de scanner, d’envoyer par courrier ou de stocker des documents papier.
Bonus non négligeable : cela contribue à la protection de l’environnement.
Amélioration de l’expérience client
Enfin, la signature électronique améliore l’expérience client, en permettant au destinataire de signer des documents instantanément, sans avoir besoin de se déplacer ou d’attendre. Cela rend les processus plus fluides et plus agréables pour les clients, et améliore potentiellement leur satisfaction et leur fidélité.
En conclusion, la signature électronique est devenue un incontournable pour les entreprises en phase de transformation numérique. Elle permet de simplifier et d’accélérer les processus, d’améliorer la productivité, de renforcer la sécurité, de réduire les coûts, d’améliorer l’expérience client… Bref, si vous n’avez pas encore adopté la signature électronique, je vous l’assure : c’est un investissement qui en vaut la peine ! Si vous souhaitez creuser le sujet, des spécialistes de la signature électronique publient régulièrement des guides et des conseils complets pour la mettre en place avec succès en entreprise, comme cet article par exemple.
