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Malgré l’avènement du numérique et des logiciels dans le Cloud, bien préparer ses projets informatiques depuis l’étape initiale du cahier des charges est encore et toujours un concept d’actualité. Il est essentiel pour assurer un bon départ à chaque projet informatique et pour que chaque partie prenante puisse suivre son avancement. Les outils d’aujourd’hui ne remplacent pas ce document clé mais se mettent au service des chefs de projets qui souhaitent le créer, afin d’assurer le succès de chaque réalisation.

 

Simple mais essentiel : commencer par cerner son besoin

Si aujourd’hui, plus d’un logiciel prétend déterminer pour vous vos besoins précis, chaque entreprise est en réalité unique. Il existe des besoins bien spécifiques à chaque projet, et des facteurs variables dépendant de chaque structure. Construire son cahier des charges est un excellent moyen de mettre au clair toutes les spécificités de la société, avec ce qui est souhaité et ce qui est à éviter. Ainsi, dès son démarrage, le projet informatique sera bien cadré et va s’orienter de manière précise, avec des acteurs bien conscients de leurs contraintes et possibilités.

 

Une réelle efficacité dans la réalisation

Se lancer dans la gestion d’un projet en écartant l’étape de la définition du projet des contraintes peut sembler au premier abord être un formidable gain de temps. Cependant, cette méthode entraîne généralement de nombreux aller-retours inutiles entre chef de projet et les prestataires. De multiples détails doivent être vérifiés, des imprévus surgissent que l’on ne sait généralement pas comment gérer : la complexité de votre projet va se dévoiler progressivement au fil du temps et il est essentiel d’éliminer le maximum d’inconnues au préalable. Il est donc indispensable de veiller au cadrage du projet. Cela permettra de limiter les échanges superflus et également les risques d’incompréhensions ou d’erreurs qui peuvent en découler.

 

Garantir une plus grande qualité

En définissant clairement ce qu’il souhaite pour son projet, le chef de projet s’assure une réalisation dont la qualité correspondra à ses attentes. Les contraintes de départ et les besoins de l’entreprise définissent ensemble un niveau de qualité final attendu et orientent mieux les prestataires dans leur travail. Le projet sera donc mené à son terme plus vite, mais aussi de manière plus rigoureuse, avec un résultat plus satisfaisant. La définition d’un document de prérequis permet par ailleurs de vérifier, en cours de projet, que les lignes principales sont bien respectées et que l’on se s’achemine bien vers le résultat souhaité.

 

De la motivation pour les équipes tout au long du projet

Enfin, un projet cadré, c’est également un projet motivant ! Avancer avec de véritables points de repère permet d’être plus rapide à chaque étape, et donc plus satisfait de son déroulement. La structure que représente un document officiel est rassurante pour les parties prenantes, qui voient des résultats concrets apparaître rapidement. Les échanges fructueux sont eux aussi source de motivation, et donc d’efficacité. Un cercle vertueux qui profite au projet et, plus globalement, à la santé de l’entreprise. C’est d’autant plus important lorsqu’il y a plusieurs projets collaboratifs simultanés comme c’est de plus en plus le cas du fait de la digitalisation des entreprises et de leurs services internes.

 

 

Comparatif et communauté : le logiciel au service de l’entreprise

Le cahier des charges n’a plus besoin d’être un document rigide, rempli par tous les départements d’informations denses et parfois inutiles. Aujourd’hui, des conseils pour construire un cahier des charges existent pour le réaliser de manière plus simple, en allant à l’essentiel. Communauté ou comparatif, de nombreuses solutions permettent de ne rien oublier dans ce document clé de votre projet. Les logiciels d’accompagnement cernent avec vous la richesse des projets informatiques actuels, en s’adaptant spécifiquement à votre besoin pour une gestion de projet plus aisée.

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