Dans une période de grands changements pour les entreprises, des mutations importantes s’opèrent au niveau des outils utilisés. A l’heure où le numérique et le Cloud imposent toujours plus leurs solutions sur le marché, où le collaboratif s’installe à tous les niveaux de l’entreprise et où de nouveaux canaux font évoluer la prise de décision en haut lieu, il est essentiel de bien connaître son organisation et de disposer des meilleurs outils pour une souplesse optimale. Les ERP des entreprises sont alors bien souvent remis en question : conviennent-ils toujours aux besoins de la structure, sont-ils assez ambitieux pour réussir la transformation digitale ou supporter une croissance constante ? Les actions entreprises dépendront grandement des choix stratégiques faits dans ce domaine…
Les transformations auxquelles doivent faire face les entreprises et leur ERP
Le tout-numérique bouleverse régulièrement les problématiques de gouvernance des données. L’analyse de nombreux canaux d’acquisition ne suffit plus : tous les services d’une entreprise sont désormais étroitement liés. Leur interconnexion est de plus en plus souvent mise en évidence par l’expérience, et le travail commun des salariés au sein de projets collaboratifs est désormais une réalité très fréquente. Dans ce contexte, l’unicité des données, l’accès par les parties concernées aux bons contenus et la compilation de l’information dans des bilans stratégiques poussés est un vrai facteur de succès.
L’importance de l’ERP choisi est alors déterminante : outre la clarté des données et le croisement de l’information, celui-ci doit être capable de faire avancer rapidement l’ensemble des intervenants, sans problématique de double saisie, d’outils trop nombreux ou inadéquats, et avec suffisamment d’input pour une bonne prise de décision. Armées d’un bon ERP, les entreprises sont à même de prendre du recul sur leur activité et de pointer les éléments à améliorer, tout cela avec la plus grande rapidité. Ceci est, à l’heure actuelle, une condition essentielle pour rester compétitif.
Les enjeux de l’ERP à l’heure du numérique et l’implication des salariés
Beaucoup d’ERP actuellement en place sont anciens (de 5 à 10 ans d’utilisation) et souvent vieillissants. Ils ne prennent donc que peu ou pas en compte la transition rapide de tous les marchés vers le numérique. Or, les études le prouvent : même les entreprises les plus traditionnelles devront rapidement s’adapter aux nouveaux logiciels dans le Cloud pour espérer survivre dans un univers à la concurrence plus intense que jamais. Optimiser la solution existante ou la changer en profondeur nécessite une volonté profonde de l’entreprise et une implication totale des salariés. L’implémentation d’un ERP, relativement longue et lourde en démarches, nécessite une sensibilisation à tous les niveaux. Des équipes réalisant l’analyse des besoins aux utilisateurs finaux qui doivent être formés et prendre l’outil en main, chacun doit comprendre quel impact la solution aura sur le devenir de la structure et accueillir celle-ci positivement. Il est de la responsabilité de l’entreprise de faire intervenir ses salariés, à la fois en les consultant et en tenant compte de leur ressenti par rapport à la solution choisie. L’ERP reste donc plus que jamais la clé de voûte de la transformation digitale.
Quand changer, quand migrer vers une nouvelle version ?
Un ERP adapté doit permettre, via une migration, de remplir tous les objectifs essentiels d’efficacité et de clarté de l’information qu’il accomplissait jusqu’alors. Pour les entreprises, de nombreux événements peuvent pousser à la réflexion et faire intervenir la question du changement d’ERP. Une croissance importante et l’apparition de nouveaux enjeux, que ceux-ci touchent aux achats, à la comptabilité, à la production ou à tout autre département, peut bouleverser l’usage que l’on fait de son ERP. Celui-ci doit pouvoir s’adapter, en proposant des fonctionnalités nouvelles via sa mise à jour. C’est justement ce niveau de paramétrage qui est à étudier : l’ERP actuel a-t-il des limites palpables qui risquent de limiter l’entreprise dans sa progression ? Par ailleurs, offre-t-il une assistance suffisante pour la prise de décision stratégique ? Un ERP adapté permet de gagner du temps et de guider les choix de l’entreprise. Sa contribution au pilotage de la performance est essentiel.
Par ailleurs, la mobilité et l’accès à distance sont désormais incontournables. De nouvelles solutions émergent, qui exploitent largement les possibilités offertes par le Cloud. Offrant une liberté plus grande en termes d’outils compatibles et de stockage de données, elles s’accompagnent d’une sécurisation pensée pour les entreprises. Les structures en pleine évolution ont donc tout intérêt à se pencher sur ce type d’ERP et à envisager un changement. Dans tous les cas, il est essentiel de réaliser un audit pour connaître ses besoins et leur adéquation avec l’existant. La mise en place d’un nouvel ERP étant relativement contraignante, elle doit être étudiée et accompagnée avec soin. L’enjeu pour l’entreprise, au-delà du délai d’implémentation et de prise en main, est un véritable coup d’accélérateur à son activité : calculez donc bien votre besoin pour amorcer le changement au bon moment.
