Dans une PME, on entend souvent dire que la trésorerie est le « nerf de la guerre », et d’autant plus dans la période d’incertitude économique que nous traversons actuellement. Mais force est de constater que les outils Finance utilisés dans la majorité des entreprises ne sont plus adaptés aux besoins actuels. Heureusement, des solutions existent pour faciliter la gestion du budget des PME.
Les enjeux du pilotage budgétaire en entreprise
Malgré la crise, les PME doivent impérativement être en mesure de payer les salaires de leurs employés et de régler leurs fournisseurs tout en sachant résister à d’éventuels retards de paiement de la part de certains clients. La visibilité et la capacité à anticiper les entrées et les sorties d’argent sont donc essentielles, c’est la raison pour laquelle une bonne gestion des finances demeure la clé de la performance des PME. À la clé de cette bonne maîtrise budgétaire, de nombreux enjeux tels que :
- une vision claire et précise des dépenses et des investissements ;
- une organisation financière plus souple ;
- une meilleure rentabilité financière ;
- la possibilité d’aligner la stratégie financière de la PME pour programmer une croissance et maîtriser le budget ;
- la capacité à rebondir après un mauvais investissement, une décision financière ou encore une source de financement ;
- etc.
Des pratiques historiques qui ont du mal à évoluer
Encore aujourd’hui, la plupart des responsables financiers ont toujours tendance à réaliser leurs budgets sous Excel pour des questions de praticité et d’habitude. Toutefois, l’utilisation d’Excel s’avère limitée puisque dès lors que des données sont à modifier, les risques d’erreurs se multiplient. Or, la situation actuelle impose de ne plus se tromper, car la moindre erreur pourrait provoquer de graves conséquences sur la santé financière de la PME. Dans les entreprises où le pilotage budgétaire est toujours réalisé sur Excel, l’élaboration financière porte avant tout sur les choix d’allocation des ressources. C’est à dire qu’il sert à définir les postes de dépenses des ressources de l’ entreprise. Le budget est alors détaillé dans des rubriques budgétaires, classées par matières, sous-traitants, services ou encore ateliers. Mais ce que ces entreprises oublient, c’est de définir des objectifs précis. Plus que de simplement gérer les finances des PME, un bonne gestion budgétaire consiste à atteindre les résultats déterminés par la direction en focalisant les services sur les plans d’action opérationnels. Cette façon de gérer la comptabilité des PME, relativement nouvelle, n’est toutefois pas réalisable sans le tableau de bord et les outils de reporting offerts par un logiciel de finance dédié.
De nouvelles générations de solutions au service de la performance
Parce qu’il est au coeur du contrôle de gestion, le processus budgétaire doit impérativement se faire plus fluide et plus efficace. C’est dans cette optique que des nouveaux logiciels de pilotage budgétaire ont récemment vu le jour, venant en remplacement des éternels tableaux Excel afin de faciliter les tâches et de limiter les erreurs des services financiers des entreprises. Smarthys a d’ailleurs publié un comparatif des outils de planification financière sur son site. En accompagnant la direction financière, ces outils ont pour vocation non seulement d’établir la répartition des finances d’une PME, mais aussi de suivre ses dépenses et engagements et de prévoir une meilleure gestion grâce à davantage de fonctions collaboratives et de possibilité d’analyse via le reporting. De plus, en automatisant les tâches répétitives et celles à faible valeur ajoutée, ce type de logiciel désengorge la direction financière et permet une gestion plus rapide et plus efficace de la trésorerie.
Grâce à un tableau de bord lisible et intuitif et à des reporting réguliers, le logiciel de gestion budgétaire permet d’avoir une vision rassurante des projets d’investissement et du futur en général, avec un système de prévision très fin à une semaine, un mois ou encore un an. Plus simples, moins chères, disponibles rapidement dans le Cloud, ces solutions apportent de nombreuses promesses aux PME et leur permettent d’envisager le futur plus serinement. Dans la période d’incertitude actuelle, les PME ont plus que toute autre chose besoin d’anticiper leurs actions financières.
